Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w Polsce?
- Prawo pracy
- Jak zatrudnić pracownika w Polsce?
- Praca zdalna
- Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?
- Wzór umowy o pracę PDF
- Kalkulator podatkowy
- Rozwiązanie umowy o pracę
- Czas pracy
- Podróż służbowa
- Dyskryminacja w pracy
- Świadczenia pracownicze
- Sygnaliści – whistleblowers
- Związki zawodowe
- Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
- HR / Agencja pośrednictwa pracy
Ostatnia aktualizacja: 25.03.2025
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w Polsce?
Formalności związane z zatrudnieniem to nie jedyne wyzwanie jakie ma przed sobą pracodawca. W pierwszej kolejności pracodawca powinien rozważyć jak zbudować strukturę zatrudnienia i w jakiej formie zatrudnić pracowników.
Każda z form zatrudnienia może bowiem wiązać się dla pracodawcy z innymi kosztami. To jakie koszty zatrudnienia wiążą się w Polsce z zatrudnieniem na umowie o pracę, umowie zlecenia lub umowie o dzieło opisujemy dla Państwa w niniejszym przewodniku.
Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę?
Podejmując decyzję o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę pracodawca powinien mieć świadomość, że wynagrodzenie umieszczone w umowie nie jest jedynym kosztem, jaki poniesie pracodawca. Pracodawcy są zobowiązani do odprowadzania m. in. składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne czy fundusz emerytalny. Dodatkowo co miesiąc pracodawca odprowadza z wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy.
Warto również pamiętać, że niektóre wydatki związane z zatrudnieniem mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, co wpływa na dochód podlegający opodatkowaniu pracodawcy.
Rozmawiając o wynagrodzeniu osoby zatrudnionej na umowie o pracę pracodawca musi wziąć pod uwagę trzy kwoty:
- wynagrodzenie brutto pracownika – które zostanie umieszczone w umowie;
- wynagrodzenie netto pracownika – wynagrodzenie jakie pracownik otrzyma na rachunek bankowy po dokonaniu obowiązkowych odliczeń,
- całkowity koszt pracodawcy – ostateczny koszt jaki pracodawca poniesie w związku z zatrudnieniem.
Ostateczny koszt pracodawcy jest zawsze wyższy niż kwota wynagrodzenia brutto umieszczona w umowie. Część kosztów zatrudnienia spoczywa bowiem wyłącznie na pracodawcy i nie jest odprowadzana z wynagrodzenia pracownika.
Wynagrodzenie brutto netto
Wynagrodzenie brutto pracownika jest to wynagrodzenie, które pracodawca umieszcza w umowie. W Polsce jest ono wyrażane w kwotach miesięcznych.
Ustalając wysokość wynagrodzenia brutto pracodawca powinien przeliczyć jakie wynagrodzenie netto otrzyma pracownik po odprowadzeniu składek, a także obliczyć jaki będzie jego całkowity koszt związany z zatrudnieniem. Wynagrodzenie brutto pracodawca ustala z reguły w oparciu o własny budżet, kwalifikacje pracownika oraz przeciętne rynkowe wynagrodzenie na danym stanowisku.
Wynagrodzenie netto jest to kwota jaką pracownik otrzyma na swój rachunek bankowy, po dokonaniu przez pracodawcę odpowiednich odliczeń na rzecz ZUS oraz urzędu skarbowego.
Wysokość wypłaconego wynagrodzenia netto może być różna w każdym miesiącu.
Mają na nią wpływ różne czynniki, takie jak wielkość odprowadzanego podatku (po przekroczeniu progu podatkowego 120 000 zł pracownik odprowadza wyższy podatek), a także czynniki związane z sytuacją pracownika (np. fakt przebywania na zwolnieniu lekarskim w danym miesiącu).
W związku z powyższym w rozmowach z pracownikami oraz ogłoszeniach o pracę pracodawca powinien zawsze odnosić się do kwoty brutto jaka zostanie umieszczona w umowie. W przeciwnym razie może to powodować nieuzasadnione oczekiwania po stronie pracownika.
W celu prawidłowego wyliczenia kwoty netto zachęcamy do skorzystania z naszego kalkulatora brutto netto.
Jaki jest całkowity koszt pracodawcy?
Oprócz składek i zaliczek, które odprowadzane są z wynagrodzenia za pracę, pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania dodatkowych kwot na poczet składek na ubezpieczenia społeczne. Ekonomiczny ciężar tych składek leży na pracodawcy, co oznacza, że pracodawca niejako „dokłada” do kwoty brutto ustalonej w umowie.
Do takich składek należy:
- składka emerytalna – wynosi 9,76 % wynagrodzenia brutto,
- składka rentowa – wynosi 6,50 % wynagrodzenia brutto,
- składka wypadkowa – wynosi 1,67 % wynagrodzenia brutto,
- składka na Fundusz Pracy (FP) – wynosi 2,45 % wynagrodzenia brutto,
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – wynosi 0,10 % wynagrodzenia brutto,
- składka na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – wynosi 1,50 % wynagrodzenia brutto.
Są to koszty ponoszone oprócz kwoty wynagrodzenia brutto, a więc są one dodatkowo finansowane przez pracodawcę.
Całkowity koszt pracodawcy – przykładowe wyliczenie
Poniżej przedstawiamy przykładowe wyliczenie całkowitego kosztu pracodawcy dla kwoty 8000 zł miesięcznie brutto.
| % składki | umowa o pracę | |
| wynagrodzenie brutto | 8000,00 | |
| składka emerytalna | 9,76% | 780,80 |
| składka rentowa | 6,50% | 520,00 |
| składka wypadkowa | 1,67% | 133,60 |
| Fundusz Pracy | 2,45% | 196,00 |
| FGŚP | 0,10% | 8,00 |
| PPK | 1,50% | 120,00 |
| Całkowity koszt pracodawcy | 9758,40 |
Rozkład ciężaru składek z umowy o pracę pomiędzy pracodawcę, a pracownika
W poniższej tabeli prezentujemy łączną wysokość składek do ZUS oraz ich rozłożenie pomiędzy pracownika (odprowadzane z wynagrodzenia) oraz pracodawcę (płacone dodatkowo poza wynagrodzeniem).
| Rodzaj składki | Finansowana przez pracownika | Finansowana przez pracodawcę | Razem |
| Emerytalna | 9,76% | 9,76% | 19,52% |
| Rentowa | 1,50% | 6,50% | 8% |
| Zdrowotna | 9% | – | 9% |
| Chorobowa | 2,45% | – | 2,45% |
| Wypadkowa | – | od 0,67% do 3,33% | od 0,67% do 3,33% |
| Fundusz pracy | – | 2,45% | 2,45% |
| FGŚP | – | 0,10% | 0,10% |
Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie?
Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną, która polega na dokonywania przez zleceniobiorcę określonych zadań lub czynności dla zleceniodawcy. Umowa ta nie podlega reżimowi Kodeksu pracy, w związku z czym daje stronom większą swobodę i jest mniejszym obciążeniem dla pracodawcy.
W przypadku zatrudnienia osoby na podstawie umowy zlecenia, z której wynagrodzenie stanowi dla niej jedyne źródło dochodu, koszty ponoszone przez pracodawcę będą takie same jak w przypadku umowy o pracę. Wynika to z faktu, że taka osoba będzie objęta obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym oraz składką na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Jeżeli zleceniobiorca pracuje w oparciu o kilka umów zlecenia jednocześnie, to podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym tylko z tytułu jednej umowy, z reguły tej zawartej najwcześniej.
Natomiast kolejne umowy zlecenia tej osoby mogą być zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne jeśli otrzymuje ona co najmniej minimalne miesięczne wynagrodzenie z tytułu pierwszej lub innej wskazanej umowy głównej. W tym przypadku pracodawca ponosi jedynie koszty wynagrodzenia brutto.
WAŻNE: Osoby poniżej 26 roku życia będące studentami są zwolnione z odprowadzania składek na ubezpieczenie. Oznacza to, że w ich przypadku pracodawca nie będzie odprowadzał składek a kwota brutto będzie jednocześnie kwotą netto.
Jeśli pracodawca decyduje się na zatrudnienie pracownika w oparciu o umowę zlecenia, to powinien pamiętać także o tym, że w tym przypadku umowy zlecenia obowiązuje minimalna stawka wynagrodzenia godzinowego. W 2025 roku wynosi ona 30,50 zł brutto za godzinę.
Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło?
Umowa o dzieło jest umową cywilnoprawną, której celem pozyskanie jest konkretnego rezultatu (np. utworzenie grafiki, materiału reklamowego, opracowania). Umowa ta nie podlega reżimowi Kodeksu pracy, a strony mogą swobodnie regulować zasady współpracy. Zawarcie takiej umowy wymaga jednak jej zgłoszenia do ZUS gdzie prowadzony jest rejestr umów o dzieło.
Osoba zawierająca umowę o dzieło co do zasady nie podlega ubezpieczeniom społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnemu (na przykład ubezpieczenie rentowe) ani składkom na fundusze. Wykonawca dzieła nie ma obowiązku opłacania tych składek.
Istnieje jednak wyjątek, w którym opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne jest obowiązkowe. Ma on miejsce, jeśli umowa o dzieło jest zawierana pomiędzy stronami, które są jednocześnie związane umową o pracę, a więc jeśli pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o dzieło lub wtedy, gdy pracownik zawiera umowę z innym podmiotem w celu wykonywania pracy na rzecz swojego pracodawcy.
Różnice w kosztach pomiędzy formami zatrudnienia – przykładowe wyliczenie
Poniższa tabela przedstawia jak kształtują się całkowite koszty ponoszone przez pracodawcę dla kwoty wynagrodzenia 8000 zł brutto miesięcznie w zależności od tego, czy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę, umowę zlecenia czy umowę o dzieło.
| % składki | umowa o pracę | umowa zlecenia | umowa o dzieło | |
| wynagrodzenie brutto | 8000,00 | 8000,00 | 8000,00 | |
| składka emerytalna | 780,80 | 780,80 | 8000,00 | |
| składka rentowa | 520,00 | 520,00 | – | |
| składka wypadkowa | 1,67% | 133,60 | 133,60 | – |
| Fundusz Pracy | 2,45% | 196,00 | 196,00 | – |
| FGŚP | 0,10 | 8,00 | 8,00 | – |
| PPK | 1,50% | 120,00 | 120,00 | – |
| Całkowity koszt pracodawcy | – | 9758,40 | 9758,40 | 8000,00 |
Z powyższej tabeli wynika, że zarówno w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę, jak i na umowę zlecenia koszty ponoszone przez pracodawcę są tożsame. Wynagrodzenie netto pracownika będzie jednak większe na umowie zlecenia.
Co więcej, należy mieć na względzie jednak wyjątki, które zostały opisane powyżej (np. student poniżej 26 roku życia, kilka umów zlecenia, inne źródło dochodu).
Umowa o dzieło jest natomiast jedyną formą zatrudnienia, która została zwolniona z obowiązku odprowadzania przez pracodawcę składek do ZUS. Wydaje się zatem, że jest to najtańsza forma zatrudnienia dla pracodawcy, choć wiążąca się z największym ryzykiem kontroli z ZUS (z uwagi na konieczność zgłoszenia zawarcia takiej umowy i zwolnienie ze składek).
Koszty ponoszone przez pracownika
Część kosztów zatrudnienia jest ponoszona przez pracownika. Wynagrodzeniem brutto jest kwota, od której odliczane są różne składki i podatki, prowadzące do wynagrodzenia netto, które jest wypłacane pracownikowi „na rękę”. Poniższa tabela przedstawia przykładowe koszty ponoszone przez pracownika dla kwoty wynagrodzenia 8000 zł miesięcznie brutto.
| % składki | umowa o pracę | umowa zlecenia | umowa o dzieło | |
| wynagrodzenie brutto | ─ | 8000,00 | 8000,00 | 8000,00 |
| składka emerytalna | 9,76% | 780,80 | 780,80 | ─ |
| składka rentowa | 1,50% | 120,00 | 120,00 | ─ |
| składka chorobowa | 2,45% | 196,00 | 196,00 | ─ |
| składka zdrowotna | 9% | 621,29 | 621,29 | ─ |
| podatek dochodowy (PIT-4) | 12%/32% | 513,00 | 374,00 | 768,00 |
| PPK | 2% | 160,00 | 160,00 | ─ |
| wynagrodzenie netto | ─ | 5608,91 | 5747,91 | 7232,00 |
Koszty pracownika przy zatrudnieniu na umowę o pracę są wyższe niż przy umowie zlecenia, przez co pracownik otrzymuje niższe wynagrodzenie netto.
Od wynagrodzenia z umowy o dzieło odprowadza się jedynie podatek dochodowy dla osób fizycznych. Taka umowa nie podlega oskładkowaniu składkami na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie zdrowotne.
Ile wynosi minimalne wynagrodzenie w 2025?
W celu zapewnienia godnego wynagrodzenia za pracę wszystkim pracownikom zatrudnionym w Polsce ustawodawca nie tylko uchwalił Ustawę z 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu zawierającą ogólne zasady jego obliczania, ale również każdego roku publikuje rozporządzenie Rady Ministrów, które określa wysokość minimalnego wynagrodzenia oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej.
Minimalne wynagrodzenie brutto na umowie o pracę w 2025 roku wynosi 4666 zł, zaś minimalna stawka godzinowa na zleceniu wynosi 30,50 zł brutto za godzinę.
Inne koszty pracodawcy
Zatrudniając pracownika na umowę o pracę pracodawca musi pamiętać o przestrzeganiu przepisów prawa pracy i obowiązkach, które zostały na niego nałożone. Kosztami jakie poniesie będą między innymi:
- koszt okresowych badań lekarskich pracowników,
- rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (przez pierwsze 33 dni, później ZUS wypłaca zasiłek chorobowy),
- koszty związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej,
- czy koszty związane z obsługą kadrową.
Tego rodzaju koszty przy umowach cywilno-prawnych są znacznie niższe lub nie istnieją (np. brak badań lekarskich).
Pracodawca musi również pamiętać o tym, że jest nie tylko płatnikiem składek na ubezpieczenia czy fundusze, ale także zaliczek na podatek dochodowy osób fizycznych (PIT). Pracodawca ma obowiązek naliczyć podatek od wynagrodzenia pracownika i odprowadzić go do urzędu skarbowego do 20. dnia każdego miesiąca.
Koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy
Dla pracodawcy świadczenia pracownicze stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodu, a więc przedsiębiorca może pomniejszyć o nie własną podstawę opodatkowania.
Koszty, które pracodawca może odliczyć to:
- wynagrodzenie za pracę,
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
- premie i bonusy za pracę w nocy,
- wydatki na zakup odzieży roboczej i ochronnej,
- posiłki profilaktyczne i regeneracyjne,
- wydatki na zakup okularów korekcyjnych,
- koszty związane z organizacją imprez okolicznościowych i integracyjnych w firmie,
- wydatki na założenie żłobka zakładowego, klubu dziecięcego lub przedszkola
- wydatki na dokształcanie pracowników.
O czym należy pamiętać zatrudniając pracownika?
Przedsiębiorca, który chce zatrudnić pracowników w Polsce musi być świadomy, że oprócz wynagrodzenia za pracę przepisy prawa nakładają na niego obowiązki wyliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia, składek na fundusze i zaliczek podatek dochodowy.
Kosztem zatrudnienia pracownika jest zatem nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również inne dodatkowe opłaty wymagane przez prawo. Ostateczna wysokość kosztów pracodawcy jest uzależniona od tego na jakiej podstawie zostanie zatrudniony pracownik.
W przypadku dodatkowych pytań lub chęci uzyskania wsparcia w wyborze formy zatrudnienia i jego kosztów zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z działu prawa pracy naszej Kancelarii pod adresem: info@dudkowiak.com oraz z naszą siostrzaną spółką DPG TAX, która zajmuje się obsługą księgową i kadrową.
FAQ – Koszty zatrudnienia pracownika w Polsce
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w Polsce?
Wszystko zależy od wybranej formy zatrudnienia – umowa o pracę jest najdroższą formą, a koszty mogą okazać się wysokie. Im wyższe wynagrodzenie netto pracownika – tym wyższy koszt pracodawcy.
Co składa się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowie o pracę?
Poza miesięcznym wynagrodzeniem za pracę brutto pracodawca odprowadza także dodatkowe składki ZUS, zdrowotne, różnego rodzaju fundusze i PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe).
Czy koszty zatrudnienia są różne w zależności od rodzaju umowy?
Tak, koszty zatrudnienia dla pracodawcy mogą być różne w zależności od tego, czy zatrudnia pracownika na umowę o pracę, umowę zlecenia lub umowę o dzieło.
Czy pracodawca musi wypłacić pracownikowi jakieś minimalne wynagrodzenie za pracę?
Tak, minimalne miesięczne wynagrodzenie za pracę brutto jest co roku określane w Rozporządzeniu Rady Ministrów i pracodawca nie może zatrudnić pracownika za niższym wynagrodzeniem. Rozporządzenie określa także minimalną stawkę godzinową, którą stosuje się do umów zlecenia.
Jakie jest minimalne wynagrodzenie w Polsce?
Minimalne wynagrodzenie “na rękę” w Polsce, czyli wynagrodzenie netto, wynosi od 1 stycznia 2025 roku 3511 zł netto, a przy wynagrodzeniu brutto 4666 zł. Stawka godzinowa wynosi więc 30,50 zł brutto, czyli około 24 zł netto.
Jest to kwota, którą pracownik otrzymuje po odjęciu składek na ubezpieczenia społeczne, podatku dochodowego i innych obowiązkowych kosztów od wynagrodzenia brutto. Minimalne wynagrodzenie jest ustalane co roku przez rząd i ma na celu zapewnienie pracownikom godziwego wynagrodzenia za pracę.
Co to są składki na ubezpieczenia społeczne?
Składki na ubezpieczenia społeczne to koszty, które są pokrywane zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, w celu zapewnienia ochrony socjalnej. Składki te obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz zdrowotne.
Dzięki tym składkom pracownicy mają zapewnione świadczenia w przypadku choroby, wypadku, niezdolności do pracy czy emerytury. Składki na ubezpieczenia społeczne są obowiązkowe i ich wysokość jest określona przez przepisy prawa.
Co to jest podatek dochodowy?
Podatek dochodowy to obowiązkowa opłata, którą pracownik musi uiścić na rzecz państwa. Jest on obliczany od wynagrodzenia brutto i odprowadzany do urzędu skarbowego. W Polsce podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) jest progresywny, co oznacza, że jego wysokość zależy od osiąganych dochodów. Pracodawca jest odpowiedzialny za obliczenie i odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy z wynagrodzenia pracownika.
Czy wynagrodzenie pracownika może być odliczone jako koszt pracodawcy?
Tak, wynagrodzenie pracownika stanowi koszt uzyskania przychodu i może być przez pracodawcę odliczone od własnej podstawy opodatkowania.
Jakie składki pracodawca musi odprowadzać na Fundusz Pracy?
Pracodawca ma obowiązek opłacania składki na Fundusz Pracy, jeśli wynagrodzenie pracownika przekracza wynagrodzenie minimalne. Wysokość składki wynosi 2,45% wynagrodzenia brutto i jest całkowicie finansowana przez pracodawcę. Składka ta nie jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.
Co to jest Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych?
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) to fundusz, który ma na celu ochronę pracowników w przypadku niewypłacalności pracodawcy. Składki na FGŚP są finansowane przez pracodawcę i stanowią część składek na ubezpieczenia społeczne.
Dzięki temu funduszowi pracownicy mogą otrzymać należne im wynagrodzenia i inne świadczenia nawet w sytuacji, gdy pracodawca nie jest w stanie ich wypłacić z powodu problemów finansowych.
Jak obliczyć wynagrodzenie netto za pomocą kalkulatora wynagrodzeń brutto netto?
Wynagrodzenie netto można obliczyć, korzystając z narzędzia takiego jak kalkulator wynagrodzeń brutto netto, który uwzględnia składki na ubezpieczenie emerytalne, Fundusz Pracy oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Dzięki temu pracownik może sprawdzić, ile wynagrodzenia netto otrzyma na rękę po wszystkich odliczeniach.
Jakie składki pracodawca musi odprowadzać na Fundusz Pracy?
Pracodawca ma obowiązek opłacania składki na Fundusz Pracy, jeśli wynagrodzenie pracownika przekracza wynagrodzenie minimalne. Wysokość składki wynosi 2,45% wynagrodzenia brutto i jest całkowicie finansowana przez pracodawcę. Składka ta nie jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.
Co to jest wynagrodzenie brutto i netto?
Wynagrodzenie brutto to kwota, która obejmuje wszystkie koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Oznacza to, że w wynagrodzeniu brutto zawarte są składki na ubezpieczenia społeczne, podatek dochodowy oraz inne koszty, które pracodawca musi odprowadzić.
Wynagrodzenie netto natomiast to kwota, którą pracownik otrzymuje “na rękę” po odjęciu wszystkich obowiązkowych składek i podatków od wynagrodzenia brutto. W praktyce, wynagrodzenie netto jest tym, co pracownik faktycznie dostaje na swoje konto bankowe.
Kosztem zatrudnienia jest zatem nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również inne dodatkowe opłaty wymagane przez prawo. Ostateczna wysokość kosztów pracodawcy jest uzależniona od tego na jakiej podstawie zostanie zatrudniony pracownik.
DKP Legal
DKP Legal
