Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – Przewodnik

Ostatnia aktualizacja: 3.04.2025

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)?

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program długoterminowego oszczędzania dla pracowników, realizowany i współtworzony przez pracowników, pracodawców i państwo, który umożliwia systematyczne gromadzenie oszczędności dla pracownika.

Kto ma obowiązek utworzenia PPK?

Co do zasady każdy pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę ma obowiązek utworzenia pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Od tej zasady istnieją jednak wyjątki – o których mowa będzie poniżej.

Pracodawca musi wybrać instytucję finansową, która oferuje zarządzanie PPK oraz zawrzeć z taką instytucją umowę o zarządzanie PPK, a także zawrzeć w imieniu swoich pracowników umowę o prowadzenie PPK.

Wyboru takiej instytucji należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli nie ma takiej u danego pracodawcy, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych.

Jakie podmioty zwolnione są z obowiązku utworzenia PPK?

Ustawa o PPK przewiduje wyjątki, w których pracodawca nie ma obowiązku utworzenia i prowadzenia PPK. Należą do nich:

1. przedsiębiorca posiadający status mikroprzedsiębiorcy – pod warunkiem, że wszyscy jego pracownicy zrezygnują z przystąpienia do PPK,
2. przedsiębiorca będący osobą fizyczną, który zatrudnia w zakresie niezwiązanym ze swoją działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą,
3. przedsiębiorca prowadzący Pracownicze Programy Emerytalne (PPE), do których przystąpiło co najmniej 25% pracowników, pod warunkiem, że nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia.

Czy pracownik musi przystąpić do PPK?

Dla każdego pracownika udział w PPK jest dobrowolny. Pracownik może w każdej chwili zrezygnować z udziału w PPK. W każdej chwili może też dołączyć do PPK jeśli wcześniej z niego zrezygnował.

Pracodawca ma obowiązek zapisać do programu wszystkich zatrudnionych, którzy pracują na podstawie umów, od których odprowadza się obowiązkowe składki emerytalno-rentowe. Obowiązek ten nie dotyczy pracowników, którzy złożą deklarację o rezygnacji z odprowadzania składek do PPK.

Osobami zatrudnionymi podlegającymi zgłoszeniu do PPK są:

• pracownicy (tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę)
• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych
• osoby fizyczne – wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług
• członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji
• osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Automatyczny zapis do PPK

Wszyscy zatrudnieni, którzy ukończyli 18. i nie ukończyli 55. roku życia są automatycznie zapisywani do PPK przez pracodawcę, chyba, że zrezygnują z tej możliwości i złożą pracodawcy deklarację o rezygnacji. Reguła ta określana jest jako tzw. „autozapis” do PPK.

WAŻNE: Osoby, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia mogą przystąpić do programu PPK wyłącznie na swój wniosek.

Osoby, które ukończyły 70. rok życia nie mają możliwości przystąpienia do PPK.

Ponowny „autozapis”

Pracodawca ma obowiązek co 4 lata ponawiać autozapis. Pracownicy, którzy w dalszym ciągu nie chcą uczestniczyć w PPK muszą wtedy złożyć ponowną deklarację o rezygnacji.

Od czasu wejścia w życie przepisów o PPK pierwszy ponowny autozapis miał miejsce w 2023 roku, kolejny nastąpi w 2027 roku, a następny w 2031 roku.

Przebieg ponownego autozapisu – ważne terminy

• do 28 lutego: Pracodawca informuje osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji z oszczędzania w PPK, o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK począwszy od 1 kwietnia.; 28 lutego to także ostatni dzień obowiązywania złożonej wcześniej deklaracji o rezygnacji.
• w marcu – Pracodawca nalicza i pobiera wpłaty do PPK.
• od 1 do 17 kwietnia – Pracodawca przekazuje te wpłaty do instytucji finansowej.

Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z PPK?

Pracodawca jest zobowiązany do:

1. wyboru instytucji prowadzącej PPK,
2. zawarcia z instytucją finansową umowy o prowadzenie oraz umowy o zarządzanie PPK,
3. przyjęcia deklaracji pracowników o rezygnacji z odprowadzania składek do PPK,
4. informowania pracowników o tzw. auto-zapisie do PPK i konieczności ponownego złożenia deklaracji o rezygnacji z PPK we wskazanym terminie,
5. obliczania i dokonywania terminowych wpłat do PPK.

Umowa o zarządzanie PPK

Pracodawca zawiera umowę o zarządzenie PPK z wybraną instytucją finansową. Umowa musi mieć formę elektroniczną pozwalającą na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku tj. USB, płycie CD lub w pliku PDF przesłanym mailem.

Wyboru instytucji należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej nie ma u danego pracodawcy, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych.

Jeśli na miesiąc przed terminem do zawarcia umowy o zarządzenie PPK pracodawca nie osiągnie porozumienia z reprezentacją pracowników, może sam wybrać instytucję finansową, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK.

Umowa o zarządzenie PPK stanowi ogólne warunki i zasady funkcjonowania PPK u danego pracodawcy. Jest zawierana pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową.

Jak wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK?

Na polskim rynku jest kilkanaście instytucji finansowych oferujących prowadzenie PPK, które zostały wpisane do ewidencji PPK.

Instytucję można wybrać z listy, która znajduje się na oficjalnym portalu poświęconym PPK.

Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze instytucji?

Warto zwrócić uwagę na:

• doświadczenie danej instytucji w prowadzeniu funduszy inwestycyjnych,
• wysokość opłat za zarządzanie funduszem,
• dodatkowe benefity dla pracowników oferowane w ramach prowadzenia PPK,
• dodatkowe usługi ułatwiające korzystanie z PPK (np. aplikacja dla pracowników i pracodawców, dedykowana infolinia czy szkolenia z PPK dla pracowników lub działów HR),
• ilość placówek stacjonarnych,
• wartość aktywów netto ulokowanych w danej instytucji,
• ilość przedsiębiorców, którzy powierzyli prowadzenie PPK danej instytucji.

Umowa o prowadzenie PPK

Pracodawca ma obowiązek podpisać w imieniu swoich pracowników umowę o prowadzenie PPK. Pracodawca zawiera jedną umowę dla wszystkich pracowników.

Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana z tą samą instytucją finansową, z którą zawarto umowę o zarządzanie PPK, przy czym stronami umowy są osoby zatrudnione i instytucja finansowa.

Umowę pracodawca powinien zawrzeć nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy pracownik przed upływem tego terminu złoży deklarację o rezygnacji z przystąpienia do PPK lub gdy jego umowa o pracę zostanie rozwiązana.

Do okresu zatrudnienia wlicza się wcześniejsze okresy zatrudnienia tego pracownika u tego samego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy oraz okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli pracodawca z mocy odrębnych przepisów jest ich następcą prawnym.

Do umowy z instytucją finansową pracodawca dołącza listę pracowników. W przypadku zmian osób uczestniczących w PPK, zmienia się tylko listę pracowników, a sama umowa pozostaje bez zmian.

Umowa o prowadzenie PPK określa szczegółowe warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, w tym warunki dysponowania tymi środkami, warunki rezygnacji z oszczędzania czy informacje o kosztach i opłatach dla uczestnika PPK.

Ile wynoszą wpłaty do PPK?

Program oszczędności gromadzonych w ramach PPK jest finansowany zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika i państwo.

Pracodawca jest zobowiązany do uiszczania wpłat podstawowych do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia, a pracownik w wysokości 2% wynagrodzenia.

Państwo dokłada pracownikom 240 zł rocznie, a w pierwszym roku przystąpienia do PPK uiszcza także opłatę powitalną w wysokości 250 zł.

Pracodawca i pracownik mogą także zadeklarować wpłaty dodatkowe. Pracodawca do wysokości 2,5% wynagrodzenia pracownika, a pracownik do wysokości 2% wynagrodzenia.

Wpłaty do PPK są naliczane i potrącane przez pracodawcę z wynagrodzenia pracownika pozostałego po odprowadzeniu podatków i składek ZUS. Należy je przekazać do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone i pobrane.

Jakie kary grożą pracodawcom za niedopełnienie obowiązków związanych z PPK?

Ustawa o PPK zawiera także przepisy karne, które ustanawiają kary dla pracodawców za niedopełnienie obowiązków nałożonych na nich ustawą.

Pracodawca, który nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzenie PPK w przewidzianym przepisami terminie podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń.

Karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł mogą być obciążeni pracodawcy, którzy:

• nie dopełnili obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym przepisami terminie,
• nie dopełnili obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,
• nie zgłosili wymaganych ustawą o PPK danych lub zgłosili nieprawdziwe dane albo udzielili w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmówili ich udzielenia,
• nie prowadzą dokumentacji związanej z naliczaniem i dokonywaniem wpłat do PPK.

Zrozumienie sposobu funkcjonowania PPK oraz wybór odpowiedniej instytucji często sprawia pracodawcom wiele kłopotów, zwłaszcza w przypadku pracodawców zagranicznych, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność na polskim rynku pracy. Prawnicy z zespołu prawa pracy naszej Kancelarii wspierają zagranicznych pracodawców w procesie zawierania umów z dostawcami PPK i przy realizowaniu obowiązków związanych z PPK.

Na życzenie klientów przygotowujemy także porównania ofert i zestawienia dostawców PPK. W przypadku szczegółowych pytań prosimy o kontakt pod adresem: info@dudkowiak.com

FAQ – Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)