Ostatnia aktualizacja: 23.04.2025

Podróż służbowa

Podróż służbowa – definicja

Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, na polecenie pracodawcy i w celu wykonania określonego zadania.

Regularne wykonywanie obowiązków w różnych lokalizacjach i przemieszczanie się z jednego miejsca do drugiego nie jest uznawane za podróż służbową.

Jaka jest różnica między krajową a zagraniczną podróżą służbową?

Krajowa podróż służbowa odbywa się na terenie kraju, czyli w granicach danego państwa. Obejmuje wyjazdy do różnych miejscowości w kraju, mających na celu wykonywanie zadań służbowych.

Zagraniczna podróż służbowa to podróż służbowa, która odbywa się poza granicami kraju, tj. w innym państwie. Dotyczy wyjazdów do różnych miast poza granicami kraju w celu wykonywania zadań służbowych.

Diety za podróże krajowe są z reguły niższe niż za podróże zagraniczne, które ustala się na podstawie stawek obowiązujących w danym kraju docelowym. Zagraniczne podróże mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami związanymi z transportem międzynarodowym, takimi jak bilety lotnicze, paszporty i wizy.

Oba rodzaje podróży służbowych wiążą się z określonymi zasadami zwrotu kosztów przez pracodawcę, w tym zwrotu kosztów podróży, zakwaterowania, diet i innych wydatków związanych z podróżą.

Uprawnienia pracownika

W przypadku podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracownikowi przysługuje:

• dieta na pokrycie kosztów wyżywienia:
  • • w przypadku podróży krajowych – równowartość zwiększonych kosztów wyżywienia
    • w przypadku podróży zagranicznych – równowartość kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków

• zwrot kosztów:

• • przejazdu samochodem,
  • lokalnego transportu
  • transportu samolotem lub statkiem,
  • noclegu,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, uznanych przez pracodawcę za uzasadnione.

---

Koszty podróży

Pracodawca powinien wybrać dla pracownika środek transportu na podróże krajowe i zagraniczne.

Bilety mogą zostać zakupione bezpośrednio przez pracodawcę lub przez pracownika – wówczas przysługuje mu zwrot poniesionych kosztów.

Dopuszcza się również możliwość uzgodnienia korzystania z prywatnego środka transportu – takiego jak samochód, motocykl lub motorower – zamiast transportu publicznego.

Transport publiczny

Jeśli pracownik podróżuje pociągiem, samolotem, autobusem, innym publicznym środkiem transportu – w celu prawidłowego rozliczenia kosztu wymagane będzie uzyskanie faktury lub biletu od przewoźnika, o ile posiada on wymagane dane.

Transport prywatny

Jeśli pracownik podróżuje samochodem, motocyklem, motorowerem – wyliczenie kosztu następuje na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za kilometr, zgodnie z polskimi przepisami o zwrocie kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

Kwota za kilometr zależy od pojemności silnika pojazdu, którym się porusza się pracownik:

• jeśli samochód ma pojemność silnika poniżej 900 cm3, przebieg wynosi 1 kilometr = 0,89 zł,
• jeśli samochód ma pojemność silnika powyżej 900 cm3, przebieg wynosi 1 kilometr = 1,15 zł,
• jeśli pracownik podróżuje motocyklem, przebieg wynosi 1 kilometr = 0,69 zł,
• jeśli podróżuje motorowerem, przebieg wynosi 1 kilometr = 0,42 zł.

Pracodawca zwraca również inne konieczne i udokumentowane wydatki związane z podróżą. Mogą to być: opłaty za bagaż, płatne drogi i autostrady, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

---

Krajowe podróże służbowe – koszty

Diety

Aktualna stawka za podróż krajową wynosi 45 zł za dobę. Jest to minimalna kwota diety i pracodawca może ustalić wyższą kwotę. Nie w każdym przypadku podróży służbowej pracownikowi należy się dieta. Delegacja krajowa trwająca mniej niż 8 godzin nie pozwala na naliczenie diety. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 50% kwoty, a w pełnej wysokości tylko wtedy, gdy podróż służbowa trwa minimum 12 godzin. W przypadku podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę przysługuje 100% diety, a za niepełną dobę, która rozpoczęła się: 50% diety, jeśli podróż trwała do 8 godzin, 100% diety, jeśli podróż trwała ponad 8 godzin. Pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie podczas delegacji krajowej, dieta nie przysługuje. Kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że: śniadanie – 25% diety obiad – 50% diety kolacja – 25% diety Jeżeli pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, dietę pomniejsza się odpowiednio jak w ust. 1, 2, 3.

Zakwaterowanie

Pracodawca zwraca pracownikowi udokumentowane koszty noclegu w hotelu. Koszt jednego noclegu w hotelu powinien wynosić maksymalnie 900 zł (20 x dieta). Jeżeli pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety.

---

Zagraniczne podróże służbowe – koszty

Diety	Jeżeli pracodawca nie uregulował wysokości diety z tytułu podróży zagranicznej, powinien stosować stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2302). Wysokość diety z tytułu podróży zagranicznej zależy od kraju, do którego pracownik się udaje. Np. w przypadku podróży do Niemiec dieta wynosi 49 EUR, na Ukrainę 41 EUR, a do Wielkiej Brytanii 45 GBP. Pracodawca może uregulować wyższą kwotę diety we własnych przepisach wewnętrznych, ale musi pamiętać, że minimalna kwota diety z tytułu podróży zagranicznej nie może być niższa niż kwota diety z tytułu podróży krajowej. Sposób rozliczania diet w przypadku podróży zagranicznej został opisany w rozporządzeniu i przedstawia się następująco: za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2. za niepełną dobę podróży zagranicznej: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości Dieta przysługuje według stawki właściwej dla państwa docelowego. W przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pracodawca może określić więcej niż jedno państwo docelowe. Dieta podczas podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne pełne wyżywienie podczas podróży zagranicznej, przysługuje 25% diety. Kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że: śniadanie – 15% diety obiad – 30% diety kolacja – 30% diety W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewnione jest wyżywienie, dietę pomniejsza się odpowiednio jak w pkt 1, 2, 3.
Zakwaterowanie	Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla kraju w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30.06.2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg określonego w rozporządzeniu. Pracodawca nie zwraca kosztów noclegu, jeśli sam zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg lub robi to zagraniczny kontrahent.
Ryczałt na dojazdy	Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje ryczałt na dojazdy: ryczałt w wysokości jednej diety za dojazd z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego, ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej – na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jeśli pracownik podróżuje samochodem, ryczałty na dojazdy nie przysługują.
Czas podróży	Obliczanie czasu podróży zagranicznej zależy od środka transportu: lądowy – od momentu przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do momentu jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju, lotniczy – od momentu startu samolotu za granicą z ostatniego lotniska w kraju do momentu wylądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, morski – od momentu wyjścia statku z ostatniego portu w Polsce do momentu wejścia statku do pierwszego portu w Polsce
Zaliczka	Pracownik powinien otrzymać od pracodawcy zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Podstawą wypłaty zaliczki powinna być wstępna kalkulacja kosztów. Zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej obowiązującej w kraju docelowym. Za zgodą pracownika zaliczka może być jednak wypłacona w walucie polskiej, w kwocie stanowiącej równowartość należnej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych ustalonego przez Narodowy Bank Polski na dzień wypłaty zaliczki. Pracodawca musi pamiętać o rozliczeniu pozostałych kosztów w walucie, w której została wypłacona zaliczka, według średniego kursu obowiązującego w dniu wypłaty. Następnie po powrocie pracownik powinien obliczyć rzeczywisty koszt podróży i rozliczyć różnicę z pracodawcą. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej musi nastąpić do 14 dni po jej zakończeniu.

---

 Inne koszty podróży służbowej

Pracownik może otrzymać zwrot kosztów związanych z transportem lotniczym bagażu osobistego do 30 kg, ale tylko wtedy, gdy podróż trwa dłużej niż 30 dni lub gdy krajem docelowym jest kraj pozaeuropejski.

Możliwy jest również zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem oraz zakupem podstawowych leków. W przypadku śmierci pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

---

Odmowa pracownika udania się w podróż służbową

Co do zasady pracodawca nie musi zastrzegać w umowie o pracę, że pracownik będzie musiał udać się w podróż służbową.

Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy.

Polecenie wyjazdu służbowego jest poleceniem pracodawcy i pracownik ma obowiązek je wykonać.

Co do zasady, pracownik nie może odmówić wykonania polecenia pracodawcy dotyczącego udziału w podróży służbowej. Może to zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracownika wynikających z Kodeksu pracy.

Jeśli to zrobi, pracodawca ma prawo nałożyć na niego karę dyscyplinarną, a nawet rozwiązać umowę o pracę z jego winy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie mają tu znaczenia plany wypoczynkowe pracownika, jego codzienna aktywność po godzinach pracy itp. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły.

Kto może odmówić polecenia wyjazdu służbowego?

Niektórzy pracownicy mogą odmówić wyjazdu w podróż służbową bez naruszenia swoich obowiązków i narażania się na negatywne konsekwencje:

• pracownik niepełnosprawny o obniżonej sprawności ruchowej – jeśli samodzielne poruszanie się stanowi dla niego problem ze względu na stan zdrowia, może odmówić delegacji i nie poniesie z tego tytułu konsekwencji,
• pracownica w ciąży – może udać się w podróż służbową, ale tylko jeśli wyraziła na to zgodę; odmowa nie będzie stanowiła naruszenia jej obowiązków,
• pracownik wychowujący dziecko do lat 8 – może udać się w podróż służbową, ale pracodawca powinien uzyskać od niego zgodę na udział w takim wyjeździe. Jego odmowa nie stanowi natomiast naruszenia obowiązków pracowniczych. Może się również zdarzyć, że pracownik zwykle bierze udział w podróżach służbowych, ale odmawia wyjazdu w jedną konkretną podróż, ponieważ nie jest w stanie zorganizować opieki nad dzieckiem.

Należy przy tym pamiętać, że jeśli dzieckiem opiekuje się dwoje rodziców, to tylko jedno z nich może odmówić udziału w podróży służbowej ze względu na tę opiekę.

Drugie natomiast jest zobowiązane do stosowania się do poleceń pracodawcy. Nawet jeśli małżonkowie są zatrudnieni w dwóch różnych zakładach pracy, mogą one między sobą zweryfikować, czy prawo do odmowy wyjazdu w podróż służbową zostało już wykorzystane przez któregoś z rodziców.

Odmowa wyjazdu służbowego może być również uzasadniona tzw. zasadami współżycia społecznego lub stanem zdrowia. Pracownik może np. opiekować się starszymi rodzicami, którzy wymagają jego stałej pomocy i na tej podstawie odmówić wyjazdu. Pracodawca powinien uwzględnić taką odmowę z uwagi na sytuację rodzinną pracownika.

Należy również pamiętać, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie zakwaterowanie, wyżywienie oraz zwrot kosztów podróży.

Nieuzasadniona odmowa wyjazdu w podróż służbową może zostać uznana za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, na podstawie którego pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia (rozwiązanie dyscyplinarne).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat podróży służbowych i diet, skontaktuj się z nami: info@dudkowiak.com

---

FAQ – Podróż służbowa