Agencja pośrednictwa pracy
- Prawo pracy
- Kontrakt B2B
- Jak zatrudnić pracownika w Polsce?
- Kalkulator podatkowy
- Praca zdalna
- Rozwiązanie umowy o pracę
- Świadczenia pracownicze
- Sygnaliści – whistleblowers
- Wzór umowy o pracę
- Czas pracy
- Związki zawodowe
- HR / Agencja pośrednictwa pracy
Ostatnia aktualizacja: 28.10.204
Licencja agencji pośrednictwa pracy
Wymienione poniżej działania biznesowe związane z zatrudnieniem wymagają licencji HR w Polsce:
- Pośrednictwo pracy,
- Doradztwo personalne,
- Doradztwo zawodowe,
- Oferowanie pracy tymczasowej (podobne do EOR).
Wszystkie powyższe są uważane w Polsce za działalność regulowaną i wymagają uprzedniej obowiązkowej rejestracji w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia, tj. uzyskania licencji HR / zatrudnienia.
Poszukiwanie talentów i usługi rekrutacyjne mieszczą się w definicji pośrednictwa pracy i również wymagają licencji rekrutacyjnej w Polsce.
Agencja HR nie jest zobowiązana do świadczenia wszystkich wyżej wymienionych rodzajów usług. Jeśli jedna z powyższych usług ma być świadczona przez nowo zarejestrowaną spółkę lub podmiot zagraniczny w Polsce – obowiązkowe jest uzyskanie wpisu do Rejestru Agencji Zatrudnienia.
Z uwagi na powyższe zakresy usług, w praktyce w Polsce funkcjonują cztery rodzaje licencji agencji doradztwa personalnego/pośrednictwa pracy:
- Licencja agencji rekrutacyjnej,
- Licencja doradztwa personalnego,
- Licencja doradztwa zawodowego,
- Licencja na pracę tymczasową (Licencja EOR).
Rejestr agencji zatrudnienia w Polsce
Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia, Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ) jest prowadzony przez marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę podmiotu ubiegającego się o wpis.
KRAZ jest jawny i dostępny pod adresem: http://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz
Kto może zarejestrować się jako agencja zatrudnienia?
- Krajowi przedsiębiorcy
- którzy chcą prowadzić agencję zatrudnienia.
- którzy nie prowadzą działalności gospodarczej – jeżeli chcą świadczyć usługi w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego i poradnictwa zawodowego.
- Przedsiębiorcy zagraniczni
- którzy chcą założyć i prowadzić agencję zatrudnienia w Polsce od podstaw – wykonują działalność na takich samych zasadach jak krajowy przedsiębiorca.
- zamierzający świadczyć usługi agencji pracy tymczasowej w Polsce – muszą posiadać odpowiednie zezwolenie i prowadzić tę działalność w swoim kraju. O wpis mogą ubiegać się przedsiębiorcy z krajów Unii Europejskiej, Norwegii, Islandii i Liechtensteinu – tj. krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej, innych krajów, które podpisały stosowne umowy z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi.
Licencja agencji rekrutacyjnej w Polsce
Licencja agencji rekrutacyjnej jest tym samym, co licencja agencji zatrudnienia. Jedyną różnicą jest zakres licencji, który w przypadku agencji rekrutacyjnej obejmuje jedynie „usługi pośrednictwa pracy”. Zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa pracy w Polsce – usługi pośrednictwa pracy obejmują w szczególności:
- pomoc osobom fizycznym w uzyskaniu zatrudnienia,
- pomoc pracodawcom w pozyskiwaniu pracowników,
- wyszukiwanie talentów, headhunting,
- pozyskiwanie i rozpowszechnianie ofert pracy,
- przekazywanie pracodawcom informacji o kandydatach,
- informowanie kandydatów i pracodawców o aktualnej sytuacji na rynku pracy,
- inicjowanie i organizowanie kontaktów z kandydatami,
- kierowanie osób do pracy za granicą,
- kierowanie cudzoziemców do pracy w Polsce.
Licencja agencji pracy tymczasowej
Usługi pracy tymczasowej w Polsce polegają na zatrudnianiu pracowników i kierowaniu tych pracowników do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w odrębnej ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Praca tymczasowa jest w Polsce rodzajem EOR (Employment of Record).
Licencja na doradztwo personalne
Licencja na doradztwo personalne obejmuje w szczególności następujące usługi HR:
- prowadzenie analizy zatrudnienia u pracodawców, określanie kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji, a także innych cech niezbędnych do wykonywania określonej pracy,
- wskazywanie źródeł i metod pozyskiwania kandydatów na określone stanowiska pracy,
- weryfikacja kandydatów pod kątem oczekiwanych kwalifikacji i predyspozycji.
Licencja doradcy zawodowego
Licencja na doradztwo zawodowe obejmuje w szczególności następujące usługi HR:
- udzielanie pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia,
- udzielanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zawodowych, w szczególności o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia,
- inicjowanie, organizowanie i prowadzenie grupowych porad zawodowych, zajęć aktywizacyjnych w zakresie pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy,
- udzielanie pracodawcom pomocy w doborze kandydatów do pracy, w szczególności udzielanie informacji i porad w tym zakresie.
Jakie są wymagania dotyczące licencji HR / rekrutacyjnej?
Wniosek o wydanie licencji HR / rekrutacyjnej powinien zawierać w szczególności:
- zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami, składkami na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych,
- zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa lub wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o promocji zatrudnienia, w szczególności:
- prowadzenie agencji zatrudnienia bez zezwolenia,
- pobieranie nielegalnych, dodatkowych opłat od osób poszukujących pracy,
- naruszenie zasady niedyskryminacji,
- nieprawidłowe kierowanie pracownika do pracy za granicą,
- dowód, że nie otwarto likwidacji lub nie ogłoszono upadłości.
Procedura przyznawania licencji rekrutacyjnych – FAQ
| Kiedy należy złożyć wniosek? | Przed rozpoczęciem świadczenia usług agencji zatrudnienia. |
| Do kogo należy złożyć wniosek? | Do wojewódzkiego urzędu pracy lub urzędu marszałkowskiego ze względu na siedzibę wnioskodwacy. |
| Co powinien zawierać wniosek?
|
Wraz z wnioskiem Zarząd wnioskodawcy składa oświadczenie o spełnianiu wymogów. |
| Czy wniosek może złożyć pełnomocnik? | Tak, wniosek może zostać podpisany i złożony przez pełnomocnika, po udzieleniu stosownego pełnomocnictwa.
Jednakże oświadczenie wskazane powyżej jako załącznik do wniosku powinno zostać podpisane przez Zarząd wnioskodawcy. |
| W jakiej formie można złożyć wniosek? | Wniosek można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. |
| Jak długo wniosek będzie rozpoznawany? | Organ dokonuje wpisu w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, chyba że wniosek zawiera braki formalne. Przed dokonaniem wpisu do rejestru organ może przeprowadzić kontrolę oraz wezwać do złożenia dodatkowych wyjaśnień i dokumentów.
Jeżeli organ nie dokona wpisu w powyższym terminie, a od dnia wpływu wniosku do organu upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność, chyba że trwają czynności kontrolne organu. |
| Jaki dokument wyda organ potwierdzający rejestrację? | Organ wyda certyfikat dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. |
| Ile wynosi opłata za certyfikat o wpisie do rejestru agencji zatrudnienia? | Opłata za uzyskanie certyfikatu wynosi 200 zł.
Jeśli wniosek obejmuje również świadczenie usług agencji pracy tymczasowej, wówczas organ wyda 2 certyfikaty, a opłata wyniesie 400 zł. |
| Czy przysługuje odwołanie w przypadku negatywnej decyzji i braku wpisu do rejestru agencji zatrudnienia? | W terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania decyzji o odmowie wpisu, wnioskodawcy przysługuje odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego. |
Obowiązki po uzyskaniu wpisu do rejestru
Po wpisaniu kandydata do rejestru istnieją określone, ustawowe obowiązki, które powinna spełnić każda agencja zatrudnienia. Najważniejsze z nich zostały wymienione poniżej:
- przetwarzanie danych osobowych kandydatów będących w jej posiadaniu zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
- niedyskryminowania ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie, a także ze względu na przynależność związkową osób, dla których poszukują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej,
- informowania marszałka województwa o każdej zmianie danych, o których mowa w nazwie firmy Klienta i adresie siedziby oraz adresach lokali lub zmianie rodzaju świadczonych usług, w terminie 14 dni od dnia ich zaistnienia, zaprzestania działalności, zawieszenia lub wznowienia działalności gospodarczej,
- jest obowiązany składać marszałkowi województwa sprawozdanie z działalności agencji zatrudnienia – w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, za rok poprzedni,
- umieszczać numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia w swoich dokumentach, ogłoszeniach i ofertach pracy,
- współpracować z władzami w zakresie realizacji polityki rynku pracy,
- zobowiązany do przestrzegania wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych, porozumień i programów dotyczących zatrudnienia, a także przepisów o zatrudnieniu obowiązujących w kraju zatrudnienia oraz przepisów regulujących działalność agencji zatrudnienia.
Kontrola agencji zatrudnienia
Ponieważ świadczenie usług agencji zatrudnienia (pośrednictwo pracy, doradztwo personalne, doradztwo zawodowe, praca tymczasowa) jest w Polsce regulowane, podlegają one nadzorowi prowadzonemu przez organy, w tym wojewodę i marszałka województwa.
Cofnięcie licencji agencji zatrudnienia / agencji rekrutacyjnej
Marszałek województwa może cofnąć licencję / wykreślić z rejestru agencji zatrudnienia w drodze decyzji administracyjnej w szczególności w następujących sytuacjach:
- na wniosek wnioskodawcy,
- postawienia wnioskodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- wydania decyzji o zakazie wykonywania działalności objętej wpisem do KRAZ,
- nieprowadzenia agencji zatrudnienia, w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej, przez dwa kolejne lata, stwierdzone na podstawie informacji, którą zobowiązany jest składać corocznie do dnia 31 stycznia,
- naruszenia warunków prowadzenia agencji zatrudnienia,
- złożenie do KRAZ wniosku lub oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym,
- niezgodność danych w rejestrze ze stanem faktycznym po wezwaniu wnioskodawcy do złożenia wyjaśnień w sprawie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania,
- wykreślenie wnioskodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego (zakończenie działalności spółki).
Zakaz prowadzenia agencji doradztwa personalnego
Marszałek województwa wydaje decyzję o zakazie prowadzenia działalności, jeżeli:
- wnioskodawca złoży wymagane oświadczenie (załącznik do wniosku o wpis do KRAZ) niezgodne ze stanem faktycznym,
- wnioskodawca nie usunie naruszeń warunków wymaganych prawem do prowadzenia agencji zatrudnienia w wyznaczonym przez organ terminie, zgodnie z wezwaniem organu,
- stwierdzi naruszenie przez wnioskodawcę warunków wymaganych prawem do prowadzenia agencji zatrudnienia.
Agencja zatrudnienia i rekrutacji – kary
Naruszenie przepisów ustawy o promocji zatrudnienia może prowadzić do odpowiedzialności za wykroczenia.
Poniżej znajdziesz wybrane przykłady takiej odpowiedzialności:
| Prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru | grzywna nie niższa niż 3.000 zł, do maksymalnie 100.000 zł |
| Pobieranie niezgodnie z prawem dodatkowych opłat od osób poszukujących pracy | grzywna nie niższa niż 3.000 zł |
| Nieprzestrzeganie zasady zakazu dyskryminacji | grzywna nie niższa niż 3.000 zł |
| Naruszenie obowiązku skierowania osoby do pracy za granicą bezpośrednio do pracodawcy zagranicznego lub obowiązku zawarcia z tą osobą pisemnej umowy o pracę | grzywna nie niższa niż 4.000 zł |
| Naruszenie obowiązku zawarcia pisemnej umowy z pracodawcą zagranicznym, do którego kierowani są pracownicy lub zawarcie tej umowy niezgodnie z przepisami | grzywna nie niższa niż 4.000 zł |
Powyższe przykłady dotyczą odpowiedzialności karnej, ale mogą również powodować roszczenia cywilne.
DKP Legal
DKP Legal
