Zatrzymanie towarów na granicy przez urząd celny

Ostatnia aktualizacja: 05.06.2026

Kontrola celno-skarbowa

Kontrola celno-skarbowa to zorganizowana procedura realizowana przez organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), której nadrzędnym celem jest monitorowanie zgodności z przepisami oraz zwalczanie nielegalnych praktyk, takich jak przemyt, unikanie opodatkowania czy naruszanie przepisów.

Działania te mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa i przejrzystości obrotu gospodarczego, gwarantując, że państwo i Unia Europejska otrzymują należne wpływy z cła, akcyzy i podatku VAT.

Należy pamiętać, że pobrane należności celne stanowią znaczną część budżetu UE, gdyż w samym 2025 roku odpowiadały one za około 14% dochodów budżetowych Unii.

W praktyce organom celnym często towarzyszy wyzwanie polegające na zderzeniu dwóch przeciwnych sił: konieczności ułatwiania legalnego handlu poprzez szybkie, płynne procedury oraz obowiązku przeprowadzania skutecznych, rygorystycznych kontroli celnych.

---

Odprawa celna i formalności – fundament sprawnego importu i eksportu

Prawidłowe zgłoszenie celne stanowi absolutny punkt wyjścia dla każdej transakcji importowej lub eksportowej. Jest to oficjalna czynność, poprzez którą osoba wyraża w wymaganej formie zamiar objęcia towaru określoną procedurą celną. To na zgłaszającym ciąży pełna odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność informacji zawartych w zgłoszeniu, a także za autentyczność dołączonych dokumentów. Jeżeli zgłoszenie nie odpowiada wymogom formalnym, organ celny odmawia jego przyjęcia.

Aby odprawa przebiegła bez zakłóceń, organom należy przedstawić szereg istotnych dokumentów, do których należą m.in.:

• Faktura handlowa – podstawa do weryfikacji transakcji i określenia wartości celnej.
• Wymagane dokumenty przewozowe /faktury transportowe– potwierdzające fakt i koszty transportu.
• Świadectwa pochodzenia– niezbędne do udokumentowania preferencyjnego pochodzenia towarów i obniżenia stawki celnej.

---

Szerokie uprawnienia Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)

Funkcjonariusze KAS są wyposażeni w szeroki wachlarz narzędzi kontrolnych. Kontrole mogą przybierać formę analizy dokumentów, w tym oceny ich kompletności, spójności i autentyczności, lub fizycznej rewizji towarów.

W ramach uprawnień KAS może m.in.:

• Przeprowadzać fizyczną rewizję towarów i środków przewozowych, wykorzystując m.in. urządzenia techniczne i psy służbowe.
• Pobierać próbki towarów, surowców i półproduktów w celu przeprowadzenia wnikliwych badań i analiz, zwłaszcza gdy pojawia się podejrzenie niezgodności co do składu, jakości lub przeznaczenia produktów, (np. w akredytowanych laboratoriach celnych lub przy wsparciu biegłych ekspertów).
• Zatrzymywać pojazdy i statki podlegające kontroli celnej.
• Wkraczać na teren przedsiębiorstwa w tym do budynków, miejsc przechowywania ksiąg podatkowych, a nawet do lokali mieszkalnych powiązanych z działalnością kontrolowanego.

---

Najczęstsze przyczyny zatrzymania towarów na granicy i główne problemy

Towar może zostać zatrzymany na granicy z wielu powodów. Do najczęstszych z nich należą:

Przesłanki formalne (braki w wymaganej dokumentacji):

Jeżeli towary są przedmiotem ograniczeń lub zakazów (np. brak wymaganych certyfikatów bezpieczeństwa, znaków CE lub innych dokumentów koniecznych do dopuszczenia produktów do obrotu,), a przedsiębiorca nie spełni wymogów, organ celny nie zwolni towaru, a nawet może dokonać jego zajęcia i orzec przepadek.

Ochrona marki i naruszenia własności intelektualnej

KAS ma kluczowe zadanie w identyfikacji i zatrzymywaniu towarów w przypadku podejrzenia naruszenia prawa własności intelektualnej (m. in. towarów podrobionych czy towarów pirackich). Organ może zawiesić zwolnienie towaru na wniosek posiadacza praw lub z urzędu. Co ważne, posiadacz praw własności intelektualnej może sam zawnioskować o zniszczenie towarów naruszających prawa własności intelektualnej nawet bez wszczynania postępowania sądowego.

Klasyfikacja taryfowa

Częstą przyczyną konfliktów są spory o prawidłowy kod CN. Ustalenie innej klasyfikacji może skutkować wyższym cłem lub próbami nałożenia dodatkowych opłat i akcyzy.

Zaniżanie wartości celnej

Wartością celną jest co do zasady wartość transakcyjna (cena faktycznie zapłacona). Gdy KAS poweźmie uzasadnione wątpliwości co do jej rzetelności, wzywa o dodatkowe dowody, a jeśli te nie rozwieją obaw, wtedy KAS może odrzucić zadeklarowaną wartość i samodzielnie obliczyć wysokość należności.

---

Co zrobić w przypadku zatrzymania towaru przez urząd celny – instytucja zabezpieczenia majątkowego

Przedłużające się spory celne i zatrzymanie towarów generują ogromne koszty dla przedsiębiorców. Skutecznym narzędziem w sytuacji, gdy ostateczna kwota cła jest weryfikowana, jest instytucja zabezpieczenia majątkowego.

Organy celne wymagają złożenia takiego zabezpieczenia w celu zagwarantowania pokrycia potencjalnego lub istniejącego długu celnego i należności podatkowych. Kiedy importer zabezpieczy kwotę sporną na koncie organu (np. w formie depozytu lub gwarancji bankowej), możliwe jest zwolnienie towaru do obrotu jeszcze przed pełnym zakończeniem formalności i weryfikacji. Pozwala to na zachowanie płynności dostaw i ochronę interesów obu stron.

---

Procedury specjalne w przypadku zatrzymania towarów na granicy

Zatrzymanie towaru z powodu braków formalnych nie musi od razu oznaczać jego zajęcia lub konieczności odesłania do kraju nadawcy. Przedsiębiorca ma do dyspozycji mechanizmy procedur celnych tzw. specjalnych, które dają czas na rozwiązanie problemu bez blokowania płynności finansowej:

Magazyn czasowego składowania (MCS)

Zanim towar zostanie objęty właściwą procedurą celną, może zostać wprowadzony do MCS. Towary nieunijne mogą w nim przebywać pod dozorem celnym przez maksymalnie 90 dni. Ten czas pozwala przedsiębiorcy na skompletowanie brakującej niezbędnej dokumentacji bez konieczności opłacania należności celno- podatkowych.

Skład celny

Jeśli rozwiązanie problemu wymaga więcej czasu, towar może zostać objęty procedurą składu celnego. Należy jednak pamiętać, że samo wprowadzenie towaru na teren składu celnego wymaga posiadania odpowiednich dokumentów identyfikujących towar (takich jak faktura handlowa, packing list, list przewozowy).

Główną zaletą tego mechanizmu jest fakt, że daje ona właścicielowi przesyłki nieograniczony czas na uzupełnienie dokumentacji (zaświadczeń, badań czy oznaczenia CE) wymaganej do ostatecznego dopuszczenia towaru na terenie Unii Europejskiej. Co więcej, pozwala na długoterminowe przechowywanie towaru bez uiszczania należności celno – podatkowych – przedsiębiorca płaci cło i VAT dopiero w momencie wyprowadzenia towaru ze składu i wprowadzenia go do obrotu.

Co ważne, przedsiębiorca nie musi posiadać własnego magazynu czasowego składowania ani uzyskiwać zezwoleń na prowadzenie własnego składu celnego. Na rynku działa wiele agencji celnych, firm spedycyjnych oraz operatorów logistycznych, którzy świadczą takie usługi na zasadach komercyjnych, wynajmując miejsce w swoich zatwierdzonych przez organy celne magazynach.

---

Audyty celne, czyli kontrola po zwolnieniu towarów (Post-clearance audit)

Pomyślne zwolnienie towaru na granicy absolutnie nie oznacza zakończenia ryzyka dla biznesu.

Organy celne dysponują prawem do weryfikacji poprawności zgłoszeń już po zwolnieniu towarów, w ramach tzw. kontroli post-clearance audit. Choć tego typu inspekcje w mniejszym stopniu zakłócają bieżące procesy logistyczne, dają funkcjonariuszom pełne prawo wglądu w dokumentację, księgi rachunkowe i systemy informatyczne zgłaszającego lub kontrahentów.

Wysokość uiszczonych należności celnych może zostać skorygowana przez organy w okresie trzech lat od momentu przyjęcia zgłoszenia celnego. Z kolei unijny kodeks celny zobowiązuje importerów do zachowania wszelkiej dokumentacji handlowej dla celów ewentualnej kontroli celnej na okres co najmniej 3 lat, jednakże w Polsce zgodnie z Ordynacją podatkową należy przechowywać dokumentację przez co najmniej 5 lat.

---

Prawa przedsiębiorcy, najczęstsze błędy i skuteczne środki zapobiegawcze

Podmiot kontrolowany nie jest pozbawiony obrony. Ma on prawo m.in. do:

• bycia obecnym lub reprezentowanym przez profesjonalnego pełnomocnika lub przedstawiciela ,podczas pobierania próbek i fizycznej rewizji ładunku,
• zgłoszenia w terminie 14 dni wyjaśnień i zastrzeżeń do doręczonego protokołu kontroli,
• wnoszenia o sprostowanie zgłoszenia celnego po jego przyjęciu, a także do zaskarżenia i odwołania od wydanych decyzji celnych.

Wielu importerów popełnia błędy operacyjne związane ze zgłoszeniami o nieprawdziwych bądź niekompletnych danych, co niesie za sobą sankcje nakładane przez KAS. Przepisy wprost wskazują, że odpowiedzialność za wskazane dane ciąży na samym zgłaszającym.

Jak zatem się bronić? Najsilniejszą formą prewencji przeciwko arbitralnej zmianie kodu taryfowego lub podważenia preferencji pochodzenia towaru jest korzystanie z instytucji Wiążącej Informacji Taryfowej (WIT) oraz Wiążącej Informacji o Pochodzeniu (WIP). Organy celne, na wniosek przedsiębiorcy, mogą z wyprzedzeniem wydać oficjalną decyzję klasyfikacyjną, która wiąże administrację celną w całej UE. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje niezbędną wiedzę jeszcze przed rozpoczęciem odprawy, co ogranicza ryzyko sporu z organem.

Status AEO jako tarcza ochronna

Najskuteczniejszym sposobem na „przetrwanie” kontroli celnych jest ich zminimalizowanie poprzez uzyskanie statusu Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO). Jest to unijny certyfikat wiarygodności, który zapewnia:

• spadek liczby kontroli (mniejsza liczba kontroli dokumentów i kontroli fizycznych),
• priorytetową obsługę (przeprowadzanie kontroli poza kolejnością),
• ułatwiony dostęp do uproszczeń celnych,

Niezmiernie ważne są również cykliczne audyty wewnętrzne, dbałość o pełną archiwizację ksiąg oraz ścisła, proaktywna współpraca z rzeczoznawcami i laboratoriami w sytuacjach spornych.

---

Twój towar został zatrzymany przez urząd celny i potrzebujesz pomocy prawnej?

Zatrzymanie towaru przez urząd celny może poważnie zakłócić działalność przedsiębiorcy, szczególnie gdy sprawa dotyczy dostaw zagranicznych, takich jak import z Chin, lub procedur prowadzonych w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Przyczyną zatrzymania mogą być m.in. braki w dokumentacji, wątpliwości co do klasyfikacji taryfowej, wartości celnej, zgodności towaru z przepisami albo podejrzenie naruszenia własności intelektualnej i naruszenia praw osób trzecich.

W takiej sytuacji szybka i prawidłowa reakcja na otrzymane zawiadomienie z urzędu celnego może okazać się kluczowa. Importer jest często zobowiązany do przedstawienia dodatkowych dokumentów, wyjaśnień lub zabezpieczenia należności celno-podatkowych. W związku z tym warto już na wczesnym etapie ocenić dostępne możliwości działania, zwłaszcza ze względu na ryzyko dalszego przedłużenia procedury, dodatkowych kosztów albo zajęcia towaru.

Zespół naszej kancelarii wspiera przedsiębiorców w sprawach celnych, zarówno na etapie bieżącej interwencji, jak i długofalowej prewencji. Pomagamy w analizie dokumentów, przygotowaniu odpowiedzi do organów, reprezentacji w toku postępowania, a także w ramach pracy nad kompleksowym zabezpieczeniem działalności importowej. Oferujemy audyty celne, pomoc w uzyskaniu Wiążącej Informacji Taryfowej (WIT) oraz wsparcie w procesie certyfikacji AEO.