Regulacje dotyczące pracy zdalnej

Ostatnia aktualizacja: 28.11.2024

Regulacje dotyczące pracy zdalnej w Polsce

7 kwietnia 2023 r. w Polsce weszła w życie długo oczekiwana regulacja prawna dotycząca pracy zdalnej. Polski Kodeks pracy został znowelizowany i wprowadzono zupełnie nowy rozdział dotyczący pracowników pracujących zdalnie. Jednocześnie przestarzałe regulacje dotyczące tzw. telepracy zostały usunięte z Kodeksu pracy.

---

Czy w Polsce istnieją przepisy dotyczące pracy zdalnej?

Tak – od 2023 roku w Polsce obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej. Jeżeli praca jest w całości lub częściowo wykonywana poza siedzibą firmy, pracodawca jest zobowiązany do uzgodnienia najważniejszych aspektów takiej pracy, w tym zasad komunikacji z pracodawcą, sposobów kontroli pracownika, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu pracy zdalnej oraz zasad pokrywania kosztów pracy zdalnej.

Definicja pracy zdalnej

Przez pracę zdalną rozumie się pracę wykonywaną w całości lub w części w miejscu wyznaczonym przez pracownika, uzgodnionym każdorazowo z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej?

Pracodawca określa zasady pracy zdalnej w:

• porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, lub
• regulaminie pracy zdalnej (wewnętrzny handbook), lub
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej, lub
• umowie zawartej z pracownikiem.

Uzgodnienie pracy zdalnej z konkretnym pracownikiem

Praca zdalna może zostać uzgodniona z pracownikiem w momencie zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Na indywidualny wniosek pracownika – praca zdalna może być również wykonywana okazjonalnie, nie dłużej niż przez 24 dni w roku kalendarzowym.

---

Benefity dla pracowników pracujących zdalnie

Nowa ustawa wprowadza trzy rodzaje obowiązkowych świadczeń dla pracowników wykonujących pracę zdalną:

• zapewnienie sprzętu, oraz
• zapewnienie konserwacji sprzętu, oraz
• zwrot kosztów bieżących (tutaj w szczególności koszty prądu oraz internetu).

Nowe prawo nie reguluje precyzyjnie sposobu zwrotu kosztów pracy zdalnej i zapewnia pracodawcom pewien poziom swobody w tym zakresie.

Sprzęt w pracy zdalnej

Jeśli chodzi o obowiązek zapewnienia sprzętu pracownikowi pracującemu zdalnie, zasadą jest, że pracodawca zapewnia pracownikowi minimum sprzętu koniecznego do pracy zdalnej. Dla pracowników, którzy ponad połowę czasu pracy spędzają przed ekranem wymagany sprzęt to: laptop, zewnętrzny monitor lub podstawka pod laptopa, myszka oraz klawiatura.

Ustawa przewiduje także alternatywne rozwiązania w zakresie zapewnienia przez pracodawcę sprzętu:

• Pracodawca zapewnia i pokrywa koszty sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej lub
• Pracownik pracuje na własnym sprzęcie i otrzymuje tzw. ekwiwalent lub uzgodniony przez strony ryczałt.

Instalacja i konserwacja

Pracodawca jest odpowiedzialny także za instalację i konserwację zapewnionego sprzętu. Kodeks pracy zapewnia tutaj kilka alternatywnych rozwiązań:

• Pracodawca zapewnia niezbędny sprzęt, a także pokrywa koszty instalacji i konserwacji sprzętu (najczęstsze rozwiązanie), lub
• Pracownik organizuje instalację i konserwację sprzętu, ale pracodawca pokrywa związane z tym wydatki, lub
• Pracodawca wypłaca pracownikowi kwotę ryczałtu uzgodnioną przez strony.

Koszty bieżące

Pracownik pracujący zdalnie ponosi tzw. koszty bieżące, które najczęściej obejmują energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne. Prawo przewiduje tutaj dwa alternatywne rozwiązania:

• Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w formie tzw. ekwiwalentu, lub
• Pracodawca wypłaca ustalony przez strony ryczałt.

---

Koszty bieżące związane z pracą zdalną

Większość pracodawców zapewnia i pokrywa wydatki związane ze sprzętem i jego utrzymaniem, dlatego najwięcej kontrowersji pojawia się wokół kosztów bieżących. Przepisy o pracy zdalnej w żaden sposób nie regulują wysokości ekwiwalentu czy ryczałtu za pracę zdalną. Nowe przepisy wskazują jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu uwzględnia się: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiałów zużywanych na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tych materiałów, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

---

Ekwiwalent za pracę zdalną

Wybór opcji wypłacania ekwiwalentu za pracę zdalną polega na wyliczeniu co miesiąc, na podstawie dostarczonych przez pracownika rachunków za prąd i internet, jakie koszty pracownik poniósł w związku z pracą zdalną. Jest to zatem metoda 1:1 pokrycia poniesionych kosztów.

Stawka ekwiwalentu ze względu na zmiany cen energii i jej zużycia będzie się zmieniać praktycznie co miesiąc. Wybierając tę opcję, pracodawca może opracować wzór, który przyspieszy wyliczenie ekwiwalentu, biorąc pod uwagę stosunek dni i godzin pracy zdalnej do pozostałych dni w miesiącu. Nie zmienia to jednak faktu, że kwota ta będzie inna dla każdego pracownika – co będzie wymagało od pracodawcy większego wysiłku.

---

Ryczałt za pracę zdalną

Wielu pracodawców decyduje się na wypłacanie ryczałtu za pracę zdalną – tj. stałej miesięcznej kwoty odpowiadającej uśrednionym przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Jest to rozwiązanie preferowane przez większość pracodawców, bo choć wiąże się z pewnymi ustępstwami ze strony pracodawcy (brak weryfikacji dokładnie poniesionych kosztów), to pozwala pracodawcy ograniczyć liczbę formalności związanych z ustalaniem i wypłatą ekwiwalentu.

Jeśli chodzi o ustalenie wysokości ryczałtu, to podobnie jak w przypadku ekwiwalentu, będzie się on składał z dwóch elementów: kosztów internetu oraz kosztów energii elektrycznej. Ryczałt może być jednak podwyższony w przypadku gdy pracownik pracuje na własnym sprzętu lub gdy sam zapewnia konserwację i utrzymanie sprzętu. W przypadku ryczałtu ważne jest również ustalenie, czy kwota ta będzie obniżana w przypadku choroby lub nieobecności pracownika w pracy.

Ryczałt za internet

W celu ustalenia kosztów zużycia internetu pracodawca powinien zorientować się, jakie stawki obowiązują na rynku w danym mieście – np. zweryfikować kilku różnych dostawców i obliczyć miesięczny koszt ponoszony przez pracownika, biorąc pod uwagę 8 godzin pracy, 5 dni w tygodniu. Według wyliczeń podawanych na portalach HR, koszt ten może wynieść ok. 13 zł miesięcznie. Następnie koszt ten powinien być przeliczony proporcjonalnie do ilości dni pracy zdalnej.

Ryczałt za energię elektryczną

W celu ustalenia kosztów zużycia energii elektrycznej pracodawca powinien dowiedzieć się, jakie są stawki za godzinę pracy przy komputerze. W ten sposób pracodawca może przeliczyć koszty dzienne lub miesięczne. Obecnie na portalach HR podaje się, że godzina pracy przy komputerze to ok. 0,30-0,35 zł, co daje kwotę 2,40 – 2,80 zł dziennie. Przy 21 dniach roboczych w miesiącu jest to około 60 zł (przy założeniu stawki maksymalnej).

Podaje się, że obecnie kwoty ryczałtu na rynku wynoszą od 40 zł do 100 zł dla pracownika pracującego całkowicie zdalnie (5 dni w tygodniu). Kwoty ryczałtu różnią się w zależności od miasta i branży.

---

FAQ – Praca zdalna w Polsce