Przedstawicielstwo w Polsce

Updated: 24.09.2023

Przedstawicielstwo w Polsce – kluczowe fakty

Czas wymagany do rejestracji	Około 1 miesiąca
Zakres działalności	Ograniczone do działalności w zakresie reklamy i promocji (sprzedaż usług jest niedozwolona)
Ważność rejestracji	2 lata
Nazwa rejestru	Rejestr przedstawicielstw prowadzony przez ministra właściwego ds. gospodarki
Osobowość prawna	Nie – przedstawicielstwo nie ma osobowości prawnej
Kto może otworzyć przedstawicielstwo w Polsce?	Przedsiębiorcy z dowolnego kraju (bez ograniczeń narodowościowych)
Księgowość	Tak – przedstawicielstwo musi prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z polskimi przepisami
Sprawozdawczość	Tak – przedstawicielstwo musi składać roczne sprawozdania finansowe zgodnie z polskimi przepisami.
Konto bankowe	Przedstawicielstwo nie ma obowiązku posiadania rachunku bankowego
Numery rejestracyjne	Przedstawicielstwo może uzyskać numer NIP, jeśli zatrudnia pracowników w Polsce

Przedstawicielstwo – wprowadzenie

Założenie przedstawicielstwa w Polsce jest uzasadnione tylko w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej ograniczonej do reklamy i promocji działalności podmiotu zagranicznego. Przedstawicielstwo może być wykorzystywane do prowadzenia salonu wystawowego, udziału w targach lub nawiązywania kontaktów z klientami. W konsekwencji przedstawicielstwo nie może prowadzić działalności gospodarczej polegającej na sprzedaży lub świadczeniu usług. W tym celu należy sprawdzić inne dostępne opcje, np. rejestrację oddziału lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub inne dostępne formy prowadzenia działalności w Polsce.

Przedstawicielstwo posiada brak odrębnej osobowości prawnej, co oznacza, że to zagraniczny przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie lokalne działania przedstawicielstwa.

---

Rejestracja przedstawicielstwa w Polsce

Przedstawicielstwo w Polsce rejestruje się w specjalnym rejestrze prowadzonym przez ministra właściwego ds. gospodarki. Rejestr przedstawicielstw jest publicznie dostępny online.

Jak zarejestrować przedstawicielstwo w Polsce?

1. Wybrać osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w przedstawicielstwie (przedstawiciela)
2. Podjąć uchwałę o utworzeniu przedstawicielstwa
3. Podpisać umowę najmu lub umowę wirtualnego biura
4. Zebrać niezbędne dokumenty i przetłumaczyć je na język polski
5. Złożyć wniosek o rejestrację do ministra właściwego ds. gospodarki

Wniosek

Wniosek o wpis do rejestru przedstawicielstw zawiera następujące dane:

1. Nazwa, siedziba i forma prawna przedsiębiorcy zagranicznego,
2. Przedmiot działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego,
3. Imię, nazwisko i adres na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w przedstawicielstwie,
4. Adres przedstawicielstwa w Polsce.

Wymagane dokumenty

Wraz z wnioskiem najczęściej dostarczane są następujące dokumenty:

• Dokumenty założycielskie wraz z klauzulą apostille lub zalegalizowane
• Wyciąg z lokalnego rejestru przedsiębiorców wraz z klauzulą apostille lub zalegalizowany
• Uchwała w sprawie ustanowienia przedstawicielstwa
• Uchwała w sprawie wyznaczenia osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce (przedstawiciela)
• Oświadczenie o zgodzie na powołanie na stanowisko przedstawiciela

Dokumenty założycielskie oraz wyciąg z lokalnego rejestru powinny być zalegalizowane lub opatrzone klauzulą apostille (dla stron Konwencji Haskiej). Wszystkie inne dokumenty powinny być dostarczone w oryginale lub uwierzytelnionych kopiach.

Język

Wniosek oraz wszystkie załączniki muszą być złożone w języku polskim. Jeśli dokumenty źródłowe nie są w języku polskim, muszą zostać przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Opłata skarbowa

Rejestracja przedstawicielstwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 1.000 PLN.

Odmowa rejestracji

Minister Gospodarki może odmówić rejestracji przedstawicielstwa w Polsce, jeżeli:

• ustanowienie przedstawicielstwa stanowiłoby zagrożenie dla bezpieczeństwa i obronności Polski lub bezpieczeństwa informacji niejawnych lub innego nadrzędnego interesu publicznego,
• cele przedstawicielstwa wykraczają poza dopuszczalny zakres promocji lub reklamy.

---

Działalność przedstawicielstwa

Nazwa przedstawicielstwa

Nie ma elastyczności co do nazwy przedstawicielstwa ani możliwości swobodnego wyboru nazwy. Sprzeciwia się temu polskie prawo, które stanowi, że przedstawicielstwo przedsiębiorcy zagranicznego musi używać nazwy oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z formą prawną (przetłumaczoną na język polski) i przyrostkiem „przedstawicielstwo w Polsce”.

Ograniczenie czasowe – 2 lata

Wpis przedstawicielstwa do rejestru jest ważny przez okres 2 lat. Jeżeli przedsiębiorca zamierza prowadzić działalność dłużej, składa wniosek o przedłużenie rejestracji na kolejne 2 lata w terminie ostatnich 90 dni przed upływem 2 lat od dnia wpisu.

Księgowość

Nawet jeśli przedstawicielstwo nie może prowadzić działalności gospodarczej, to zobowiązane do otwarcia i prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim zgodnie z zasadami rachunkowości. Przedstawicielstwo nie może być podatnikiem VAT (ponieważ nie może prowadzić działalności gospodarczej). Ewentualny zwrot podatku VAT za zakupy dokonane w Polsce będzie przysługiwał wyłącznie samemu podmiotowi zagranicznemu.

Aktualizacja rejestru

Wszelkie zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie danych przedstawionych we wniosku podlegają zgłoszeniu Ministrowi Gospodarki.

Obowiązkowe wyrejestrowanie

Minister może wykreślić (wyrejestrować) przedstawicielstwo z rejestru – jeżeli:

• istotnie narusza ono polskie prawo,
• rozpoczęto likwidację przedsiębiorcy zagranicznego lub przedsiębiorca utracił zezwolenie / licencję na prowadzenie działalności gospodarczej,
• działalność przedsiębiorcy zagraża bezpieczeństwu lub obronności państwa albo bezpieczeństwu informacji niejawnych lub innemu ważnemu interesowi publicznemu,
• przedsiębiorca nie posiada tytułu prawnego do lokalu, który został wskazany jako adres przedstawicielstwa w Polsce,
• zagraniczny przedsiębiorca został wykreślony z krajowego rejestru przedsiębiorców.

---

FAQ – Przedstawicielstwa w Polsce