Zdalna praca a przepisy - praktyczny przewodnik

Ostatnia aktualizacja: 02.04.2025

7 kwietnia 2023 r. w Polsce weszła w życie długo oczekiwana regulacja prawna dotycząca pracy zdalnej. Polski Kodeks pracy został znowelizowany i wprowadzono zupełnie nowy rozdział dotyczący pracowników pracujących zdalnie. Jednocześnie przestarzałe regulacje dotyczące tzw. telepracy zostały usunięte z Kodeksu pracy.

---

Czy w Polsce istnieją przepisy dotyczące pracy zdalnej?

Tak, praca zdalna jest uregulowana w polskim Kodeksie pracy. Jeśli praca jest w całości lub częściowo wykonywana poza siedzibą firmy, pracodawca jest zobowiązany do uzgodnienia najważniejszych aspektów takiej pracy, w tym zasad pokrywania kosztów pracy zdalnej, a także kwestii zapewnienia oraz utrzymania sprzętu.

Od 2023 r. praca zdalna w Polsce nie może być wprowadzona przez pracodawcę bez konieczności uregulowania zasad jej wykonywania, a także zasad pokrywania kosztów takiej pracy.

Definicja pracy zdalnej

Przez pracę zdalną rozumie się pracę wykonywaną w całości lub w części w miejscu określonym przez pracownika, uzgodnionym każdorazowo z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jeśli praca zdalna wykonywana jest tylko częściowo (np. kilka dni w tygodniu), zwykle nazywa się ją „pracą hybrydową”, choć taka definicja nie istnieje w Kodeksie pracy.

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej?

Pracodawca określa zasady pracy zdalnej w:

• porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, lub
• regulaminie pracy zdalnej (regulaminie wewnętrznym) lub
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej, lub
• porozumieniu o pracy zdalnej zawartym z pracownikiem (zwykle zalecane dla mniejszych firm lub firm, w których nie ma wielu pracowników pracujących zdalnie).

Uzgadnianie pracy zdalnej z konkretnym pracownikiem

Praca zdalna może zostać uzgodniona z pracownikiem w momencie zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia – zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy.

Pracownicy uprawnieni do pracy zdalnej

Kodeks pracy wprowadza zasadę, zgodnie z którą niektórzy pracownicy są szczególnie uprawnieni do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku złożenia przez nich wniosku o przejście na pracę zdalną takim pracownikom pracodawca nie może odmówić, chyba że wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na charakter ich stanowiska pracy lub organizację pracy.

Tymi uprzywilejowanymi pracownikami są:

• pracownice w ciąży,
• pracownicy wychowujący dziecko w wieku do 4 lat,
• pracownicy opiekujący się innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadający orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy będący rodzicami dziecka legitymujący się orzeczeniem, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”
• pracownicy będący rodzicami dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczeniem o umiarkowanym albo o znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

• dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub odpowiednio orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

---

Świadczenia dla pracowników pracujących zdalnie

Prawo pracy wprowadza trzy rodzaje obowiązkowych świadczeń dla pracowników wykonujących pracę zdalną:

• zapewnienie sprzętu,
• konserwację sprzętu,
• zwrot kosztów bieżących.

Kodeks pracy nie reguluje precyzyjnie sposobu zwrotu kosztów pracy zdalnej i zapewnia pracodawcom pewien poziom swobody w tym zakresie. Istnieje jednak ustalona praktyka wśród firm na polskim rynku prawa pracy co do sposobu obliczania i pokrywania kosztów pracy zdalnej.

Sprzęt do pracy zdalnej

Jeśli chodzi o obowiązek zapewnienia sprzętu pracownikowi pracującemu zdalnie, prawo przewiduje alternatywne rozwiązania w tym zakresie:

• Pracodawca zapewnia i pokrywa koszty sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, lub
• Pracownik pracuje na własnym sprzęcie i otrzymuje tzw. ekwiwalent lub ryczałt uzgodniony przez strony.

Instalacja i konserwacja sprzętu

Sprzęt i narzędzia pracy pracownika wykonującego pracę zdalną muszą być odpowiednio zainstalowane i konserwowane. Kodeks pracy przewiduje trzy alternatywne rozwiązania dla pracodawców w tym zakresie:

• Pracodawca organizuje i pokrywa koszty instalacji i konserwacji sprzętu, lub
• Pracownik organizuje instalację i konserwację sprzętu, ale pracodawca pokrywa związane z tym wydatki, lub
• Pracodawca wypłaca pracownikowi uzgodnioną przez strony kwotę ryczałtu na pokrycie kosztów ewentualnych napraw lub konserwacji.

Koszty bieżące

Pracownik pracujący zdalnie ponosi tzw. koszty bieżące, które najczęściej obejmują rachunki za prąd i usługi internetowe. Prawo przewiduje tutaj dwa alternatywne rozwiązania:

• Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w formie tzw. ekwiwalentu, lub
• Pracodawca wypłaca ustalony przez strony ryczałt.

Dodatek za pracę zdalną

Większość pracodawców zapewnia i pokrywa wydatki związane ze sprzętem i jego utrzymaniem, dlatego najwięcej kontrowersji pojawia się wokół kosztów eksploatacyjnych. Przepisy o pracy zdalnej w żaden sposób nie regulują wysokości dodatku za pracę zdalną.

Przepisy Kodeksu pracy wskazują jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu uwzględnia się normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, oraz ich udokumentowane ceny rynkowe.

Dodatkowo bierze się pod uwagę ilość materiałów zużywanych na potrzeby pracodawcy, ceny rynkowe tych materiałów, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

---

Ekwiwalent za pracę zdalną

Wybór opcji ekwiwalentu za pracę zdalną oznacza comiesięczne wyliczanie zwrotu kosztów na podstawie rachunków za prąd i internet dostarczonych przez pracownika. Jest to metoda pozwalająca na precyzyjne pokrycie poniesionych wydatków.

Ze względu na zmieniające się ceny energii oraz jej zużycie, wysokość ekwiwalentu będzie różna w kolejnych miesiącach.

Aby uprościć ten proces, pracodawca może opracować wzór, który uwzględnia liczbę dni i godzin przepracowanych zdalnie w danym miesiącu. Jednak mimo tego rozwiązania, kwota ekwiwalentu będzie się różnić dla każdego pracownika, co zwiększa obciążenie administracyjne dla pracodawcy.

---

Ryczałt za pracę zdalną

Wielu pracodawców decyduje się na wypłacanie ryczałtu za pracę zdalną – tj. stałej miesięcznej kwoty odpowiadającej średnim przewidywanym kosztom pracy zdalnej.

Jest to rozwiązanie preferowane przez większość pracodawców, bo choć wiąże się z pewnymi ustępstwami po stronie pracodawcy (brak weryfikacji dokładnej wysokości ponoszonych kosztów), to pozwala pracodawcy ograniczyć liczbę formalności związanych z ustalaniem i wypłatą ekwiwalentu.

Jeśli chodzi o ustalenie wysokości ryczałtu, to podobnie jak w przypadku ekwiwalentu, będzie się on składał z dwóch elementów: kosztów internetu oraz kosztów energii elektrycznej.

Ryczałt za internet

W celu ustalenia kosztów zużycia internetu pracodawca powinien zorientować się, jakie stawki obowiązują na rynku w danym mieście. Przykładowo może on zweryfikować kilku różnych dostawców i obliczyć miesięczny koszt ponoszony przez pracownika, biorąc pod uwagę 8 godzin pracy, 5 dni w tygodniu.

Według wyliczeń podawanych na portalach HR, koszt ten może wynieść ok. 13 zł miesięcznie

Ryczałt za energię elektryczną

Aby ustalić te koszty, pracodawca powinien dowiedzieć się, jakie są stawki za godzinę pracy przy komputerze.

Następnie należy przeliczyć je na 8 godzin pracy dziennie przez 5 dni w tygodniu. Obecnie na portalach HR podaje się, że godzina pracy przy komputerze to ok. 0,30-0,35 zł, co daje kwotę 2,40 – 2,80 zł dziennie. Przy 21 dniach roboczych w miesiącu jest to około 60 zł (przy założeniu maksymalnej stawki).

Średni ryczałt za pracę zdalną w Polsce

Podaje się, że obecnie kwoty ryczałtu na rynku wynoszą od 30 zł do 90 zł dla pracownika pracującego całkowicie zdalnie (5 dni w tygodniu). Kwoty ryczałtu różnią się w zależności od miasta i branży.

W przypadku pracowników pracujących w trybie hybrydowym kwota ta jest proporcjonalnie przeliczana.

---

Zwolnienie z ubezpieczenia społecznego i podatków

Pracodawcy muszą pamiętać, że kwota ekwiwalentu lub ryczałtu nie może być wliczana do wynagrodzenia pracowników. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy kwota ta nie podlega ubezpieczeniom społecznym i podatkom. Musi to być zatem odrębna kwota uzgodniona z pracownikiem lub określona w regulaminie pracy zdalnej.

Kwota ta musi być również ustalona w rozsądny sposób – skoro jest ona zwolniona z danin publicznych, to ryzyko kontroli ze strony organów jest większe. Dlatego też kwota ta nie może być zbyt wysoka i nie może być traktowana jako sposób na zwiększenie wynagrodzenia pracownika.

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej w zakładzie pracy?

Wprowadzenie wewnętrznego regulaminu pracy zdalnej zalecane jest przede wszystkim pracodawcom, którzy zatrudniają więcej niż kilku pracowników zdalnych lub planują zatrudnić większą liczbę pracowników zdalnych w przyszłości.

W takim przypadku podpisywanie umów o pracę zdalną za każdym razem, gdy do firmy dołącza nowa osoba, nie jest zbyt efektywne. Najlepiej uregulować wszystkie zasady związane z pracą zdalną w jednym wewnętrznym dokumencie. Taki dokument jest dostępny dla wszystkich pracowników.

Na początku zatrudnienia nowy pracownik powinien zapoznać się z treścią regulaminu i podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami w nim opisanymi.

Co powinien regulować regulamin pracy zdalnej?

Regulamin pracy zdalnej powinien określać co najmniej:

• grupę lub grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za pracę zdalną,
• zasady komunikowania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy,
• zasady monitorowania wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli spełniania wymagań w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisowania powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Czy istnieją wymogi formalne dla regulaminu pracy zdalnej?

Regulamin pracy zdalnej powinien zawierać co najmniej punkty opisane powyżej, gdyż wynikają one z przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca może oczywiście uregulować dodatkowe aspekty, o których nie wspominają przepisy prawa.

Najważniejszym wymogiem formalnym wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej w zakładzie pracy jest konieczność skonsultowania go z przedstawicielami pracowników.

Pracownicy powinni wybrać spośród siebie przedstawicieli, którzy skonsultują regulamin z pracodawcą przed jego wprowadzeniem. Zaleca się, aby pracownicy wybrali w tym celu co najmniej dwóch przedstawicieli.

Pracodawca sporządza protokół ze spotkania z przedstawicielami pracowników jako potwierdzenie przeprowadzenia konsultacji i prawidłowego wprowadzenia regulaminu. Ma on obowiązek omówienia projektu z przedstawicielami, jednak nie jest zobowiązany do uwzględniania ich sugestii.

Poza powyższymi wymogami nie ma żadnych dodatkowych kroków. Regulamin pracy zdalnej powinien mieć formę pisemną, co oznacza że pracodawca może go podpisać odręcznie lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Powinien być dostępny dla pracowników przez cały czas.

Pracodawca może na przykład: rozesłać go do wszystkich pracowników zdalnych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub opublikować w wewnętrznym systemie HR.

---

Umowa o pracę zdalną

Jeśli pracodawca nie zatrudnia wielu pracowników zdalnych lub z innych powodów nie chce wprowadzać regulaminu pracy zdalnej – może zdecydować się po prostu na podpisanie umowy o pracę zdalną z każdym pracownikiem, który pracuje zdalnie.

Umowa taka powinna określać co najmniej:

• uzgodnione miejsce wykonywania pracy zdalnej, w przypadku pracy hybrydowej – ilość dni w tygodniu lub określone dni pracy zdalnej,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
• wysokość ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za pracę zdalną,
• zasady komunikacji między pracodawcą a pracownikiem,
• zasady kontroli pracownika zdalnego,
• zasady BHP i ochrony danych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji sprzętu i narzędzi pracy.

Umowa o pracę zdalną powinna być zawarta w formie pisemnej – wymagania takie same jak w przypadku umowy o pracę. Pracodawca przechowuje kopię umowy w aktach osobowych pracownika.

---

Okazjonalna praca zdalna

Możliwe jest również zezwolenie pracownikom na pracę zdalną tylko okazjonalnie, na ich wniosek.

Pracownicy mogą na przykład potrzebować pozostać w domu, aby zająć się obowiązkami domowymi lub z powodów osobistych, bez konieczności przejścia na pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin. W takim przypadku mogą ubiegać się o pracę zdalną indywidualnie, składając wniosek do pracodawcy, w którym wskazują, że muszą pracować zdalnie i określają przyczynę. Pracodawca może zaakceptować lub odrzucić taki wniosek – w zależności od uzasadnienia przedstawionego przez pracownika i potrzeb firmy.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie jest zobowiązany do uregulowania zasad pracy zdalnej, zapewnienia sprzętu czy pokrycia kosztów jego eksploatacji. Taki rodzaj pracy zdalnej nie rodzi po stronie pracodawcy żadnych dodatkowych obowiązków.

Pracownik może jednak wykonywać okazjonalną pracę zdalną maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca powinien notować wykorzystywaną ilość dni i nie może zezwalać pracownikom na przekroczenie tego limitu.

Pracodawca nie może również zwiększyć ilości dozwolonych dni okazjonalnej pracy zdalnej w swoich wewnętrznych regulacjach. Taki zabieg może zostać potraktowany jako obejście przepisów Kodeksu pracy o pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna jest zatem dobrą opcja dla pracodawców, którzy nie chcą wprowadzać pełnej pracy zdalnej (lub modelu hybrydowego), ale chcieliby umożliwić swoim pracownikom pracę zdalną od czasu do czasu, w zależności od ich potrzeb.

---

FAQ – Praca zdalna