Zgłaszanie nieprawidłowości - procedury raportowania

Ostatnia aktualizacja: 21.10.2024

Sejm ostatecznie uchwalił ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 r. Polska ustawa jest implementacją Dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, którą Polska powinna była wdrożyć do 16 grudnia 2021 roku.

Przepisy o sygnalistach w końcu wdrożone do polskiego porządku prawnego

Począwszy od 25 września 2024 r. pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób lub działający w określonych sektorach, tj. usług finansowych, produktów i rynków oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, są zobowiązani do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości.

Tak zwane zgłoszenia zewnętrzne, czyli kierowane do odpowiednich organów państwa, zgodnie z nowym prawem, muszą zostać wdrożone w Polsce do 25 grudnia 2024 roku.

---

Obowiązek oceny stanu zatrudnienia dwa razy w roku

Pracodawcy są zobowiązani do oceny stanu zatrudnienia dwa razy w roku kalendarzowym – 1 stycznia i 1 lipca.

Jeśli w tych datach zatrudniają co najmniej 50 osób (wliczając w to: pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełne etaty, osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia oraz osoby zatrudnione na podstawie umowy B2B, jeśli osobiście świadczą usługi), muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości.

---

Ministerstwo podaje inny termin na wdrożenie wewnętrznych procedur dla sygnalistów – który termin jest wiążący?

W opublikowanym 6 sierpnia 2024 r. komunikacie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, na prośbę „Dziennika Gazety Prawnej”, wyjaśniło, że pracodawcy mogą skorzystać z wydłużonego terminu na wdrożenie wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości w swoich organizacjach.

Ministerstwo poinformowało, że termin na wdrożenie procedur nie upływa 25 września 2024 r., czyli w dniu wejścia w życie ustawy o sygnalistach. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazało, że termin wdrożenia procedur przypada na 1 stycznia 2025 roku, gdyż to właśnie wtedy pracodawcy będą mogli po raz pierwszy ocenić stan zatrudnienia i ustalić, czy są zobowiązani do wdrożenia procedury w swojej organizacji.

Zwracamy jednak uwagę, że interpretacja ministerstwa nie jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa, a termin wynikający wprost z Ustawy o sygnalistach to 25 września 2024 r. Istnieje zatem ryzyko, że jeśli pracodawca zastosuje się do tego późniejszego terminu tj. 1 stycznia 2025 r., zostanie to uznane za wykroczenie.

---

System whistleblowingu w Polsce – najważniejsze fakty

Podmioty zobowiązane do wprowadzenia procedur whistleblowingowych	Wszystkie podmioty zatrudniające powyżej 50 osób (limit ten obejmuje: pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełne etaty, osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia oraz osoby zatrudnione na podstawie umowy B2B, jeżeli osobiście świadczą usługi); Podmioty prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska- bez względu na liczbę osób świadczących pracę.
Termin na wdrożenie wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości:	Pracodawcy zatrudniający 50+ osób oraz podmioty prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – do 25 września 2024 r.
Definicja sygnalisty	Osoba, która zgłasza lub publicznie ujawnia informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą.
Przedmiot zgłoszeń	W ramach systemu whistleblowingu można zgłaszać nieprawidłowości dotyczące następujących obszarów: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach poprzedzających.
Dopusczalne formy zgłoszenia naruszeń	Ustne, pisemne i elektroniczne (np. Whistlelink)
Minimalne wymagania procedury wewnętrznej	określenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych; sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę; tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi, jeżeli podmiot decyduje się na ich rozpatrywanie; obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania; obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnione do rozpatrywania zgłoszeń; maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy; zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo instytucji publicznych.
Anonimowość	Przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych sygnalistów jest możliwe, ale tylko wtedy, gdy dany podmiot podejmie taką decyzję i określi w procedurze tryb postępowania z takimi zgłoszeniami.
Zakaz działań odwetowych	Zakaz wszelkich bezpośrednich lub pośrednich działań, lub zaniechań w kontekście związanym z pracą, które są spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub publicznym ujawnieniem i które naruszają, lub mogą naruszyć prawa sygnalisty, lub powodują, lub mogą spowodować nieuzasadnioną szkodę dla sygnalisty. Działaniami odwetowymi mogą być przykładowo rozwiązanie umowy o pracę, pominięcie przy przyznawaniu podwyżki czy brak awansu.
Okres retencji	Okres retencji danych wynosi 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zamknięto działania następcze.

---

Sygnalista

Definicja: Sygnalista

Przez sygnalistę w rozumieniu ustawy rozumie się osobę fizyczną, która zgłasza lub publicznie ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w związku z wykonywaną pracą. Sygnalistą może być m.in:

• pracownik,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• również osoba ubiegająca się o pracę.

Anonimowi sygnaliści (anonimowe zgłoszenia)

Ustawa chroni również anonimowych sygnalistów. Podmioty zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznej procedury informowania o nieprawidłowościach mogą jednak zdecydować, czy będą przyjmować anonimowe zgłoszenia i w jaki sposób będą one przetwarzane.

---

Działania odwetowe i odpowiedzialność

Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty

Ustawa rozszerza zakaz działań odwetowych o próby lub groźby ich stosowania. Katalog działań zakazanych pozostaje otwarty – ustawa określa jedynie minimum, które zostało rozszerzone o:

• wypowiedzenie umowy o pracę lub innej umowy,
• obniżenie wynagrodzenia,
• pominięcie przy awansie,
• przeniesienie na niższe stanowisko,
• zmianę miejsca pracy,
• zmuszanie, zastraszanie, wykluczanie,
• mobbing, dyskryminację, molestowanie,
• wyrządzenie szkody majątkowej, a także
• wyrządzenie innej szkody niemajątkowej, w tym szkody wizerunkowej, w szczególności w mediach społecznościowych.

Co ważne, to pracodawca musi udowodnić, że dane działanie wobec pracownika nie jest odwetem, ale ma swoje podstawy w okolicznościach związanych z zatrudnieniem pracownika.

Whistleblowing i odpowiedzialność

Sygnaliście, wobec którego podjęto działania odwetowe, przysługuje odszkodowanie w wysokości nie niższej niż przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim.

Z kolei osobie, która poniosła szkodę na skutek świadomego zgłoszenia lub podania do publicznej wiadomości nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, przysługuje odszkodowanie lub zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub podał nieprawdziwe informacje do publicznej wiadomości.

Na kim spoczywa ciężar udowodnienia działań odwetowych?

W przypadku podjęcia przez pracodawcę jakichkolwiek działań opisanych w ustawie o ochronie sygnalistów lub jakichkolwiek innych działań, które potencjalnie mogłyby zostać uznane za działania odwetowe, domniemywa się, że jest to działanie odwetowe.

Obowiązkiem pracodawcy jest udowodnienie, że działania te zostały podjęte z obiektywnych i należycie uzasadnionych powodów.

---

Procedura zgłaszania nieprawidłowości

Czym jest procedura zgłaszania nieprawidłowości?

Głównym obowiązkiem pracodawcy przewidzianym w ustawie o ochronie sygnalistów jest opracowanie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to nic innego jak akt prawny przyjęty przez dany podmiot, który ustanawia zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych w danej organizacji np. w spółce. Zasady przyjęte w procedurze zgłoszeń wewnętrznych powinny spełniać minimalne wymogi ustawowe co do treści takiego dokumentu.

Obowiązkowe konsultacje procedury zgłaszania nieprawidłowości

Wdrożenie procedury zgłaszania nieprawidłowości wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, którzy będą reprezentować zarówno pracowników, jak i wykonawców. Ustawa wprowadza zasadę prowadzenia konsultacji przez okres nie krótszy niż 5 dni i nie dłuższy niż 10 dni.

Forma zgłaszania naruszeń (kanały zgłaszania)

Ustawa o ochronie sygnalistów stanowi, że zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej. Pracodawca może posiadać dedykowaną automatyczną linię, adres e-mail lub narzędzie, za pośrednictwem którego sygnalista może zgłosić naruszenie.

Nasza kancelaria wybrała jako swojego partnera platformę Whistlelink. Whistlelink to bezpieczne narzędzie do zaawansowanego zgłaszania naruszeń. Whistlelink oferuje bezpieczną, dwukierunkową komunikację z osobą zgłaszającą i jest w pełni zgodny z RODO.

Co ważne, kanał zgłaszania może być dostosowany do użytkownika – w zakresie funkcji, interfejsu, języka itp. Dużą zaletą platformy jest przejęcie przez system pewnych obowiązków spoczywających na podmiotach np. w zakresie potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia, które aplikacja wysyła automatycznie.

Otrzymujemy zgłoszenie od sygnalisty- co dalej?

Procedura wewnętrzna powinna określać w sposób zrozumiały i przejrzysty jaki jest tryb postępowania ze zgłoszeniami. W procedurze należy określić między innymi kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie i wstępną weryfikację zgłoszeń, czy dopuszcza się rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych oraz jakie działania następcze mogą być podejmowane w przypadku pozytywnej wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

O przyjęciu zgłoszenia i podjętych działaniach następczych, a także o wynikach postępowania wyjaśniającego należy poinformować sygnalistę.

Ochrona danych osobowych sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, że dane sygnalisty, w tym jego tożsamość, podlegają ścisłej ochronie danych osobowych. Ochronie podlegają również wszelkie szczegółowe informacje umożliwiające identyfikację sygnalisty.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której ujawnienie tożsamości sygnalisty jest wymagane przez prawo w kontekście postępowania prowadzonego przez organy władzy publicznej. Ujawnienie tożsamości sygnalisty wymaga poinformowania osoby zgłaszającej i wyjaśnienia przyczyn ujawnienia jej danych.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 lata po upływie roku od dnia zakończenia działań następczych.

Zachęty dla sygnalistów

Ustawa o systemie informowania o nieprawidłowościach wskazuje, że procedura wewnętrzna wprowadzona przez podmiot obowiązany może dodatkowo określać system zachęt do skorzystania z procedury wewnętrznej.

Nie jest to element obligatoryjny, a jego wprowadzenie i sposób realizacji pozostawione są uznaniu pracodawcy. Celem takiej regulacji jest uniknięcie wynoszenia informacji o naruszeniach ,,na zewnątrz” organizacji i zachęcenie sygnalistów do wewnętrznego zgłaszania naruszeń.

Archiwizacja zgłoszeń

Każdy podmiot zobowiązany jest do prowadzenia wewnętrznego rejestru zgłoszeń i administrowania danymi zawartymi w rejestrze. Rejestr taki powinien zawierać numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osobowe i kontaktowe sygnalisty, datę zgłoszenia, informacje o podjętych działaniach następczych oraz datę zamknięcia.

Okres przechowywania zgłoszeń sygnalistów

Okres obowiązkowego przechowywania danych w wewnętrznym rejestrze zgłoszeń wynosi 3 lata po zakończeniu roku od daty zakończenia działań następczych.

---

Sankcje karne

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza sankcje odpowiedzialności karnej za naruszenie prawa, np.:

• brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub nieprawidłowe ustanowienie procedury – grzywna,
• podejmowanie działań odwetowych – grzywna, kara ograniczenia wolności do lat 2, kara pozbawienia wolności do lat 2,
• utrudnianie lub usiłowanie utrudniania zgłoszenia, lub podania do publicznej wiadomości – grzywna od 500 zł do 1.080.000 zł, kara ograniczenia wolności do lat 2, kara pozbawienia wolności do roku.

---

FAQ – Whistleblowing w Polsce