Umowa o pracę w Polsce

Nawigacja po rozdziałach:

Dudkowiak Putyra prawo pracy Alicja Myśluk-Landowska

Napisz wiadomość: info@dudkowiak.com

Ostatnia aktualizacja: 08.11.2025

Umowa o pracę w Polsce

Umowa o pracę to podstawowy dokument prawny regulujący stosunek pracy między pracodawcą a pracownikiem, który ustanawia prawa i obowiązki obu stron umowy.

Z tego przewodnika dowiesz się, czym jest umowa o pracę i jakie są jej obowiązkowe elementy oraz jakie są rodzaje umów o pracę i koszty zatrudnienia, które ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem nowego pracownika w firmie.

Czym jest umowa o pracę?

Umowa o pracę reguluje stosunek pracy, który składa się z następujących, podstawowych obowiązków:

pracownika – wykonywania na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem pracy określonego rodzaju, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym,
pracodawcy – wypłacania wynagrodzenia za wykonaną pracę.

Prawa i obowiązki stron stosunku pracy są szeroko uregulowane w polskim Kodeksie pracy, który stanowi podstawę prawną zatrudnienia, a także w innych aktach prawnych dotyczących kwestii związanych z zatrudnieniem.

W przeciwieństwie do innych form zatrudnienia opartych o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług), umowa o pracę gwarantuje pracownikowi szereg praw i przywilejów, takich jak prawo do płatnego urlopu, wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, a także stabilność zatrudnienia.

Forma umowy o pracę i jej obowiązkowe elementy

Umowy o pracę powinny być zawierane w formie pisemnej.

Umowy ustne, choć w praktyce rzadkie, są ważne – jednak w takich przypadkach pracodawca jest zobowiązany do potwierdzenia na piśmie ustaleń warunków pracy przed rozpoczęciem świadczenia pracy.

Umowa o pracę może być również zawarta w formie elektronicznej, ale wówczas obie strony muszą podpisać umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W Polsce dopuszczalne są tylko podpisy elektroniczne spełniające warunki z rozporządzenia eIDAS, które są uznawane za formę równą formie pisemnej. Podpisy elektroniczne (w tym popularny DocuSign) nie są uznawane za prawidłową formę zawarcia umowy o pracę.

Umowa o pracę, zgodnie z podstawą prawną wynikającą z Kodeksu pracy, musi zawierać następujące elementy:

Strony umowy – oznaczenie pracodawcy i pracownika, ich dane identyfikacyjne.
Rodzaj pracy – określenie rodzaju wykonywanej pracy, które powinno być dostosowane do rzeczywistego charakteru obowiązków pracowniczych.
Miejsce wykonywania pracy – może to być konkretne miejsce (np. miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy), ale możliwe jest także określenie, że praca będzie wykonywana na pewnym obszarze np. w województwie wielkopolskim.
Wynagrodzenie – odpowiadające rodzajowi pracy, wraz z opisem składników wynagrodzenia, wynagrodzenie powinno zostać określone w wysokości brutto, ponadto wskazać należy także częstotliwość jego wypłaty (np. miesięcznie, tygodniowo) oraz konkretny dzień płatności.
Datę zawarcia umowy.
Datę rozpoczęcia pracy – dokładny dzień rozpoczęcia pracy, czyli dzień podjęcia przez pracownika jego obowiązków.
Czas pracy – określenie wymiaru etatu (np. pełny etat, pół etatu).
Czas trwania umowy – w przypadku umowy na czas określony.
Przewidywana długość następnej umowy – w przypadku umów na okres próbny zawartych na okres krótszy niż 3 miesiące.

Co powinna zawierać umowa o pracę?

Oprócz powyższych elementów, umowa o pracę może zawierać dodatkowe postanowienia, które precyzują łączący strony stosunek pracy. Strony mogą również oprócz umowy o pracę zawrzeć dodatkowe umowy np. umowę o zachowaniu poufności lub umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Wybór prawa właściwego w umowie o pracę

W większości typowych sytuacji umowy o pracę zawierane w Polsce opierają się na prawie polskim.

Należy jednak pamiętać, że strony umowy o pracę mają swobodę wyboru prawa innego państwa, jeśli jest ono istotne dla ich stosunku prawnego. Wybór prawa obcego dla umów o pracę zawieranych w Polsce nie wyklucza jednak stosowania do nich większości przepisów prawa polskiego. Wynika to z faktu, że wybór prawa nie może pozbawić pracownika ochrony, do której jest uprawniony na podstawie przepisów prawa, które obowiązywałoby, gdyby wyboru nie dokonano, a które mają charakter obligatoryjny, tj. nie mogą zostać uchylone za porozumieniem stron.

Strony umowy o pracę nie mogą jednak wyłączyć jurysdykcji sądów polskich poprzez wybór sądów zagranicznych lub sądu polubownego (polskiego lub zagranicznego).

Elementy fakultatywne umowy o pracę – przykłady

1. Umowa o zakazie konkurencji

Strony umowy o pracę mogą w jej treści lub w formie odrębnej umowy uregulować kwestie zakazu konkurencji w trakcie i po ustaniu stosunku pracy. Pracownik może zostać zobowiązany do powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy także po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Co ważne umowę o zakazie konkurencji trzeba zawrzeć na piśmie i określić w niej precyzyjnie i konkretnie zakres działalności konkurencyjnej, od której zobowiązuje się powstrzymać pracownik.

W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy, dla jego ważności powinien wypłacać byłemu pracownikowi odszkodowanie za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej przez określony czas, w wysokości nie niższej niż 25 % wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji.

Podstawa do ustalenia wysokości odszkodowania obejmuje łącznie wszystkie składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w danym okresie, takie jak wynagrodzenie zasadnicze, premie, nagrody, dodatki (np. funkcyjny), wynagrodzenie za godziny nadliczbowe itp. Odszkodowanie jest najczęściej wypłacane byłemu pracownikowi w miesięcznych ratach.

Zazwyczaj pracodawcy decydują się na zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy na okres od szczęściu miesięcy do roku, choć zdarzają się dłuższe zakazy obowiązujące pracownika w okresie 2 lub 3 lat.

Przepisy przewidują, że zakaz konkurencji przestaje obowiązywać przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa o zakazie konkurencji, jeżeli:

ustaną przyczyny uzasadniające zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji.

2. Umowa o powierzeniu mienia pracownikowi

Za szkodę wyrządzoną pracodawcy podczas wykonywania obowiązków pracowniczych pracownik ponosi odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych.

Niezależnie od tego, pracownik może także ponosić odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem wyliczenia się lub zwrotu, na podstawie dodatkowej umowy z pracodawcą.

Niekiedy pracodawca decyduje się przekazać pracownikowi mienie z obowiązkiem wyliczenia się lub zwrotu, np. pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, wartościowy sprzęt służbowy czy samochód służbowy.

Takie mienie zostaje pracownikowi przekazane po zawarciu odrębnej umowy o powierzeniu mienia, a także po spisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym strony potwierdzają stan, ilość czy jakość, ale przede wszystkim wartość przekazywanego mienia.

Za szkodę w mieniu powierzonym pracownik odpowiada w pełnej wysokości niezależnie od tego, czy szkoda powstała z winy umyślnej, czy też nieumyślnej, chyba, że strony umowy uregulują to inaczej.

Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda w mieniu powierzonym powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

3. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Strony stosunku pracy mogą także zdecydować, że pracodawca poniesie część lub całość kosztów dodatkowego kształcenia czy szkolenia pracownika. Mogą to być na przykład studia podyplomowe lub kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe pracownika.

W umowie szkoleniowej strony powinny określić warunki dofinansowania kosztów szkolenia przez pracodawcę, zasady pracy pracownika w trakcie szkolenia i ewentualnego zwolnienia z pracy na czas obowiązkowych zajęć, a także ewentualne zasady zwrotu kosztów dofinansowania w przypadku rozwiązania umowy o pracę, powiązane z obowiązkiem pozostawania w zatrudnieniu przez wskazany okres czasu po zakończeniu nauki.

Umowa o pracę na okres próbny – służy do oceny kwalifikacji i umiejętności pracownika przed podpisaniem umowy na czas określony lub nieokreślony. Może zostać zawarta na okres do 3 miesięcy.
Umowa na czas określony – może być zawarta z każdym pracownikiem, ale z limitem 33 miesięcy łącznego zatrudnienia na podstawie takiej umowy/umów lub limitem 3 umów tego typu zawartych z jednym pracownikiem. Może być zawarta np. na okres zastępstwa pracownika przebywającego na zwolnieniu chorobowym lub w okresie zwiększonego zapotrzebowania pracodawcy. Rozwiązanie takiej umowy przez pracodawcę przed upływem okresu, na który została zawarta, wymaga uzasadnienia i przestrzegania okresów wypowiedzenia umowy.
Umowa na czas nieokreślony – to najczęściej stosowana forma umowy o pracę, dająca pracownikowi stabilność zatrudnienia. Rozwiązanie takiej umowy przez pracodawcę wymaga uzasadnienia i przestrzegania okresów wypowiedzenia.

Rodzaje umów o pracę: -Umowa o pracę na okres próbny -Umowa na czas określony -Umowa na czas nieokreślony

Umowa o pracę na okres próbny

Charakterystyka: Umowa o pracę na okres próbny ma na celu ocenę kwalifikacji i umiejętności pracownika przed zawarciem z pracownikiem umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony. Jest to czas, w którym zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą ocenić, czy współpraca będzie się układać. Okres próbny nie może być dłuższy niż 3 miesiące, co oznacza, że jest to krótkoterminowa forma zatrudnienia. Umowę należy zawrzeć na piśmie. Umowa na okres próbny musi określać czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, jeśli strony tak uzgodnią, postanowienie o możliwości przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.

Umowa o pracę na okres próbny musi być odrębna od umowy o pracę na czas określony czy nieokreślony. Nie można w jednej umowie o pracę mieszać elementów z innych rodzajów umów.

Warunki umowy: Pracownik ma takie same uprawnienia, jak pracownik zatrudniony na umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony, a zatem ma prawo do urlopu, zapewnione co najmniej minimalne wynagrodzenie, ochronę przed dyskryminacją, itd.

Czas trwania: Do 3 miesięcy – to maksymalny okres obowiązywania umowy o pracę na okres próbny. Może być zawarta na krótszy czas, np. na 1 lub 2 miesiące, w zależności od potrzeb pracodawcy.

Po zakończeniu okresu próbnego, jeśli pracodawca zdecyduje się na dalszą współpracę, może zaproponować pracownikowi umowę na czas określony lub nieokreślony.

Wypowiedzenie umowy: Podobnie jak w przypadku umów na czas określony czy nieokreślony, umowa na okres próbny może być rozwiązana zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika, ale procedura wypowiedzenia jest uproszczona:

W przypadku umowy na okres próbny do 2 tygodni, okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze.
W przypadku umowy na okres próbny trwającej dłużej niż 2 tygodnie, ale krócej niż 3 miesiące, okres wypowiedzenia wynosi 1 tydzień.
W przypadku umowy na okres próbny zawartej na 3 miesiące, okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie.

Co ważne, w każdym z tych przypadków pracodawca lub pracownik mają prawo rozwiązać umowę bez podania przyczyny w trakcie trwania okresu próbnego.

Zalety umowy na okres próbny	Wady umowy na okres próbny
Krótki okres zatrudnienia – pozwala na szybkie sprawdzenie kompetencji pracownika, bez długoterminowych zobowiązań. Możliwość oceny pracownika – pracodawca ma możliwość oceny umiejętności pracownika, jego zaangażowania oraz dopasowania do zespołu. Brak obowiązku podawania przyczyny rozwiązania umowy na okres próbny.	Brak stabilności – pracownik nie ma pełnej pewności, że po okresie próbnym umowa zostanie przedłużona. Może zostać rozwiązana wcześniej niż z upływem okresu na jaki została zawarta.

Umowa o pracę na czas określony

Charakterystyka: Umowa o pracę na czas określony jest zawierana na ustalony z góry okres czasu, np. na 6 miesięcy albo na rok, albo w celu realizacji konkretnego projektu, pracy sezonowej, zastępstwa, itd. Często jest zawierana także, gdy okres próbny okazał się zbyt krótki, by w pełni ocenić przydatność pracownika do pracy i pracodawca potrzebuje dodatkowego czasu przed związaniem się umową na czas nieokreślony. Umowa ta nie wiąże się z długoterminowym zobowiązaniem, ale także zapewnia pracownikowi pewną stabilność zatrudnienia przez ustalony czas.

Czas trwania: Łączna liczba umów na czas określony, zawieranych z tym samym pracownikiem, nie może przekroczyć trzech umów, a łączny czas zatrudnienia na podstawie umowy/umów na czas określony nie może wynosić więcej niż 33 miesiące (po przekroczeniu któregokolwiek z tych limitów, umowa staje się umową na czas nieokreślony).

Warunki umowy: Pracownik ma takie same uprawnienia, jak w przypadku zatrudnienia na czas nieokreślony. Umowa powinna być zawarta na piśmie i zawierać wszystkie obligatoryjne elementy, w tym okres na jaki została zawarta lub datę rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Wypowiedzenie umowy: Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony zależy od okresu zatrudnienia pracownika i wynosi odpowiednio:

2 tygodnie – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy krócej niż 6 miesięcy.
1 miesiąc – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy od 6 miesięcy do 3 lat,
3 miesiące – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy 3 lata lub dłużej.

W przypadku wyjątkowych sytuacji, np. ogłoszenia upadłości pracodawcy lub likwidacji zakładu pracy, możliwe jest skrócenie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia za odpowiednim wynagrodzeniem.

Trzeba pamiętać, że w przypadku rozwiązywania umów o pracę na czas określony (jak i na czas nieokreślony) należy wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę. Przyczyna musi być jasna i konkretna, a co za tym idzie zrozumiała dla pracownika oraz powinna należycie uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę..

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy pracodawca musi przedstawić pracownikowi na piśmie z własnoręcznym podpisem lub w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Umowę można także rozwiązać na mocy porozumienia stron lub bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarne rozwiązanie umowy), jeśli doszło do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, pracownik popełnił przestępstwo lub utracił prawo do wykonywania zawodu. Bez zachowania okresu wypowiedzenia umowę można rozwiązać także wtedy, gdy pracownik pozostaje długotrwale nieobecny w pracy.

Zalety umowy na czas określony

Wady umowy na czas określony

Elastyczność – umowa na czas określony daje pracodawcy elastyczność, umożliwiając zatrudnienie pracownika na konkretny okres (np. w okresie wzmożonego zapotrzebowania).
Pewność zatrudnienia przez czas trwania umowy – pracownik ma pewność zatrudnienia na czas określony, zatem zna termin zakończenia współpracy.
Możliwość wydłużenia umowy – maksymalnie do 33 miesięcy na podstawie umowy o pracę na czas określony, a po jej zakończeniu zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony.
Pracownikowi przysługują wszystkie uprawnienia pracownicze wynikające z Kodeksu pracy i innych aktów prawnych.

Brak pełnej stabilności – pracownik nie ma gwarancji zatrudnienia po upływie terminu umowy.

Umowa o pracę na czas nieokreślony

Charakterystyka: Umowa o pracę na czas nieokreślony to najbardziej stabilna forma zatrudnienia zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pracownik ma gwarancję długoterminowego zatrudnienia, o ile nie zostanie spełniony któryś z warunków rozwiązania umowy (np. wypowiedzenie z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy).

Czas trwania: nieokreślony.

Warunki umowy: Pracownik ma wszystkie uprawnienia przysługujące pracownikowi na podstawie Kodeksu pracy. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej lub w formie elektronicznej z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi obu stron. Umowa musi zawierać wszystkie obligatoryjne elementy, które określa Kodeks pracy, a także może zawierać elementy fakultatywne takie jak zakaz konkurencji w trakcie i po ustaniu stosunku pracy.

Wypowiedzenie umowy: Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony zależy od długości zatrudnienia pracownika:

2 tygodnie – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy krócej niż 6 miesięcy.
1 miesiąc – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy od 6 miesięcy do 3 lat,
3 miesiące – jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy 3 lata lub dłużej.

W przypadku rozwiązywania umów o pracę na czas nieokreślony, pracodawca składa jednostronne oświadczenie, w którym wyraźnie zaznacza przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Przyczyna musi być jasna i konkretna, a co za tym idzie zrozumiała dla pracownika, oraz musi być na tyle istotna, by uzasadniała rozwiązanie stosunku pracy. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy pracodawca musi przedstawić pracownikowi na piśmie z własnoręcznym podpisem lub w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Umowę można także rozwiązać za porozumieniem stron lub bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarne rozwiązanie umowy), jeśli doszło do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, pracownik popełnił przestępstwo lub utracił prawo do wykonywania zawodu. Bez zachowania okresu wypowiedzenia umowę można rozwiązać także wtedy, gdy pracownik pozostaje długotrwale nieobecny w pracy.

Zalety umowy na czas nieokreślony	Wady umowy na czas nieokreślony
Stabilność zatrudnienia – zapewnia pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, ponieważ nie ma określonego terminu końca pracy. Taka umowa jest często podstawą do udzielenia kredytu przez bank. Pracownikowi przysługują wszystkie uprawnienia pracownicze wynikające z Kodeksu pracy i innych aktów prawnych.	Brak elastyczności

Rozwiązywanie umów o pracę

Sposoby rozwiązania umowy o pracę
za porozumieniem stron	z zachowaniem okresu wypowiedzenia
bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarne rozwiązanie umowy) bez zachowania okresu wypowiedzenia z uwagi na długotrwałą nieobecność w pracy	z upływem czasu, na jaki umowa została zawarta

Checklista przed wypowiedzeniem

Pracodawca przed rozwiązaniem umowy o pracę z pracownikiem w Polsce powinien:

zdecydować o trybie rozwiązania umowy (rozwiązanie z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania okresu wypowiedzenia oraz czy pracownikowi przedstawiona zostanie alternatywa w postaci porozumienia stron),
zweryfikować istnienie podstaw faktycznych i prawnych uzasadniających rozwiązanie umowy w określonym trybie,
dopełnić obowiązków poprzedzających rozwiązanie umowy (np. zweryfikować, czy pracownik jest obecny w pracy, czy stosunek pracy pracownika nie podlega szczególnej ochronie, odbyć konsultacje ze związkami zawodowymi– jeśli są wymagane),
podpisać dokumenty rozwiązujące umowę (podpis odręczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny),
zaplanować spotkanie z pracownikiem lub ustalić inny, dozwolony prawem sposób doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Tryby rozwiązania umowy o pracę

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Strony stosunku pracy mogą swobodnie decydować o warunkach rozwiązania umowy o pracę bez względu na jej rodzaj i bez względu na szczególną ochronę stosunku pracy. Porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę może być zawarte w każdej formie, ale zalecana jest forma pisemna dla celów dowodowych.

Rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem stron w Polsce jest dopuszczalne także w okresach szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, prawo chroni bowiem pracownika wyłącznie przed jednostronną czynnością pracodawcy zmierzającą do rozwiązania stosunku pracy.

W konsekwencji, nie ma ograniczeń w zakresie zawarcia porozumienia w przedmiocie rozwiązania umowy o pracę np. w okresie urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego, w okresie ciąży, urlopu związanego z rodzicielstwem, pracownikiem w wieku przedemerytalnym czy pracownikiem- chronionym członkiem związku zawodowego.

Zawierając porozumienie stron w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy strony zazwyczaj decydują w treści porozumienia:

czy stosunek pracy rozwiąże się z chwilą zawarcia porozumienia, czy w innej, przyszłej dacie,
czy pracownik do uzgodnionej daty rozwiązania umowy będzie zobowiązany do świadczenia pracy, czy też zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w ostatnim okresie pracy,
o wykorzystaniu zaległego urlopu wypoczynkowego w naturze (w przeciwnym razie konieczna będzie wypłata ekwiwalentu),
czy na mocy porozumienia pracownik otrzyma inne płatności, w tym dodatkową rekompensatę w związku z rozwiązaniem umowy o pracę,
o rozwiązaniu/utrzymaniu w mocy ewentualnych umów dodatkowych np. w zakresie zachowania poufności czy zakazu konkurencji.

W praktyce porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy jest często oferowane przez pracodawców jako alternatywa dla rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Pracodawcy mogą przyznać pracownikowi w treści porozumienia dodatkowe benefity lub korzystniej ukształtować sytuację pracownika w porównaniu do opcji wypowiedzenia, aby skłonić pracownika do podpisania porozumienia i tym samym wyeliminować ryzyko potencjalnego sporu sądowego z uwagi na odwołanie się pracownika od rozwiązania umowy.

Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia (tzw. zwykły sposób rozwiązania stosunku pracy)

Umowa o pracę może zostać rozwiązana przez każdą ze stron (pracodawcę i pracownika) w zwykłym trybie, tj. z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Warto zwrócić uwagę, że umowa o pracę, bez względu na jej rodzaj, może zostać rozwiązana z zachowaniem ustawowych okresów wypowiedzenia, których długość zależy od stażu pracy danego pracownika u pracodawcy.

Cechą charakterystyczną zwykłego wypowiedzenia jest to, że umowa rozwiązuje się wraz z upływem ustawowego okresu wypowiedzenia.

Forma wypowiedzenia:

pismo wypowiadające umowę o pracę powinno być sporządzone na piśmie
za formę pisemną przyjmuje się pismo w formie papierowej z odręcznym podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, lub
dopuszczalna jest forma zrównana z pisemną tj. pismo w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej

Doręczenie oświadczenia:

Co do zasady pismo wypowiadające umowę powinno zostać doręczone drugiej stronie osobiście
Jednakże wypowiedzenie może zostać doręczone także w innej formie (pod pewnymi warunkami): jako przesyłka polecona nadana na adres korespondencyjny lub pocztą oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym wysłane mailowo.

Przyczyna wypowiedzenia:

Wypowiedzenie powinno zawierać rzeczywistą, konkretną i zrozumiałą przyczynę (obowiązek ten dotyczy wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony).

Pouczenie:

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno zawierać informację o prawie pracownika do odwołania się od wypowiedzenia do właściwego sądu pracy.

Konsultacja wypowiedzenia ze związkami zawodowymi

O zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia. Pracodawca nie jest związany opinią związku zawodowego, ale decyzję w sprawie wypowiedzenia powinien podjąć po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej.

Okresy wypowiedzenia umowy

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę określa Kodeks pracy, a pracodawca nie może ich modyfikować w sposób niekorzystny dla pracownika. Okres wypowiedzenia obowiązujący danego pracownika zależy od jego zakładowego stażu pracy (czyli łącznego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy) i może wynosić:

2-tygodniowy okres wypowiedzenia	dla pracowników ze stażem pracy krótszym niż 6 miesięcy (u danego pracodawcy)
1-miesięczny okres wypowiedzenia	dla pracowników ze stażem pracy 6 miesięcy i powyżej (u danego pracodawcy)
3-miesięczny okres wypowiedzenia	dla pracowników ze stażem pracy powyżej 3 lat (u danego pracodawcy)

Warto pamiętać, że umowy o pracę zawarte na okres próbny, mają odmienne, krótsze okresy wypowiedzenia, które wynoszą:

3 dni robocze – gdy okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
1 tydzień – gdy okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie
2 tygodnie – gdy okres próbny wynosi 3 miesiące.

Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika

Rozwiązanie umowy o pracę w tzw. trybie dyscyplinarnym może nastąpić tylko wtedy, gdy istnieje określony powód, tj., gdy pracownik:

ciężko narusza podstawowe obowiązki,
popełni przestępstwo w trakcie zatrudnienia, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu,
utraci uprawnienia wymagane do wykonywania obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem.

W polskim prawie pracy nie ma legalnej definicji „ciężkiego” naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W przypadku sporu sądowego przyczyna wskazana przez pracodawcę jako powód natychmiastowego rozwiązania umowy będzie oceniana przez sąd pracy.

Niemniej jednak wskazuje się, że dyscyplinarne rozwiązanie umowy powinno być stosowane w wyjątkowych przypadkach, ze szczególną ostrożnością. Z praktyki orzeczniczej można wskazać na takie powody rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia jak kradzież, praca pod wpływem alkoholu czy opuszczenie (porzucenie) miejsca pracy.

Cechą charakterystyczną tego trybu rozwiązania umowy jest to, że umowa o pracę rozwiązuje się w trybie natychmiastowym, z chwilą doręczenia oświadczenia pracodawcy tj. bez okresu wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracownika

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik również rozwiązać umowę o pracę w trybie dyscyplinarnym, tj. ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli to pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia swoich podstawowych obowiązków wobec pracownika (np. zaniedbał obowiązek wypłaty wynagrodzenia lub nie zapewnia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy).

W przypadku rozwiązania umowy o pracę w tym trybie, pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku umowy na czas określony – za okres, do którego umowa miała trwać, nie dłużej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na piśmie i wskazywać przyczynę rozwiązania umowy. Co ważne, rozwiązanie umowy przez pracownika w tym trybie nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od dnia, w którym pracownik dowiedział się o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Pracownik może również rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie pracownika na inne stanowisko (odpowiednie ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe) w terminie wskazanym w orzeczeniu.

W przypadku, gdy pracodawca uzna wypowiedzenie umowy za nieuzasadnione, może dochodzić odszkodowania. O odszkodowaniu orzeka sąd pracy i przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia pracownika za okres wypowiedzenia, a jeżeli umowa o pracę została zawarta na czas określony – za okres, do upływu którego umowa była zawarta, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia z uwagi na długotrwałą nieobecność pracownika w pracy

Kodeks pracy dopuszcza także możliwość rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem ze skutkiem natychmiastowym z przyczyn niezawinionych przez pracownika tj. kiedy nie można obarczyć pracownika winą za przyczyny będące podstawą decyzji o zwolnieniu.

Z uwagi na dobro i uzasadniony interes zakładu pracy, pracodawca może rozwiązać stosunek pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia w następujących przypadkach:

przedłużającej się usprawiedliwionej nieobecność w pracy spowodowanej chorobą trwającej:

dłużej niż 3 miesiące – w przypadku, gdy zatrudniał pracownika krócej niż 6 miesięcy,
dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – w przypadku, gdy pracodawca zatrudniał pracownika co najmniej 6 miesięcy lub niezdolność do pracy spowodowana jest wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową,

usprawiedliwionej nieobecności pracownika z innego powodu niż wymieniony powyżej trwającej dłużej niż miesiąc.

Umowa o pracę – koszty zatrudnienia

Podejmując decyzję o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę pracodawca powinien mieć świadomość, że wynagrodzenie pracownika określone w umowie nie jest jedynym kosztem, jaki poniesie pracodawca. Pracodawcy są zobowiązani do odprowadzania m. in. składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne czy fundusz emerytalny. Dodatkowo co miesiąc pracodawca odprowadza z wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy.

Rozmawiając o wynagrodzeniu pracownika zatrudnionego na umowie o pracę pracodawca musi wziąć pod uwagę trzy kwoty:

wynagrodzenie brutto pracownika – które określone jest w umowie;
wynagrodzenie netto pracownika – wynagrodzenie jakie pracownik otrzyma na rachunek bankowy po dokonaniu obowiązkowych odliczeń,
całkowity koszt pracodawcy – ostateczny koszt jaki pracodawca poniesie w związku z zatrudnieniem.

Całkowity koszt pracodawcy jest zawsze wyższy niż kwota wynagrodzenia brutto umieszczona w umowie – część kosztów zatrudnienia spoczywa bowiem wyłącznie na pracodawcy i nie jest odprowadzana z wynagrodzenia pracownika.

Wynagrodzenie brutto i netto

Wynagrodzenie brutto pracownika jest to wynagrodzenie, które pracodawca określa w umowie. W Polsce jest ono wyrażane najczęściej w kwotach miesięcznych. Ustalając wynagrodzenie brutto pracodawca powinien przeliczyć jakie wynagrodzenie netto otrzyma pracownik po odprowadzeniu składek, a także obliczyć jaki będzie całkowity koszt związany z zatrudnieniem. Wynagrodzenie brutto pracodawca ustala z reguły w oparciu o własny budżet, kwalifikacje pracownika oraz przeciętne rynkowe wynagrodzenie na danym stanowisku.

Wynagrodzenie netto jest to kwota jaką pracownik otrzyma na swój rachunek bankowy, po dokonaniu przez pracodawcę odpowiednich odliczeń na rzecz ZUS (instytucji ubezpieczeń społecznych) oraz urzędu skarbowego. Kwota netto może być różna w każdym miesiącu – mają na nią wpływ różne czynniki takie jak wielkość odprowadzanego podatku (po przekroczeniu progu podatkowego 120 000 zł pracownik odprowadza wyższy podatek), a także czynniki związane z sytuacją pracownika (np. fakt przebywania na zwolnieniu lekarskim w danym miesiącu).

W związku z powyższym, w rozmowach z pracownikami oraz ogłoszeniach o pracę pracodawca powinien zawsze odnosić się do kwoty brutto jaka zostanie umieszczona w umowie. W przeciwnym razie może to powodować nieuzasadnione oczekiwania po stronie pracownika.

Całkowity koszt pracodawcy

Oprócz składek i zaliczek, które odprowadzane są z wynagrodzenia za pracę ustalonego z pracownikiem w umowie, pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania dodatkowych kwot na poczet składek na ubezpieczenia społeczne. Ekonomiczny ciężar tych składek spoczywa na pracodawcy, czy oznacza, że pracodawca niejako „dokłada” do kwoty brutto ustalonej w umowie przypadającą na niego część składek.

Do takich składek należy:

składka emerytalna – wynosi 9,76 % wynagrodzenia brutto,
składka rentowa – wynosi 6,50 % wynagrodzenia brutto,
składka wypadkowa – wynosi 1,67 % wynagrodzenia brutto,
składka na Fundusz Pracy (FP) – wynosi 2,45 % wynagrodzenia brutto,
składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – wynosi 0,10 % wynagrodzenia brutto,
składka na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – wynosi 1,50 % wynagrodzenia brutto.

Są to koszty ponoszone ponad kwotę wynagrodzenia brutto, a więc stanowią one dodatkowy koszt zatrudnienia pracownika pracodawcę, obok wynagrodzenia brutto.

Całkowity koszt umowy o pracę – przykładowe wyliczenie

Poniżej przedstawiamy przykładowe wyliczenie całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika dla kwoty 8000 zł miesięcznie brutto.

	% składki	kwota w PLN
wynagrodzenie brutto	─	8000,00
koszt pracownika
składka emerytalna	9,76%	780,80
składka rentowa	1,50%	120,00
ubezpieczenie chorobowe	2.45%	196,00
ubezpieczenie zdrowotne	7,77%	621,29
zaliczka na PIT	6,41%	513,00
składka PPK	2%	150
koszt pracodawcy
ubezpieczenie emerytalne	8.1%	780,80
ubezpieczenie rentowe	5,4 %	520,00
ubezpieczenie wypadkowe	1,39%	133,60
Fundusz pracy	2,01%	196,00
FGŚP	0,10%	8,00
składka PPK	1,23%	120,00
Całkowity koszt pracodawcy	─	9 758,40

Umowa o pracę czy umowa zlecenia?

Jako przyszły pracodawca zapewne zastanawiasz się, jaką formę zatrudnienia zaoferować swoim pracownikom. Czy lepiej wybrać umowę zlecenia czy umowę o pracę?

Bez wątpienia dla pracownika lepszą i zapewniającą większą stabilność jest umowa o pracę. Dla pracodawcy również umowa o pracę może okazać się korzystna, mimo, że ryzyka z nią związane są wyższe niż przy umowie zlecenia. Porównajmy zatem te dwie formy zatrudnienia.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, która polega na dokonywania przez zleceniobiorcę określonych zadań lub czynności (usług) dla zleceniodawcy. Umowa ta nie podlega reżimowi Kodeksu pracy, w związku z czym daje stronom większą swobodę i jest mniejszym obciążeniem dla pracodawcy.

W przypadku zatrudnienia pracownika na umowę zlecenia, z której wynagrodzenie stanowi dla niego jedyne źródło dochodu, koszty ponoszone przez pracodawcę będą takie same jak w przypadku umowy o pracę, gdyż taka osoba będzie objęta obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym oraz składką na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Jeżeli zleceniobiorca pracuje w oparciu o kilka umów zlecenia jednocześnie, to podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym tylko z tytułu jednej umowy zlecenia, z reguły tej zawartej najwcześniej.

Natomiast kolejne umowy zlecenia tej osoby mogą być zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne, jeśli otrzymuje ona co najmniej minimalne wynagrodzenie z tytułu pierwszej lub innej wskazanej umowy głównej. W tym przypadku pracodawca ponosi jedynie koszty wynagrodzenia brutto.

WAŻNE: Osoby poniżej 26 roku życia będące studentami są zwolnione z odprowadzania składek na ubezpieczenie, co oznacza, że w ich przypadku pracodawca nie będzie odprowadzał składek a kwota brutto będzie jednocześnie kwotą netto.

Jeśli pracodawca decyduje się na zatrudnienie pracownika w oparciu o umowę zlecenia, to powinien pamiętać także o tym, że w tym przypadku umowy zlecenia obowiązuje minimalna stawka wynagrodzenia godzinowego. W 2025 roku wynosi ona 30,50 zł brutto za godzinę.

Zalety i wady umowy o pracę i umowy zlecenia

Zalety umowy o pracę

Wady umowy o pracę

Pracownik jest uprawniony do wszystkich świadczeń socjalnych i ubezpieczeń społecznych.
Pracownik ma prawo do ubezpieczenia zdrowotnego, emerytalnego, rentowego oraz ubezpieczenia chorobowego.
Pracownik ma wszystkie uprawnienia, które wynikają z Kodeksu pracy i innych aktów prawnych.
Motywacja i lojalność pracowników wobec pracodawcy.
Możliwość kontrolowania czasu pracy pracowników.

Wysokie koszty zatrudnienia – oprócz kwoty netto do wypłaty dla pracownika, pracodawca musi ponieść różne koszty tj. składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek, itp.
Pracodawca musi przestrzegać restrykcyjnych zasad i reguł, np.:
- zapewnić minimalne wynagrodzenie (4.666 zł od stycznia 2025 roku),
- przestrzegać zasad dotyczących czasu pracy i należnego odpoczynku,
- udzielić pracownikowi należnego corocznego urlopu (20 lub 26 dni),
- możliwość korzystania przez pracownika z uprawnień rodzicielskich i dodatkowych urlopów np. urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego.
Restrykcyjne zasady dotyczące wypowiadania umów o pracę (zachowanie okresów wypowiedzenia i podanie oraz uzasadnienie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę)
Obowiązki formalne i administracyjne (założenie i prowadzenie akt pracowniczych, prowadzenie ewidencji czasu pracy, zgłoszenie pracownika do ZUS, odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenia w imieniu pracownika).
Restrykcyjne przepisy dotyczące wypłaty odszkodowania za zachowanie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy.
Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków pracy, BHP, a także do przeszkolenia pracownika i zapoznania go z obowiązkami.

Zalety umowy zlecenia

Wady umowy zlecenia

Elastyczność pracownika i pracodawcy.
Brak obowiązku zapewnienia takich samych warunków, jak przy umowie o pracę (np. zapewnienie urlopu, zwolnień w celu opieki nad dzieckiem ).
Większa swoboda w zakresie zawierania i zakończenia współpracy.

Koszt zatrudnienia podobny jak w przypadku umowy o pracę, jeśli wynagrodzenie z umowy zlecenia stanowi dla zleceniobiorcy jedyne źródło dochodu- koszty ponoszone przez pracodawcę będą takie same jak w przypadku umowy o pracę.
Wykonawca zlecenia musi zawsze zachować odpowiedni poziom zaangażowania w wykonywaniu zlecenia i być niezależny od zleceniodawcy.
Duża biurokracja (zleceniodawca musi obliczać i pobierać należne składki i podatki).
Brak długoterminowego zaangażowania zleceniobiorcy.
Mniejsza lojalność i zaangażowanie zleceniobiorcy.
Brak pełnych świadczeń socjalnych.

Podsumowanie

Aspekt	Umowa o pracę	Umowa zlecenie
Koszty zatrudnienia	Wysokie (składki ZUS, inne świadczenia)	Niższe (brak pełnych składek ZUS) lub Wysokie
Elastyczność w organizacji pracy	Niska (stałe godziny pracy, BHP, regulacje wewnętrzne)	Wysoka (elastyczność godzin, miejsca pracy)
Ochrona przed rotacją pracowników	Wysoka (stabilność zatrudnienia)	Niska (większa rotacja, brak długoterminowej lojalności)
Obowiązki administracyjne	Duże (np. ewidencja czasu pracy, urlopy, BHP)	Niskie (mniej formalności, brak rozbudowanego BHP)
Zatrudnienie długoterminowe	Wysokie (zatrudnienie na stałe)	Niskie (krótkoterminowe zlecenia)
Łatwość rozwiązania umowy	Trudniejsze (okres wypowiedzenia, uzasadnienie przyczyny)	Łatwiejsze (brak sformalizowanego trybu wypowiedzenia, swoboda stron)
Ochrona przed zwolnieniem	Wysoka (trudniejsze zwolnienie)	Niska (łatwe rozwiązanie umowy)

Wnioski:

Umowa o pracę jest lepsza, jeśli pracodawca szuka stabilności zatrudnienia, długoterminowego zaangażowania pracowników i pełnej ochrony prawnej. Jest to odpowiednia forma dla pracodawców, którzy planują długoterminowe zatrudnienie i inwestowanie w rozwój pracowników.
Umowa zlecenie sprawdzi się w przypadkach, gdy pracodawca potrzebuje elastyczności, niższych kosztów zatrudnienia, a także łatwiejszego rozwiązania umowy. Jest to rozwiązanie odpowiednie dla firm działających w branżach wymagających zmiennego zatrudnienia (np. projekty krótkoterminowe, sezonowe, prace dorywcze).

Chcesz zatrudnić pracownika w twojej firmie i potrzebujesz wzoru umowy o pracę?

Potrzebujesz wzoru umowy o pracę lub wsparcia w innych kwestiach z zakresu prawa pracy? Skontaktuj się z naszymi specjalistami już dziś. Napisz do nas na: info@dudkowiak.com – pomożemy w rozwiązaniu Twoich problemów prawnych.

Ekspert