Otwarcie konta bankowego

Otwarcie konta bankowego – wprowadzenie

Jednym z najważniejszych kroków rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce, zaraz po zarejestrowaniu firmy, jest otwarcie firmowego rachunku bankowego. W 2023 r. w Polsce działało 30 banków komercyjnych, a większość z nich oferuje rachunki dla klientów korporacyjnych. Banki oferują nie tylko rachunki bankowe, ale także kredyty komercyjne, faktoring, zarządzanie wierzytelnościami, doradztwo inwestycyjne itp.

Bez prawidłowo działającego firmowego rachunku bankowego spółka w Polsce nie może funkcjonować i prowadzić swojej działalności. Po prostu niemożliwe jest wypłacanie wynagrodzeń pracownikom, rozliczanie się z urzędem skarbowym i ZUS-em, otrzymywanie płatności od kontrahentów i nie tylko. Dlatego tak ważne jest, aby otworzyć konto bankowe jak najszybciej i na dobrych warunkach.

Choć może się to wydawać proste, w rzeczywistości w Polsce otwarcie rachunku firmowego dla zagranicznego inwestora nie jest bułką z masłem.Powodem są przepisy AML ( dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu), które zobowiązują banki komercyjne do zaostrzenia wewnętrznej polityki otwierania rachunków dla cudzoziemców oraz dla podmiotów kontrolowanych przez nich. W związku z tym banki (i inne instytucje finansowe) są zobowiązane do rozpoczęcia procedury KYC (Know Your Client) przed rozpoczęciem relacji z klientem korporacyjnym kontrolowanym przez nierezydentów.

Warto wspomnieć, że każdy bank ma inne podejście do procedury KYC. Takie różnice mogą wprowadzać wiele zamieszania dla inwestorów zagranicznych, dlatego w wielu przypadkach niezbędna jest pomoc prawnika korporacyjnego, który jest w stanie pomóc w przygotowaniu niezbędnych dokumentów korporacyjnych, wypełnieniu formularzy bankowych i przygotowaniu odpowiedzi na pytania banku.

Jeśli szukasz doświadczonego prawnika specjalizującego sie w porcesie otwierania konta bankowego – skontaktuj się z nami na info@dudkowiak.com!

---

Przegląd dostawców kont bankowych w Polsce

Banki komercyjne

W bieżącym roku w Polsce działa prawie 30 banków komercyjnych. Głównymi graczami na rynku bankowym w Polsce są:

• PKO Bank Polski.
• Bank Pekao SA.
• Santander Bank Polska.
• ING Bank Śląski.
• mBank.
• Bank BNP Paribas.
• Bank Millenium.
• Alior Bank.
• Bank Handlowy (Citi).
• Credit Agricole Bank Polska.

Każdy z powyższych banków posiada kompleksową ofertę kont firmowych, dobrze działające platformy bankowości internetowej, a dodatkowo także aplikacje bankowości mobilnej z angielskim interfejsem (i czasami z dodatkowymi językami, takimi jak niemiecki lub czeski) i oferują obsługę klienta 24/7 przez telefon stacjonarny lub asystentów online.

Istnieje wiele mniejszych banków, które posiadają jednak mniejszą bazę klientów, a zatem mają one mniejszą ofertę i mniej udogodnień dla klientów. Otwarcie konta w takich bankach jest możliwe, ale ze względu na powyższe, zaleca się skorzystanie z oferty dobrze znanych i większych banków.

Czasami mniejsze banki mogą odrzucić wniosek od zagranicznego inwestora ze względu na brak doświadczenia z takimi klientami. Zagraniczne podmioty wymagają bardziej złożonego procesu KYC, a czasem również wykwalifikowanego wsparcia po założeniu konta.

Inni dostawcy kont bankowych

Istnieje wiele innych instytucji finansowych, które również oferują konta dla klientów korporacyjnych, tj. Wise, N26, Conotoxia, Monese, ZEN.com, Skrill. Oferują one głównie konta wielowalutowe dla klientów korporacyjnych, w tym usługi wymiany walut online, które zazwyczaj mają lepsze kursy wymiany niż te oferowane przez banki komercyjne.

Główną wadą jest to, że prowadzenie konta na takiej platformie może kosztować znacznie więcej niż konto otwarte w banku komercyjnym. Dodatkowo środki zgromadzone na takich kontach mogą nie być gwarantowane przez Bankowy Fundusz Gwarancyjny. Jest to polska instytucja publiczną, która przyznaje zwrot środków zgromadzonych na rachunku w przypadku niewypłacalności banku.

Ponadto większość alternatywnych dostawców kont bankowych nie oferuje udogodnień/narzędzi, które mogą okazać się dla Ciebie istotne – np. specjalnych przelewów podatkowych, opcji mechanizmu podzielonej płatności, umieszczenia kont na białej liście w polskim Urzędzie Skarbowym. Może to przynieść znaczące niedogodności.

---

Jak otworzyć konto bankowe w Polsce?

Krok 1 – złóż wniosek

Istnieją trzy główne kanały składania wniosków o konto:

• osobiście w oddziale banku,
• przez telefon stacjonarny,
• za pośrednictwem formularza online.

Ogólnie rzecz biorąc, najlepszą opcją jest osobista wizyta w oddziale banku i złożenie tam wniosku. Ponieważ pracownik banku jest w stanie osobiście zweryfikować wszystkie wymagane dokumenty, proces staje się znacznie szybszy. Niestety, zorganizowanie takiej podróży służbowej do Polski może być niekorzystne dla inwestora, zwłaszcza jeśli wymagana jest podróż z bardzo odległego kraju.

Jeśli nie jest możliwe odwiedzenie Polski w celu złożenia wniosku, bezpośrednie połączenie z numerem stacjonarnym banku pozwala na złożenie wstępnego zapytania do asystenta banku, który następnie skieruje sprawę do regionalnego menedżera produktu banku.

Zwykle menedżer kontaktuje się z klientem za pośrednictwem poczty elektronicznej (a czasem telefonu) w celu uzyskania wymaganych dokumentów. W większości przypadków do zakończenia procesu wystarczą skany, ale później może być wymagana wizyta w celu okazania oryginałów dokumentów (i paszportu). Pozostałe części procesu to wypełnianie formularzy bankowych i odpowiadanie na pytania dotyczące profilu biznesowego klienta, które są przekazywane przez opiekuna klienta ze strony banku.

Wreszcie, niektóre banki oferują złożenie wniosku za pośrednictwem formularza online. Jest to generalnie wygodna opcja z perspektywy klienta, ale należy pamiętać, że nadal mogą zostać zadane dodatkowe pytania, a bank najprawdopodobniej będzie wymagał przedstawienia dokumentów firmowych klienta, aby poprzeć wniosek jakimiś dowodami.

Krok 2 – spełnienie wymogów KYC (Poznaj swojego klienta)

Po złożeniu wniosku o otwarcie konta firmowego rozpoczyna się procedura KYC. Jest ona obowiązkowa dla wszystkich rezydentów państw trzecich, w tym państw członkowskich Unii Europejskiej. Tylko spółki z polskim kapitałem zakładowym i członkami zarządu mogą pominąć tę procedurę.

Słowem wstępu, w ramach tej procedury banki weryfikują swoich przyszłych klientów w celu zapobiegania praniu pieniędzy, oszustwom finansowym i finansowaniu terroryzmu. Aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy, banki muszą zebrać zestaw informacji i dokumentów, które weryfikują profil klienta banku.

Proces może stać się jeszcze bardziej rygorystyczny, jeśli Spółka jest start-upem, co oznacza, że została założona niedawno, nie ma dokumentacji finansowej, oficjalnych umów, nie ma stacjonarnego biura i nie ma pracowników. Powyższe może mieć wpływ na to, że nawiązanie relacji z takim podmiotem będzie niepewne dla banku. Z tego względu wymagane może być przesłanie dodatkowych dokumentów uwiarygodniających klienta (np. dotyczących wspólników/akcjonariuszy, członków zarządu, beneficjentów rzeczywistych).

Zazwyczaj wymagane dokumenty do otwarcia konta bankowego

W większości przypadków banki wymagają następujących dokumentów:

• Umowa spółki,
• Umowa sprzedaży udziałów (jeśli sprzedaż miała miejsce),
• Uchwały w sprawie zmian składu organu reprezentacji,
• Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego,
• Skany paszportów lub dowodów osobistych beneficjenta rzeczywistego,
• Skany paszportów lub dowodów osobistych organu reprezentacji.

W przypadku, gdy głównym udziałowcem spółki jest podmiot zagraniczny taki jak spółka matka, proces może stać się bardziej złożony, ponieważ bank najprawdopodobniej będzie wymagał dużej ilości dokumentów, które wskażą beneficjenta rzeczywistego spółki zarejestrowanej w Polsce.

W przypadku, gdy kraj, w którym zarejestrowana została spółka matka prowadzi rejestru beneficjentów rzeczywistych lub możliwe jest uzyskanie odpowiednich dokumentów korporacyjnych (tj. odpis spółki matki z odpowiedniego rejestru handlowego, umowa spółki, listę wspólników / akcjonariuszy spółki matki), wówczas możliwa jest identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz prawdopodobne otwarcie rachunku bankowego. W przeciwnym razie możliwość otwarcia rachunku może być ograniczona.

Pytania i odpowiedzi przed otwarciem konta bankowego

W procesie tym bank z pewnością zada kilka pytań wyjaśniających, aby lepiej zrozumieć charakter Twojej działalności. Niektóre z pytań mogą dotyczyć:

• działalność biznesowa, którą firma zamierza prowadzić,
• produktów lub usług oferowanych przez firmę,
• kontrahentów spółki,
• źródła dochodu,
• zadeklarowany dochód w bieżącym/nadchodzącym roku.

Z drugiej strony, otwarcie konta dla firmy, która działa już w Polsce od jakiegoś czasu, staje się o wiele łatwiejsze, jeśli firma działa w sposób stabilny. Banki mogą pytać o sprawozdania finansowe firmy, aby sprawdzić, czy zawarte w nich obroty świadczą o płynności finansowej firmy.

Czynniki ryzyka związane z otwarciem konta bankowego

Istnieje kilka czynników związanych ze spółkami, które są uważane za „ryzykowne” dla banków. Jeśli wystąpi jeden z nich, bank może zastosować surowsze środki bezpieczeństwa wynikające z procedur AML i zadać więcej pytań wyjaśniających lub w najgorszym scenariuszu odrzucić wniosek ze względu na wysokie ryzyko nawiązania relacji z klientem.

Wyróżnia się następujące czynniki ryzyka:

• ryzykowny zakres działalności – tj. handel metalami, paliwami, towarami luksusowymi, bronią, towarami podwójnego zastosowania, wyrobami tytoniowymi, hazard,
• działalność biznesowa skoncentrowana na rynkach finansowych, w tym handel kryptowalutami,
• wykorzystanie nieruchomości jako środka działalności komercyjnej,
• złożona struktura udziałowa, co utrudnia znalezienie ostatecznego beneficjenta,
• osoby lub podmioty powiązane z firmą pochodzące z kraju wysokiego ryzyka, np. wymienione na listach krajów wysokiego ryzyka FATF (https://www.fatf-gafi.org/en/countries/black-and-grey-lists.html),
• firma planuje przeprowadzać transakcje z kontrahentami z krajów wysokiego ryzyka.

Warto podkreślić, że powyższa lista stanowi jedynie wyliczenie najpopularniejszych czynników, gdyż z uwagi na dynamikę zmian w regulacjach AML i wewnętrzne procedury w bankach mogą one ulec zmianie.

Krok 3 – Decyzja dostawców

W przypadku nierezydentów ostateczna decyzja jest zawsze wydawana przez Departament Zgodności centrali banku. W przypadku negatywnej decyzji nie ma możliwości odwołania się, sprawa jest po prostu zamykana. Prawie zawsze bank nie ujawnia powodów swojej decyzji.

Krok 4 – Podpisanie umowy rachunku bankowego

W przypadku pozytywnej decyzji, bank informuje klienta o wyniku i zaprasza go do podpisania umowy rachunku bankowego oraz wszelkich innych wymaganych załączników, takich jak karta wzorów podpisów. Nieliczne banki umożliwiają podpisanie umowy w aplikacji bankowości mobilnej, bez konieczności wizyty w oddziale, gdyż odbywa się to poprzez wpisanie kodów autoryzacyjnych z wiadomości SMS od banku. Zasadą jest, że wizyta w oddziale jest obowiązkowa.

Krok 5 – Aktywacja konta bankowego

W większości przypadków konto będzie aktywne w ciągu 1-2 dni od dnia podpisania umowy rachunku bankowego. Czasami konto może być aktywne tego samego dnia.

---

Czas potrzebny na otwarcie konta bankowego w Polsce

W zależności od tempa procedur KYC, tj. ilości wymaganych dokumentów i odpowiedzi, tempa korespondencji między klientem a bankiem, ilości ryzykownych czynników pojawiających się w sprawie, ostateczna decyzja może zostać wydana pomiędzy 2 tygodni do nawet 3 miesięcy.

---

Gdy konto bankowe jest gotowe – co robić?

Ważne jest, aby pamiętać, że po otwarciu konta firmowego, firma powinna powiadomić o tym urząd skarbowy, aby konto mogło zostać oznaczone jako rachunek VAT. Ważne jest, aby dopełnić tego obowiązku, ponieważ za otrzymanie płatności na rachunek, który nie znajduje się na liście, w kwocie przekraczającej 15.000 zł, na kontrahenta może zostać nałożona kara, która obejmuje:

• brak możliwości zaliczenia tej transakcji (lub jej części) do kosztów uzyskania przychodów,
• ryzyko solidarnej odpowiedzialności z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli spółka nie będzie regulować swoich zobowiązań podatkowych.

To samo dotyczy płatności dokonywanych przez Twoją firmę na konto kontrahenta, które nie znajduje się na białej liście, dlatego ważne jest, aby sprawdzić kontrahenta przed dokonaniem jakichkolwiek rozliczeń.

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że przepisy AML mają także zastosowanie do otwartych rachunków, a klient powinien mieć świadomość, że każda transakcja, która może wzbudzić podejrzenia banku, zostanie zablokowana, do momentu złożenia bankowi wyjaśnień uzasadniających transakcję.

Prostym przykładem może być realizacja transakcji do dowolnego kraju, który jest traktowany w danej chwili jako kraj wysokiego ryzyka (np. Zjednoczone Emiraty Arabskie) lub otrzymanie transakcji z takiego kraju.

---

Otwarcie konta bankowego w Polsce – FAQ