Zwrot podatku VAT w Polsce

Ostatnia aktualizacja: 10.03.2025

Zwrot podatku VAT – co warto o nim wiedzieć

Jeżeli podatnik wykaże nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, będzie miał możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w wysokości tej różnicy. Opcje są tutaj dwie: nadwyżka może posłużyć na poczet przyszłych rozliczeń (na konto VAT) albo zostać wypłacona na rachunek bankowy podatnika. Jak dokładnie wygląda proces zwrotu VAT? I co z podatkiem VAT z zagranicy? Wyjaśniamy!

---

VAT naliczony vs VAT należny – czym się różnią?

Prawo podatkowe wyróżnia dwa rodzaje podatku VAT – VAT naliczony oraz VAT należny. To istotne, ponieważ od tego, który z nich będzie wyższy (w stosunku do drugiego), zależy to, czy przedsiębiorca będzie musiał zapłacić VAT, czy zyska możliwość otrzymania zwrotu.

VAT naliczony dotyczy dokumentów kosztowych. Jest zatem naliczany do towarów i usług, które to przedsiębiorca nabywa od swoich kontrahentów, z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Z kolei VAT należny jest wartością podatku wynikającą ze sprzedaży towarów lub usług przez przedsiębiorcę, który jest czynnym płatnikiem podatku VAT.

VAT należny to zatem ten podatek, który przedsiębiorca co miesiąc lub w rozliczeniu kwartalnym (zależnie od tego, w jaki sposób rozlicza się dany podatnik) wykazuje na druku deklaracji VAT-7 i płaci do urzędu skarbowego. Wylicza się go od stawki netto sprzedanego towaru lub usługi oraz przysługującej w danej sytuacji stawki VAT.

Co istotne, przed zapłatą podatku VAT należnego pomniejsza się go o wartość podatku naliczonego. To więc jeden z powodów, dla których księgowanie faktur kosztowych (wydatków firmy) jest niezwykle istotne – umożliwia obniżenie kwoty, którą trzeba będzie zapłacić skarbówce z tytułu podatku VAT.

---

Kiedy możliwy jest zwrot podatku VAT?

W poprzednim akapicie zaznaczyliśmy, że zanim podatnik zapłaci do urzędu skarbowego podatek VAT należny, pomniejsza go o wartość podatku naliczonego. To istotne nie tylko dlatego, że faktury kosztowe pozwalają nieco zaoszczędzić na płatności podatku, ale również ze względu na to, że różnica między VAT-em należnym a VAT-em naliczonym może być ujemna. Dzieje się tak, gdy w danym okresie rozliczeniowym firmowe wydatki były na tyle duże, że przewyższyły sprzedaż.

Gdy VAT należny jest ujemny, to podatnik ma do czynienia z nadwyżką podatku VAT. W takiej sytuacji podatnik ma prawo do ubiegania się o jego zwrot, przy czym może skorzystać z jednej z dwóch dostępnych opcji:

• Przeniesienie nadwyżki VAT na konto VAT – czyli na kolejny okres rozliczeniowy. W tej sytuacji podatnik nie otrzymuje pieniędzy bezpośrednio. Jeżeli w przyszłym miesiącu lub kwartale będzie zobligowany do zapłacenia podatku (VAT należny będzie wyższy niż VAT naliczony), to przedsiębiorca będzie mógł wykorzystać środki z nadwyżki, które otrzymał na swoje konto VAT, właśnie na zapłatę części/całości podatku należnego.
• Zwrot podatku VAT na rachunek bankowy – czyli bezpośredni zwrot podatku VAT „w ręce” przedsiębiorcy. Otrzymuje wartość nadwyżki na wskazane przez siebie konto bankowe. Co jednak istotne, aby uzyskać zwrot VAT, podatnik musi złożyć odpowiedni wniosek do skarbówki.

Rzadziej wybieraną opcją i dostępną dopiero od 2013 roku jest przekazanie przez urząd skarbowy zwrotu podatku VAT na konto kredytowe podatnika, do banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej. W tym przypadku nadwyżka VAT służy do częściowej spłaty kredytu (jako forma finansowania pomostowego) i odbywa się na wyraźne życzenie podatnika.

---

Wniosek o zwrot podatku VAT

Przeniesienie nadwyżki należnego podatku VAT na następny okres rozliczeniowy jest rozwiązaniem domyślnym. Czyli jeżeli podatnik nie wskaże inaczej, to otrzyma wartość nadwyżki właśnie w taki sposób.

Jeśli podatnik chce uzyskać zwrot podatku VAT (w całości lub części nadwyżki) na swój rachunek bankowy, musi zaznaczyć i wypełnić odpowiednią pozycję w deklaracji podatkowej JPK_V7. W tym celu w pozycji P_54 należy wpisać kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, którą podatnik chce otrzymać na wskazany rachunek bankowy.

Następnie przedsiębiorca musi zaznaczyć termin zwrotu podatku, wybierając go spośród dostępnych opcji.

---

Zwrot podatku VAT – terminy

Termin zwrotu VAT
60 dni	Podstawowy termin zwrotu, liczony od dnia złożenia JPK_V7. W związku z nowelizacją ustawy o VAT i wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF, w 2026 roku termin ma zostać skrócony do 40 dni.
40 dni	Termin zwrotu dla przedsiębiorców wystawiających faktury w KSeF, liczony od dnia złożenia JPK_V7.
25 dni	Przyspieszony termin zwrotu, liczony od dnia złożenia JPK_V7. Przysługuje podatnikowi, który spełni wszystkie warunki wskazane w art. 87. Ust.6. ustawy o VAT.
15 dni	Termin zwrotu dla Podatnika Bezgotówkowego, liczony od dnia upływu terminu złożenia JPK_V7. Przysługuje tzw. Podatnikom Bezgotówkowym, czyli spełniającym warunki art. 87. ust. 6d i 6e ustawy o VAT.
180 dni	Przedłużony termin zwrotu, liczony od dnia złożenia JPK_V7. Dotyczy przedsiębiorców, którzy nie wykazali żadnej sprzedaży opodatkowanej lub nieopodatkowanej, tylko same opodatkowane zakupy.

Podatnik może uzyskać zwrot podatku VAT na swoje konto bankowe w 15, 25, 40, 6 albo 180 dni. Poniżej przedstawiamy omówienie każdego z tych terminów, aby ułatwić wybór odpowiedniego w zależności od konkretnej sytuacji.

Zwrot podatku VAT w 15 dni – dla Podatnika Bezgotówkowego

O skrócony termin zwrotu podatku VAT można się ubiegać, gdy przedsiębiorca spełnia wszystkie poniższe warunki:

• gdy przez ostatni kwartał lub 3 miesiące poprzedzające miesiąc z wykazanym zwrotem VAT co najmniej 80 proc. wartości sprzedaży zarejestrowane było na kasie fiskalnej i co najmniej 80 proc. otrzymanych płatności było dokonanych metodą bezgotówkową (np. kartą płatniczą, przelewem),
• gdy przez kolejne 6 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres w rozliczeniu, za który przedsiębiorca występuje z wnioskiem o zwrot, łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, zarejestrowana na kasie fiskalnej, wyniosła co najmniej 40 tys. zł,
• gdy kwota zwrotu VAT nie przekracza dwukrotnej wysokości podatku zarejestrowanego w danym okresie (miesiącu, kwartale) i kwota VAT z przeniesienia z poprzednich deklaracji nie jest wyższa niż 3 000 zł.

Aby uzyskać zwrot podatku VAT w takim terminie przyspieszonym, podatnik musi:

• wypełnić deklarację zwrotu VAT z wykazanym zwrotem najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym, w którym nastąpiła możliwość wykonania zwrotu,
• zaznaczyć w deklaracji pole Zwrot VAT w 15 dni.

Zwrot podatku VAT w 25 dni – tryb przyspieszony

Zwrot podatku VAT na rachunek bankowy podatnika w 25 dni jest możliwy, gdy podatek VAT naliczony wynika z:

• faktur dokumentujących należności, które zostały w całości zapłacone za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika albo rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
• pozostałych faktur dokumentujących należności, jeśli łączna kwota tych należności nie przekracza 15 000 zł,
• dokumentów celnych, deklaracji importowej oraz decyzji celnych określających podatek we właściwej wartości, gdy kwoty podatku zostały przez podatnika zapłacone,
• importu towarów, rozliczanego zgodnie z art. 33a, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest usługobiorca lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, jeżeli w deklaracji podatkowej została wykazana kwota podatku należnego od tych transakcji.

Co więcej, zwrot podatku VAT w 25 dni przysługuje, gdy:

• kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie przekracza 3000 zł,
• podatnik złoży w urzędzie skarbowym dokumenty potwierdzające dokonanie wskazanych powyżej przelewów,
• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzające bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot w terminie 25 dni:
  • był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
  • składał za każdy okres rozliczeniowy część deklaracyjną pliku JPk_V7.

Zwrot podatku VAT w 40 dni – dla przedsiębiorców wystawiających faktury w KSeF

Kolejnym niestandardowym terminem zwrotu podatku VAT jest 40 dni. Przysługuje, gdy zostaną spełnione wszystkie poniższe warunki:

• wszystkie faktury sprzedaży wystawiane są poprzez KSeF, czyli są to faktury ustrukturyzowane,
• faktury sprzedaży dokumentują transakcje takie jak:
  • krajową i zagraniczną sprzedaż towarów i usług,
  • otrzymanie całości lub części zapłaty, czyli udokumentowane fakturą zaliczkową,
• nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do zwrotu w 40 dni wynikająca z JPK_V7 za okres, w którym podatnik wnioskuje o szybszy zwrot VAT, nie przekracza kwoty 3.000 zł,
• nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wynikająca z JPK_V7 za poprzedni okres, która została przeniesiona do bieżącego JPK_V7, nie przekracza kwoty 3.000 zł,
• przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy poprzedzających okres, za który składa JPK_V7, w którym ubiera się o szybszy zwrot VAT, przedsiębiorca:
  • jest czynnym podatnikiem VAT,
  • składał za każdy okres plik JPK_V7,
  • posiada rachunek bankowy lub numer SKOK, który widnieje na białej liście podatników VAT.

Zwrot podatku VAT w 60 dni – tryb podstawowy

Zwrot podatku VAT na rachunek bankowy w 60 dni jest obecnie procedurą standardową. Obecnie, ponieważ podstawowy termin zwrotu ma zostać skrócony do 40 dni wraz z nowelizacją ustawy o VAT, co ma związek ze wprowadzeniem obowiązkowego stosowania KSeF. Miał on zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, jednak zmiana została przesunięta na 2026 rok.

Zwrot podatku VAT w 180 dni – tryb przedłużony

Urząd skarbowy może wydłużyć podstawowy termin zwrotu podatku VAT do 180 dni, gdy:

• podatnik nie wykonał w okresie rozliczeniowym żadnej sprzedaży (nawet nieopodatkowanej), tylko same koszty.

W każdym przypadku poza okresem 15-dniowym termin zwrotu podatku VAT jest liczony od dnia złożenia pliku JPK, w którym wykazano kwotę nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym. W przypadku 15-dniowego skróconego terminu liczy się dzień upływu terminu złożenia JPK_V7.

---

Jak uzyskać zwrot podatku VAT z zagranicy?

Podatnik może się również ubiegać o zwrot zagranicznego podatku VAT.

W tym przypadku nie chodzi już o nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, a o VAT sam w sobie. Zwrot podatku VAT z zagranicy można uzyskać, gdy przedsiębiorca poniósł na terenie któregoś z państw członkowskim Unii Europejskiej któryś z poniższych kosztów:

• zakup paliwa,
• wynajem środków transportu,
• inne wydatki związane ze środkami transportu,
• opłaty drogowe,
• inne wydatki związane z użytkowaniem tamtejszych dróg,
• koszty podróży, takie jak korzystanie z taksówek lub środków transportu publicznego,
• koszty zakwaterowania,
• koszty żywności, napojów oraz innych usług restauracyjnych,
• opłaty za wstęp na targi i wystawy,
• koszty artykułów luksusowych, rozrywkowych oraz reprezentacyjnych,
• inne – np. zakup artykułów biurowych, koszty napraw.

Aby uzyskać zwrot podatku VAT z zagranicy, podatnik musi spełniać wszystkie następujące warunki:

• nie ma siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej ani zamieszkania albo zwykłego miejsca pobytu w danym kraju,
• jest czynnym podatnikiem VAT,
• nie dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT ani nie korzysta z podmiotowego zwolnienia z VAT.

Każdy poniesiony koszt, za który przedsiębiorca chce uzyskać zwrot podatku VAT z zagranicy, musi zostać udokumentowany – fakturą lub dokumentem importowym. Co więcej, odpowiedni wniosek należy złożyć na formularzu VAT-REF do 30 września następującego po roku podatkowym, którego dotyczy zwrot.

---

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania dotyczące zwrotu podatku VAT