Podatki i składki pracownicze w Polsce

Ostatnia aktualizacja: 09.10.2025

Podatki i składki pracownicze w Polsce

Decydując się na zatrudnienie pracownika w Polsce zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą być świadomi, że spoczywa na nich obowiązek obliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, a także zaliczek na podatek dochodowy.

Koszty tych składek i wysokość podatku dochodowego ponoszą zarówno pracodawca i pracownik – w różnej wysokości, w różnej wysokości, w zależności od rodzaju zatrudnienia, np. tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

---

Składki na ubezpieczenia społeczne

Pracodawca ma obowiązek co miesiąc obliczyć i odprowadzić należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za pracownika.

Część składek jest odprowadzana z wynagrodzenia brutto pracownika, więc ich ciężar spoczywa na pracowniku. Druga część składek jest dodatkowo odprowadzana przez pracodawcę, co oznacza, że pracodawca niejako „dokłada” do kwoty brutto ustalonej w umowie.

Koszty ponoszone przez pracownika pomniejszają wynagrodzenie brutto i po ich odjęciu powstaje wynagrodzenie netto, które jest wypłacane pracownikowi „na rękę”. Poniższa tabela przedstawia jakie składki i w jakiej wysokości ponoszą pracownik i pracodawca. Przychód powstaje w momencie, gdy wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

	% składki ponoszony przez Pracownika	% składki ponoszony przez Pracodawcę	Łączny % składek
składka emerytalna	9,76%	9,76 %	19,52 %
składka rentowa	1,50%	6,50 %	8 %
składka chorobowa	2,45%	–	2,45 %
Składka wypadkowa	–	od 0,67 do 3,33 %	od 0,67 do 3,33 %
składka zdrowotna	9%	–	9 %
PPK	2%	1,50 %	3,50 %
Składka na Fundusz Pracy (FP)	–	2,45 %	2,45 %
Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)	–	0,10 %	0,10 %

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana wyłącznie przez pracownika. Jednak to pracodawca jest zobowiązany ją obliczyć, pobrać z wynagrodzenia brutto i odprowadzić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w imieniu pracownika.

Pracownicze plany kapitałowe (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program długoterminowego oszczędzania dla pracowników, współtworzony przez pracowników, pracodawców i państwo, który umożliwia systematyczne gromadzenie oszczędności dla pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany wybrać podmiot zewnętrzny, który będzie gromadził środki zaoszczędzone przez pracownika w ramach PPK.

Pracodawca jest zobowiązany do uiszczania wpłat podstawowych do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia, a pracownik w wysokości 2% wynagrodzenia.

Państwo dopłaca pracownikom 240 zł rocznie, a w pierwszym roku przystąpienia do PPK uiszcza także opłatę powitalną w wysokości 250 zł.

Pracodawca i pracownik mogą także zadeklarować wpłaty dodatkowe. Pracodawca do wysokości 2,5% wynagrodzenia pracownika, a pracownik do wysokości 2% wynagrodzenia.

Wpłaty do PPK mają miesięczną formę i są naliczane i potrącane przez pracodawcę z wynagrodzenia pracownika, po opodatkowaniu i oskładkowaniu, w terminie wypłaty wynagrodzenia oraz przekazywane do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone i pobrane.

Podatki pracownicze w Polsce

Pracownicy będący rezydentami Polski, a więc osoby przebywające w Polsce powyżej 183 dni w ciągu roku lub/i posiadające na terytorium Polski centrum swoich interesów osobistych i gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mają nieograniczony obowiązek podatkowy.

Oznacza to, że podatnik podlegaja w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości jego dochodów bez względu na miejsce źródła przychodów (zatem dochody osiągnięte w innym państwie niż Polska będą mogły podlegać opodatkowaniu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Ograniczony obowiązek podatkowy mają natomiast osoby fizyczne, które nie mają miejsca zamieszkania w Polsce, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów z pracy wykonywanej w Polsce na podstawie stosunku służbowego lub stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia, oraz innych dochodów osiąganych w Polsce.

Podatnik i płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT)

Przepisy prawa definiują, kto jest podatnikiem a kto jest płatnikiem podatków lub składek. Zgodnie z art. 7 § 1 Ustawy Ordynacja Podatkowa podatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca z mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Płatnik jest zatem pośrednikiem między podatnikiem a urzędem skarbowym. W stosunku zatrudnienia podatnikiem jest pracownik, a płatnikiem składek jest pracodawca.

Pracodawca regularnie wylicza, pobiera i odprowadza zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek dochodowy za swoich pracowników do urzędu skarbowego. Pracodawca rozlicza zatem nie tylko własny podatek dochodowy, ale również rozlicza podatki odprowadzane za swoich pracowników.

---

Ile wynosi zaliczka na podatek dochodowy?

Obliczając wysokość zaliczki na podatek dochodowy pracodawca musi określić kwotę przychodów pracownika w danym miesiącu (podstawa opodatkowania), a następnie odjąć koszty uzyskania przychodów (250,00 zł lub 300,00 zł) oraz składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w tym miesiącu z wynagrodzenia pracownika.

Od tak ustalonej podstawy opodatkowania (zaokrąglonej do pełnych złotych) pracodawca oblicza kwotę zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej:

• 12 % jeśli dochód pracownika nie przekracza 120.000,00 zł,
• 32 % po przekroczeniu 120.000,00 zł.

Obliczoną kwotę pomniejsza się dodatkowo o kwotę zmniejszającą podatek (300,00 zł, 150,00 zł lub 100,00 zł) i zaokrągla do pełnych złotych.

Pracodawca ma obowiązek odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy do urzędu skarbowego do 20. dnia każdego miesiąca.

Jeśli nadal zastanawiasz się jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, zachęcamy do skorzystania z naszego kalkulatora podatkowgo.

---

Kto nie płaci zaliczki na PIT?

Istnieją wyjątki, w których zaliczka na podatek dochodowy nie jest pobierana. Te wyjątki dotyczą osób korzystających ze zwolnienia z PIT do kwoty 85.528,00 zł. Są to

• osoby młode, studenci do 26 roku życia,
• osoby, które przeniosły na terytorium Polski swoje miejsce zamieszkania po co najmniej 3-letnim zamieszkiwaniu i pracy za granicą,
• osoby sprawujące władzę rodzicielską lub pełniące funkcję opiekuna prawnego w stosunku do co najmniej 4 dzieci,
• osoby, które są aktywne zawodowo, pomimo że osiągnęły wiek emerytalny i zrezygnowały z pobierania emerytury mimo nabycia do niej prawa.

---

Skutki nieopłacenia zaliczki na PIT

Ordynacja podatkowa stanowi, że przedsiębiorcy będący płatnikami składek odpowiadają zarówno za podatek niepobrany, jak i za podatek pobrany, a niewpłacony. Pracodawca, który nie pobrał lub nie wpłacił należnej zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego, odpowiada za te należności całym swoim majątkiem.

Ponadto działania takie są uznane za czyny zabronione i podlegają odpowiedzialności karnej skarbowej.

Wyjątkiem od tych przepisów jest sytuacja, kiedy podatek nie został pobrany z winy podatnika, a nie płatnika. W takich okolicznościach organ podatkowy wydaje decyzję o odpowiedzialności podatnika.

Płatnik, który nie dokonuje terminowej wpłaty zaliczek na podatek dochodowy właściwemu organowi podatkowemu, podlega karze grzywny równej 720 stawek dziennych lub karze pozbawienia wolności do lat 3, a w skrajnych przypadkach może podlegać obu tym karom jednocześnie.

Natomiast w sytuacji, kiedy pracodawca w ogóle nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy lub pobiera je w wysokości mniejszej, niż powinien, grozi mu kara grzywny do 720 stawek dziennych lub kara do 2 lat pozbawienia wolności.

Jeśli przed rozpoczęciem postępowania płatnik dokona wpłaty całości należnego podatku dochodowego do właściwego organu podatkowego, wówczas wyżej wymienione kary nie zostaną w jego przypadku zastosowane.

Będąc pracodawcą musisz pamiętać o terminowym odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy za pracowników, aby uniknąć powyższych konsekwencji.

Podatek solidarnościowy

Wszyscy polscy rezydenci zarabiający powyżej 1 miliona zł podlegają podatkowi solidarnościowemu w wysokości 4% od nadwyżki.

---

Ulgi podatkowe na 2024 i 2025 rok

Poniższa tabela przedstawia, z jakich ulg podatkowy będą mogli skorzystać pracownicy, rozliczając podatek dochodowy za 2024 i 2025 rok.

Ulga	Opis	Rok 2024	Rok 2025
Ulga dla młodych	Zwolnienie z PIT dla osób do 26. roku życia, których roczny dochód nie przekracza 85 528 zł.	Tak	Tak
Ulga na dzieci	Odliczenie od podatku dla rodziców wychowujących dzieci, w zależności od liczby dzieci i dochodów (1.112,04 zł na 1 i 2 dziecko, 2.000,04 zł na 3 dziecko i 2.700,00 na 4 i kolejne dziecko).	Tak	Tak
Ulga rehabilitacyjna	Odliczenie wydatków związanych z rehabilitacją oraz zakupem sprzętu rehabilitacyjnego przez osoby z niepełnosprawnością.	Tak	Tak
Ulga na Internet	Odliczenie wydatków na użytkowanie Internetu w miejscu zamieszkania.	Tak	Tak
Ulga termomodernizacyjna	Odliczenie wydatków na poprawę efektywności energetycznej budynku mieszkalnego.	Tak	Tak
Ulga na darowizny	Odliczenie darowizn przekazanych na cele pożytku publicznego, religijne lub krwiodawstwa.	Tak	Tak
Ulga na IKZE	Odliczenie składek wpłaconych na Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego (IKZE).	Tak	Tak
Ulga na robotyzację	Odliczenie wydatków na zakup nowych środków trwałych związanych z robotyzacją procesów produkcyjnych.	Tak	Tak
Ulga dla pracujących seniorów	Ulga podatkowa dla osób powyżej 60. roku życia, które kontynuują pracę zawodową.	Tak	Tak
Ulga na powrót	Zwolnienie z PIT przez 4 lata dla osób wracających do Polski po co najmniej 3-letnim pobycie za granicą.	Tak	Tak

Dodatkowo, pracownik może rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub z dzieckiem, co również dla wielu podatników może okazać się bardzo korzystne.

---

Wspólne rozliczenie z małżonkiem:

Warunki:

• Małżonkowie muszą być w związku małżeńskim przez cały rok podatkowy, za który składają zeznanie.
• Oboje muszą mieć dochody, z których podlegają opodatkowaniu.
• Oboje małżonkowie muszą rozliczać się na zasadach ogólnych (według skali podatkowej).

Korzyści:

• Wspólne rozliczenie pozwala na połączenie dochodów małżonków i podzielenie ich przez dwa, co często prowadzi do obniżenia wysokości podatku, szczególnie gdy jeden z małżonków zarabia mniej lub nie osiąga dochodów.

Ograniczenia:

• Wspólne rozliczenie nie jest możliwe, jeśli jeden z małżonków jest np. zwolniony z podatku dochodowego (np. korzysta z ulgi dla młodych) lub opodatkowany w inny sposób (np. ryczałt).

W przypadku małżonków wspólne rozliczenie podatkowe może być bardzo korzystne, ponieważ pozwala na obniżenie całkowitego zobowiązania podatkowego.

---

Wspólne rozliczenie z dzieckiem (ulga na dzieci):

• Rodzice mogą skorzystać z ulgi na dzieci, odliczając część podatku dochodowego. Ulga przysługuje, jeśli dziecko spełnia określone warunki (np. wiek, status studenta).
• Możliwość wspólnego rozliczenia się z dzieckiem dotyczy przypadków, gdy rodzic ma prawo do ulgi na dzieci.

---

Koszty zatrudnienia – odliczenia

Pracodawca może odliczyć od podatku dochodowego różne koszty związane z zatrudnieniem pracowników. Oto niektóre z nich:

Wynagrodzenia pracowników

• Wynagrodzenia wypłacane pracownikom (pensje, bonusy, dodatki) stanowią koszty uzyskania przychodu.
• Kosztem jest również zapłacona część wynagrodzenia za czas choroby lub urlopu.

Składki na ubezpieczenia społeczne

• Pracodawca ponosi obowiązek opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, wypadkowe i Fundusz Pracy za pracowników.
• Te składki są kosztem uzyskania przychodu, więc pracodawca może je odliczyć.

Koszty szkoleń i kursów

• Koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji pracowników, np. opłacenie kursów, szkoleń zawodowych, które służą poprawie umiejętności zawodowych pracowników.
• Można odliczyć również koszty nauki pracowników w przypadku studiów wyższych lub podyplomowych, jeżeli mają one na celu rozwój zawodowy.

Koszty zakupu odzieży roboczej i sprzętu

• Pracodawca może odliczyć wydatki na zakup odzieży roboczej, ochronnej lub specjalistycznego sprzętu (np. narzędzi czy komputerów), który jest niezbędny do wykonywania pracy.

Koszty transportu

• Koszty związane z transportem pracowników (np. dojazdy do miejsca pracy w innej miejscowości, koszty podróży służbowych) mogą być odliczane, jeśli są one związane bezpośrednio z wykonywaną pracą.

Koszty świadczeń pracowniczych

• Koszty świadczeń na rzecz pracowników, takie jak posiłki w pracy, fundusz socjalny, karty sportowe, ubezpieczenia grupowe, mogą również stanowić koszty uzyskania przychodu.

Nieodpłatne świadczenia oraz świadczenia częściowo odpłatne stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu.

Koszty rekrutacji

• Koszty związane z procesem rekrutacji, takie jak ogłoszenia o pracy, opłaty za usługi agencji rekrutacyjnych, mogą być odliczane od przychodu.

Koszty związane z wyposażeniem stanowisk pracy

• Pracodawca może odliczyć koszty związane z wyposażeniem stanowisk pracy pracowników, takie jak zakup mebli, sprzętu komputerowego, oprogramowania niezbędnego do wykonywania pracy.

Koszty obsługi kadrowo-płacowej

• Koszty związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej (np. opłacenie usług biura rachunkowego lub specjalistów ds. HR) są również kosztami uzyskania przychodu.

Koszty związane z pracą zdalną

• W przypadku, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną, pracodawca może odliczyć wydatki związane z zapewnieniem odpowiednich warunków do pracy zdalnej, takie jak zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz pokrycie kosztów komunikacji (np. Internetu).

Wydatki na BHP i ubezpieczenia

• Koszty związane z zapewnieniem warunków pracy zgodnych z przepisami BHP oraz wydatki na ubezpieczenia zdrowotne i wypadkowe dla pracowników.
• Te koszty stanowią ważny element w zarządzaniu podatkami przez pracodawców, ponieważ mogą znacznie obniżyć zobowiązania podatkowe. Ważne jest, aby te wydatki były odpowiednio udokumentowane, aby mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.

---

Zeznanie roczne i obowiązki informacyjne pracodawcy

Po zakończeniu roku podatkowego pracownik składa zeznanie roczne w odpowiednim formularzu PIT, wykazując swoje dochody z różnych źródeł, w tym z umowy o pracę, z tytułu umowy zlecenia czy działalności gospodarczej.

Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi imienne informacje o pobranych zaliczkach oraz odpowiednie oświadczenie o dochodach do końca lutego następnego roku podatkowego.

---

Podsumowanie

Będąc pracodawcą w Polsce musisz przestrzegać nie tylko obowiązków wynikających z prawa pracy, ale także obowiązków nałożonych przez ustawy podatkowe oraz ustawy o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnym.

Powyższe obowiązki polegają na obliczaniu i przekazywaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i Fundusz Pracy, a także składki zdrowotnej.

Pracodawca musi pamiętać o regularnym i terminowym wywiązywaniu się z tych obowiązków, aby uniknąć kar finansowych. Pracodawca powinien także pamiętać o konieczności składania odpowiednich deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o podatkach i składkach od umów o pracę w Polsce lub potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi kadrowej i księgowej, skontaktuj się z nami: info@dudkowiak.com.

---

FAQ: Podatki i składki pracownicze