Sprawdź jak zatrudnić pracownika w Polsce

Ostatnia aktualizacja: 29.09.2024

Prawa i obowiązki pracodawców i pracowników w Polsce są kompleksowo uregulowane w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Ustawa składa się z 15 rozdziałów, szczegółowo reguluje szereg aspektów, w tym godziny pracy, płacę minimalną, świadczenia, urlopy, zażalenia, BHP itp.

Co ciekawe – polskie prawo pracy nie reguluje procesu rekrutacji, treści ogłoszeń o pracę ani procesu zatrudniania krok po kroku. W konsekwencji potencjalny pracodawca zatrudniając pracownika w Polsce musi kierować się pojedynczymi, incydentalnymi regulacjami rozproszonymi po różnych aktach prawnych.

Niniejszy przewodnik konsoliduje i prowadzi pracodawców przez proces zatrudniania pracowników w Polsce.

Proces zatrudniania pracowników w Polsce. Jak zatrudnić pracownika zgodnie z prawem?

Chociaż polski Kodeks pracy nie zawiera konkretnych wytycznych dotyczących procesu zatrudniania pracowników, nie oznacza to, że nie istnieją żadne zasady zatrudniania pracowników w Polsce. Oczywiście, jeśli chcesz, możesz skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej.

Musisz jednak przestrzegać wymogów prawnych:

• w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów, oraz
• przestrzegać zasad równego traktowania (niedyskryminacji).

---

Jak zapewnić równe traktowanie w rekrutacji i ogłoszeniach o pracę w Polsce?

Treść ogłoszenia i wybór kandydatów do pracy w Polsce muszą opierać się na obiektywnych kryteriach.

Pracodawca powinien powstrzymać się od stosowania kryteriów opartych na płci, wieku, religii, przekonaniach politycznych lub niepełnosprawności. Ponieważ kryteria te nie są związane z pracą, nie mogą być brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.

Zasada równego traktowania kandydatów do pracy na gruncie polskiego prawa pracy nie ma charakteru bezwzględnego. Pracodawca może wskazać w ogłoszeniu o pracę określone kryterium, jeżeli uzasadni jego znaczenie dla rodzaju wykonywanej pracy.

W takim przypadku, jako pracodawca, musisz wykazać obiektywne powody, dla których zastosowałeś określone kryterium wyboru pracownika. Dotyczy to sytuacji, w których kryterium może zostać uznane za dyskryminujące.

Dopuszczalne jest zatem różnicowanie kandydatów do pracy ze względu na rodzaj pracy, warunki jej wykonywania czy wymagania zawodowe.

Jak zapewnić ochronę danych osobowych kandydatów do pracy w Polsce?

Zakres danych, które zgodnie z prawem pracy w Polsce można pozyskać od kandydata jest bardzo ograniczony. Zasadniczo, patrząc z perspektywy pracodawcy, możemy wyróżnić trzy kategorie danych:

• informacje, których pracodawca ma prawo żądać od kandydata,
• informacje, których pracodawca może żądać, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania określonej pracy, oraz
• inne niż wyżej wymienione dane osobowe.

Jakich informacji może żądać pracodawca od pracownika w Polsce?

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata następujących informacji:

1. imię i nazwisko,
2. data urodzenia,
3. dane kontaktowe (do wyboru przez kandydata: e-mail, numer telefonu i/lub adres).

Ponadto, jeżeli wymaga tego rodzaj pracy lub konkretne stanowisko pracy, zgodnie z przepisami pracodawca może zażądać od kandydata podania informacji dotyczących:

1. wykształcenia,
2. doświadczenia zawodowego, i
3. historii zatrudnienia.

Jakich informacji pracodawca nie może żądać od pracownika w Polsce?

Inne dane osobowe kandydatów mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo lub na podstawie zgody kandydata. Brak zgody lub jej wycofanie nie może jednak powodować w stosunku do kandydata żadnych negatywnych skutków.

Jeśli informacje są uważane za „dane wrażliwe ” zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO (takie jak religia, poglądy polityczne, orientacja seksualna, zdrowie itp.), pracodawca nie może prosić o zgodę na ich uzyskanie. Kandydat może jednak samodzielnie udostępnić pracodawcy tego rodzaju informacje, wyłącznie na zasadzie dobrowolności.

Według ogólnej zasady, pracodawcy w Polsce powinni uzyskiwać informacje wymagane w procesie rekrutacji bezpośrednio od kandydatów, nie zaś poprzez jakiekolwiek inne źródła. Pracodawca może zażądać potwierdzenia określonych informacji poprzez okazanie odpowiednich dokumentów (certyfikatów, dyplomów itp.).

Weryfikacja przeszłości kandydatów w Polsce

Zgodnie z prawem pracy w Polsce obowiązują następujące ograniczenia dotyczące sprawdzania przeszłości kandydatów do pracy:

Historia zatrudnienia

Pracodawcy w Polsce mogą kontaktować się z poprzednimi pracodawcami kandydatów jedynie na podstawie zgody kandydata i wyłącznie w celu potwierdzenia danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych (CV, referencje). Niedozwolone jest pozyskiwanie innych informacji na temat kandydata.

Media społecznościowe kandydatów i rejestry publiczne

Tak zwane „profesjonalne” profile w mediach społecznościowych (np. LinkedIn) lub dane dostępne w publicznych rejestrach dostępnych online (np. KRS, rejestr przedsiębiorców) mogą być weryfikowane w procesie rekrutacji, o ile kandydaci zostaną o tym wcześniej poinformowani i wyrażą na to zgodę.

Niewskazane jest uwzględnianie w procesie rekrutacji prywatnych kont np. na Facebooku lub obecności innych kandydatów w mediach.

Testy psychologiczne

Jeśli nie jest to wymagane przez prawo, takie testy mogą być przeprowadzane wyłącznie na podstawie zgody kandydatów (którą kandydat może wycofać w dowolnym momencie bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji), jeśli jest to uzasadnione stanowiskiem pracy i nie ujawnia żadnych „danych wrażliwych” (takich jak zdrowie psychiczne).

Edukacja kandydatów

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (polski organ nadzorczy, zgodnie z RODO) stwierdził, że pracodawcy w Polsce nie mogą kontaktować się z uczelniami wyższymi w celu potwierdzenia wykształcenia kandydata.

Zamiast tego wystarczającym dowodem powinny być dyplomy i certyfikaty.

Zaświadczenia o niekaralności kandydatów

Pracodawcy mogą wymagać zaświadczeń o niekaralności od kandydatów do pracy tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa dotyczące pracy na określonym stanowisku.

Przykładowo, nauczyciele, celnicy, wybrani pracodawcy z sektora finansowego oraz pracodawcy świadczący usługi na rzecz takich podmiotów są zobowiązani do dostarczenia pracodawcy zaświadczenia z sądu o niekaralności (lub pracodawcy mogą je uzyskać bezpośrednio z rejestru sądowego).

Niedozwolone jest pozyskiwanie danych o karalności kandydatów na podstawie zgody kandydata lub z jego inicjatywy, nawet jeśli zgoda kandydata miała charakter dobrowolny.

Powyższe ograniczenia w zakresie sprawdzania przeszłości zawodowej dotyczą wyłącznie kandydatów zatrudnionych na podstawie umowy o pracę regulowanej przepisami Kodeksu pracy. Kandydaci zatrudnieni na podstawie umowy B2B lub innych umów cywilnoprawnych nie są objęci tożsamymi restrykcjami i mogą być sprawdzani w szerszym zakresie, w tym również pod kątem niekaralności.

Każdorazowo kryterium pracodawcy powinna być ocena czy uzyskanie określonych danych lub informacji w trakcie weryfikacji kandydata jest uzasadnione i niezbędne do wyboru osoby na dane stanowisko.

---

Jakie są etapy procesu rekrutacji w Polsce?

Proces zatrudniania w Polsce składa się z następujących etapów:

1. Przygotowanie i zamieszczenie ogłoszenia.
2. Przegląd aplikacji (CV) i selekcja kandydata.
3. Przygotowanie umowy o pracę.
4. Podpisanie umowy o pracę.
5. Podpisanie obowiązkowych dokumentów zatrudnienia.
6. Podpisanie opcjonalnych dokumentów zatrudnienia.
7. Otwarcie akt pracowniczych.
8. Obowiązkowe badania lekarskie pracowników.
9. Obowiązkowe szkolenie BHP.
10. Rejestracja pracownika w ZUS.
11. Zgłoszenie do PPK.

---

Proces zatrudniania pracowników w Polsce

Krok 1 – Sporządzenie i zamieszczenie ogłoszenia

Pracodawca może pozyskiwać kandydatów do pracy na określone stanowisko w różny sposób. Najpopularniejszym z nich jest sporządzenie i umieszczenie ogłoszenia na portalach służących do poszukiwania pracy. Mogą to być portale ogólnokrajowe takiej jak np. Pracuj.pl lub portale o określonej specalizacji – np. portale dedykowane rekrutowaniu w branży IT (np. nofluffjobs, bulldogjob). Narzędziem rekrutacji, którego popularność w Polsce stale rośnie jest portal LinkedIn, na którym coraz więcej pracodawców publikuje swoje oferty.

Polskie prawo pracy nie zawiera regulacji odnoszących się do tego co powinno zawierać ogłoszenie o pracę, a pracodawcy mają swobodę w jego formułowaniu. Jak zostało wspomniane wyżej – najważniejszym aspektem o którym powinni pamiętać pracodawcy jest brak stosowania dyskryminujących kryteriów (np. określanie wieku kandydata w ogłoszeniu). Charakterystyka ogłoszeń często może być ściśle powiązana z daną branżą, np. w branży IT typowym jest podawanie możliwego wynagrodzenia (z reguły w formie zakresu, nie zaś konkretnej kwoty).

Krok 2 – Przegląd aplikacji (CV) i selekcja kandydata

Podobnie jak w przypadku zamieszczania ogłoszenia zarówno przegląd CV jak i selekcja kandydata wymagają od pracodawcy stosowania obiektywnych kryteriów. Odrzucenie kandydata z uwagi na kryterium dyskryminujące jest niedozwolone, chyba, że pracodawca jest w stanie udowodnić iż z uwagi na dane stanowisko jest to kryterium niezbędne (np. sprawność fizyczna i wzrokowa wymagana na stanowisku pilota).

Pracodawcy mogą stosować nowoczesne narzędzia przy przeglądzie CV, coraz popularniejsze staje się stosowanie AI w celu wyłonienia najlepszych kandydatów – każdorazowo powinni jednak pamiętać o zachowaniu odpowiednich, niedyskryminujących kryteriów rekrutacji. Stosowane narzędzia powinny także zapewniać odpowiednią ochronę danych osobowych.

Krok 3 – Przygotowanie umowy o pracę w Polsce

Pierwszym krokiem procesu onboardingu w Polsce jest przygotowanie umowy o pracę dla przyszłego pracownika, zgodnej z prawem pracy. Ważne, aby pamiętać:

• Umowa o pracę musi być sporządzona na piśmie. Ustne porozumienia są ważne, o ile kluczowe warunki zatrudnienia zostaną potwierdzone na piśmie przed rozpoczęciem zatrudnienia.
• Umowa o pracę musi być sporządzona w języku polskim. Dozwolona jest również wersja dwujęzyczna (polski i inny język), która jest często stosowana, gdy umowa zawierana jest z osobą niebędącą obywatelem polskim.

Krok 4 – Podpisanie polskiej umowy o pracę

Jak wspomniano w poprzedniej sekcji, umowa o pracę musi zasadniczo mieć formę pisemną. W Polsce „na piśmie” oznacza wyłącznie odręczny podpis na dokumencie papierowym.

Istnieje jednak wyjątek od tej zasady: podpis może być złożony w specjalnej formie elektronicznej tj. w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zgodnego z rozporządzeniem eIDAS).

Podstawową wadą formatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest konieczność posiadania takiego podpisu przez obie strony, co w przypadku pracowników jest rzadkością. Zwykłe podpisy elektroniczne dostarczane przez wielu światowych dostawców są niedopuszczalne.

W związku z tym umowa o pracę podpisana zwykłym podpisem „DocuSign” (lub innym rodzajem zwykłego podpisu elektronicznego) lub podpisana przez jedną stronę i wysłana jako skan pocztą elektroniczną do drugiej strony nie zostanie uznana za zawartą w obowiązkowej formie pisemnej.

Umowy o pracę muszą być sporządzone w formie pisemnej i podpisane przez obie strony.

Krok 5 – Podpisanie obowiązkowych dokumentów zatrudnienia

Do obowiązkowych dokumentów, które otrzymuje każdy nowy pracownik w Polsce należą:

1. Umowa o pracę: wzór umowy o pracę znajdziesz tutaj.
2. Kwestionariusz dla pracowników: który zawiera dane osobowe i informacje. Należy go wypełnić po zawarciu umowy o pracę. Podczas procesu rekrutacji kwestionariusz dla kandydata jest wypełniany jako osobny dokument.
3. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych: dokument obowiązkowy zgodnie z europejskim ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych pracowników, celach oraz podstawie prawnej przetwarzania danych.
4. Klauzula informacyjna o warunkach pracy jest wymagana przez art. 29 Kodeksu pracy.
5. Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem Wewnętrznym i Regulaminem BHP: Podpisując niniejsze oświadczenie Pracownik oświadcza, że Pracodawca poinformował go o warunkach zatrudnienia (w tym regulaminie pracy i wynagradzania), czasie pracy lub elastycznym systemie czasu pracy, regulaminie, zakresie zachowania poufności, przepisach BHP i przeciwpożarowych.
6. Informacje o systemach czasu pracy obowiązujących w miejscu pracy: Jeżeli układ zbiorowy pracy nie obejmuje pracodawcy lub nie jest on zobowiązany do wydania regulaminu pracy (tj. zatrudnia mniej niż 50 pracowników na podstawie umów o pracę), systemy i rozkłady czasu pracy oraz obowiązujące okresy rozliczeniowe czasu pracy określa się w obwieszczeniu pracodawcy.
7. W przypadku pracowników zdalnych wymagane jest oświadczenie o posiadaniu pomieszczeń i warunków technicznych umożliwiających pracę zdalną oraz o zapewnieniu przez pracownika bezpiecznych i higienicznych warunków na stanowisku pracy zdalnej.

Krok 6 – Podpisanie opcjonalnych dokumentów zatrudnienia

Pracodawca w Polsce może zdecydować się na zawarcie kilku opcjonalnych umów z nowym pracownikiem. Najczęstsze z nich to:

1. Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Jest to jedna z częściej zawieranych umów pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w Polsce. Zobowiązuje pracownika do zachowania poufności tajemnic handlowych pracodawcy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (np. ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

W większości przypadków wystarczy regulacja ustawowa lub zwykła klauzula poufności. Jednakże w przypadkach, w których pracownik jest członkiem kadry zarządzającej wyższego szczebla lub ma dostęp do wysoce poufnych informacji, zaleca się zawarcie odrębnej umowy o zachowaniu poufności (NDA) w celu wzmocnienia zobowiązania pracownika do zachowania poufności.

2. Umowa o zakazie konkurencji w okresie zatrudnienia

Powinna być zawarta jako odrębna umowa. Możliwe jest jej zawarcie w umowie o pracę – jednak pod warunkiem, iż spełnia ona wszelkie cechy odrębnej umowy (jest kompletna). W przypadku zawarcia takiej umowy naruszenie zakazu konkurencji obowiązującego w trakcie zatrudnienia uprawnia pracodawcę m. in. do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia i żądania naprawienia szkody.

W przypadku kadry kierowniczej wysokiego szczebla lub takich pracowników, którzy mają dostęp do wysoce poufnych informacji, zaleca się podpisanie odrębnej umowy o zakazie konkurencji w celu wzmocnienia ochrony interesów pracodawcy. Istotne jest odpowiednie uregulowanie zakresu zakazu konkurencji – z tego też względu z reguły stworzenie takiej umowy wymaga konsultacji ze specjalistą z zakresu prawa pracy.

3. Zakaz konkurencji po okresie zatrudnienia

Tego rodzaju umowa z reguły podpisywana jest z pracownikiem, który ma dostęp do chronionych, ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W umowie o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości co najmniej 25% wynagrodzenia netto otrzymanego przed ustaniem stosunku pracy w okresie odpowiadającym swoją długością okresie trwania zakazu konkurencji.

4. Polska umowa o powierzeniu mienia z obowiązkiem zwrotu

Umowa ta jest podpisywana z pracownikami, którym powierzono wartościowe mienie firmy, takie jak laptop, telefon czy samochód służbowy.

W przypadku podpisania takiej umowy pracownik przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za wszelkie straty. W pozostałych przypadkach odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do wysokości 3 miesięcznych wynagrodzeń – zgodnie z ogólnymi zasadami z Kodeksu pracy.

5. Umowa szkoleniowa

Określa prawa, obowiązki i zobowiązania pracownika dotyczące określonej formy rozwoju zawodowego (kiedy może wyjechać, czy czas szkolenia jest wliczany do czasu pracy, ile kosztuje itp.)

Jeśli pracodawca pokrywa koszty szkolenia pracownika, podpisanie umowy pozwala pracodawcy nałożyć na pracownika obowiązek pozostawania w zatrudnieniu przez określony, uzgodniony okres nieprzekraczający trzech lat.

W przypadku rozwiązania przez pracownika umowy o pracę przed uzgodnionym terminem, umowa pozwala na zwrot kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę, proporcjonalnie do czasu pozostałego do uzgodnionego okresu pozostawania w zatrudnieniu.

6. Umowa o pracę zdalną

Umowa pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, który wykonuje pracę w całości zdalnie lub w trybie hybrydowym. Reguluje zasady wykonywania i kontroli pracy zdalnej oraz sposób pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym z reguły wysokość ryczałtu za pracę zdalną.

W firmach, które regularnie zatrudniają większą liczbę pracowników zdalnych/hybrydowych, pracodawcy zazwyczaj wybierają ogólny regulamin pracy zdalnej zamiast takich indywidualnych umów. Są one również obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających ponad 50 pracowników.

Krok 7 – Otwarcie akt pracowniczych

Wszystkie oryginalne kopie dokumentów podpisanych lub przekazanych pracownikowi powinny zostać niezwłocznie przekazane do działu kadr lub zewnętrznego dostawcy usług kadrowo-płacowych.

Każdy pracodawca w Polsce jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Niezależnie od formy prowadzonej działalności, liczby zatrudnionych pracowników, akta osobowe powinny być zakładane i prowadzone odrębnie dla każdego pracownika.

Obowiązek ten ma szczególne znaczenie ze względu na jego wartość dowodową w przypadku postępowań kontrolnych Inspekcji Pracy lub sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej (akt pracowniczych) zawarte są w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu, akta osobowe powinny składać się z pięciu części:

• Część A: dokumenty pracownicze zgromadzone w procesie rekrutacji,
• Część B: dokumenty pracownicze związane z nawiązaniem i przebiegiem stosunku pracy,
• Część C: dokumenty pracownicze związane z ustaniem stosunku pracy,
• Część D: dokumenty związane z odpowiedzialnością dyscyplinarną pracownika,
• Część E: dokumenty związane ze sprawdzeniem trzeźwości pracownika lub obecności w jego organizmie substancji o działaniu podobnym do alkoholu.

Pracodawca może zdecydować się na prowadzenie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej. Jednakże, aby prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej nie wystarczy samo zrobienie skanów dokumentów – pracodawca jest zobowiązany do korzystania z oprogramowania spełniającego wymagania techniczne określone w Kodeksie pracy.

Krok 8 – Badania lekarskie pracowników

Obowiązkiem każdego pracownika w Polsce jest poddanie się badaniom lekarskim i uzyskanie zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego zdolność do pracy na danym stanowisku. Jest to wymagane w przypadku każdego rodzaju umowy o pracę – zarówno na okres próbny, na czas określony jak i nieokreślony. Stanowisko i opis warunków pracy muszą być zawarte w skierowaniu wystawionym przez pracodawcę.

Obowiązkiem pracodawcy jest zorganizowanie i poniesienie kosztów uzyskania orzeczenia lekarskiego. Rozpoczęcie pracy bez zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego zdolność pracownika do wykonywania obowiązków na danym stanowisku jest niezgodne z prawem i może skutkować karą grzywny. Może mieć również wpływ na odpowiedzialność pracodawcy w razie wypadku przy pracy.

Istnieją pewne wyjątki od obowiązku uzyskania zaświadczenia lekarskiego od pracownika. Należą do nich:

1. Pracownicy, którzy zostają ponownie zatrudnieni przez tego samego pracodawcę na tym samym stanowisku pracy lub na innym stanowisku, ale z identycznymi warunkami pracy w ciągu 30 dni od odejścia z pracy u tego pracodawcy.
2. Pracownicy, którzy zostali ponownie zatrudnieni przez innego pracodawcę w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, jeśli:
   • pracownik przedstawi pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy w określonych warunkach pracy, oraz
   • pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają wymaganiom występującym na danym stanowisku pracy, z wyjątkiem osób wykonujących prace szczególnie niebezpieczne.

Krok 9 – Szkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

Szkolenie BHP ma dwie formy: wstępną i okresową. Szkolenie wstępne odbywa się przed rozpoczęciem pracy, natomiast szkolenie okresowe przeprowadzane jest cyklicznie zgodnie z wymogami prawa pracy. Termin ważności szkolenia BHP określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zazwyczaj szkolenie BHP przeprowadzają specjaliści spoza firmy. Niektóre zakłady pracy oferują szkolenia BHP online, które są możliwe dla pracowników zdalnych/hybrydowych. Jeśli pracownik przejdzie szkolenie online z reguły na koniec otrzymuje certyfikat.

Certyfikat szkolenia BHP musi być przechowywany w aktach pracownika. Rozpoczęcie pracy bez szkolenia BHP jest niezgodne z polskim prawem i może skutkować karą grzywny. Zwykli pracownicy biurowi są także zobowiązani do odbycia takiego szkolenia.

Pracownicy w Polsce są zobowiązani do odbycia dodatkowej formy szkolenia BHP, poza ogólnym szkoleniem wstępnym. Mowa tutaj o instruktażu stanowiskowym – zazwyczaj szkolenie to jest prowadzone przez kierownika miejsca pracy i koncentruje się na zapewnieniu bezpieczeństwa i higieny podczas wykonywania określonych zadań zawodowych.

Krok 10 – Rejestracja nowych pracowników w polskim systemie ubezpieczeń społecznych

Każdy nowy pracownik musi zostać zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zgłoszenie będzie się różnić w zależności od podstawy zatrudnienia pracownika i może obejmować składki na ubezpieczenie zdrowotne lub składki na ubezpieczenie zdrowotne wraz z określonymi składkami na ubezpieczenie społeczne. Zgłoszenia tego należy dokonać w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia umowy o pracę.

Krok 11 – Przystąpienie do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych: każdy nowy pracownik w wieku od 18 do 55 lat, który jest zatrudniony przez trzy miesiące, powinien zostać zapisany przez pracodawcę do prywatnego systemu długoterminowego oszczędzania, czyli Pracowniczych Planów Kapitałowych ( PPK).

Umowa o prowadzenie PPK w imieniu nowego pracownika musi zostać zawarta przez pracodawcę w ciągu dziesięciu dni od zakończenia trzymiesięcznego okresu zatrudnienia. Ponieważ PPK jest programem typu opt-out, pracownik chcący zrezygnować z PPK musi złożyć pracodawcy pisemną rezygnację (dokument papierowy z własnoręcznym podpisem).

Każdy nowy pracownik powinien zostać zapisany do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) nie później niż 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia tej osoby. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik złoży rezygnację z udziału w programie.

---

FAQ – Zatrudnianie pracowników w Polsce