Rejestracja dla celów podatku VAT

Otwórz spis treści Zamknij spis treści

Nawigacja po rozdziałach:

Rejestracja dla celów podatku VAT

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Napisz wiadomość: info@dudkowiak.com

Aktualizacja: 25.03.2024

Rejestracja VAT – kluczowe fakty

Gdzie złożyć wniosek?	Do lokalnego (właściwego) urzędu skarbowego.
Jak złożyć wniosek?	Należy wypełnić specjalny formularz podatkowy (VAT-R) i przedłożyć go wraz z dokumentami uzupełniającymi.
Online czy w formie papierowej?	Wniosek można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i online – jednak tylko kwalifikowany podpis elektroniczny będzie akceptowany przez polskie organy podatkowe.
Dokumenty potwierdzające?	Umowa najmu / dowód własności Dokumenty założycielskie Zagraniczny numer VAT – jeśli dotyczy Potencjalnie – dodatkowe dokumenty wymagane przez urząd skarbowy
Jak długo to trwa?	Rejestracja VAT trwa zazwyczaj od 2 tygodni do 1,5 miesiąca.
Reprezentacja prawników?	Przedstawicielstwo doradcy podatkowego nie jest wymagane, ale wysoce zalecane.
EU-VAT	EU-VAT to oddzielna rejestracja wymagana w przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (między krajami UE).
Czy wirtualne biuro jest dozwolone?	Nie, Wirtualne Biuro nie pozwoli ci uzyskać rejestracji VAT w Polsce
Inspekcja biura?	Kontrole biurowe są bardzo powszechne podczas procesu rejestracji VAT
Czy muszę mieć konto bankowe przed rejestracją VAT?	Nie, nie musisz posiadać konta bankowego przed rejestracją VAT.
Deklaracje VAT	Obowiązkowe raportowanie cyfrowe: miesięcznie (JPK_V7M) lub kwartalnie (JPK_V7K) Dla obowiązkowych deklaracji VAT-UE
Terminy składania deklaracji VAT	Deklaracje VAT należy składać do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym okresie rozliczeniowym (odpowiednio miesięcznym lub kwartalnym)
Rejestr VAT	Może znalazł online.

Kiedy muszę zarejestrować się do VAT?

Rejestracja do VAT jest obowiązkowa jeśli spełniasz definicję podatnika VAT i wykonujesz czynności podlegające opodatkowaniu VAT.

Czynności podlegające opodatkowaniu VAT

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie podatku od towarów i usług, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają m.in:

odpłatna dostawa towarów i usług na terytorium kraju,
eksport towarów,
import towarów,
wewnątrzwspólnotowe odpłatne nabycie towarów,
odpłatna wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

VAT registration in Poland

Kto jest podatnikiem VAT?

Podatnikami są: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Kiedy należy zarejestrować się do VAT?

Rejestracji VAT należy dokonać przed podjęciem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu (np. sprzedaż towarów, świadczenie usług, otwarcie rachunku bankowego).

Choć zgodnie z polskim prawem podatkowym, nie jest konieczna formalna rejestracja, aby zostać uznanym za podatnika VAT, to w praktyce, jeśli nie jesteśmy zarejestrowani, nie możemy skorzystać ze zwrotu lub odliczenia VAT. Jednak w sytuacji, gdy ostatecznie formalnie zarejestrowaliśmy się do VAT, a prawo do zwrotu/odliczenia jeszcze nie wygasło, będziemy mogli z tego prawa skorzystać.

Należy również pamiętać, że rejestracja VAT nie jest częścią procesu rejestracji spółki w Polsce. W ramach procedury rejestracji nowej polskiej spółce nadawany jest jedynie numer NIP.

Rejestracja VAT-UE

Gdy podatnik dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. między państwami członkowskimi Unii Europejskiej), ma obowiązek zarejestrować się jako Podatnik VAT-UEr. Rejestracja odbywa się na podstawie tego samego formularza rejestracyjnego VAT-R.

EU VAT registration

Polskie stawki VAT

Stawki podatku VAT w Polsce wynoszą:

Stawka podstawowa VAT – 23% (np. usługi prawne),
Stawka obniżona 8% (obejmuje budownictwo objęte programem budownictwa społecznego, usługi związane z kulturą, sportem, rekreacją)
Obniżona stawka 5% (podstawowe artykuły spożywcze, książki, e-booki)
Preferencyjna stawka 0% (stosowana do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu towarów).

Zwolnienie z VAT a rejestracja

Jeśli podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego (gdy sprzedaż nie przekracza 200 000 zł rocznie) lub przedmiotowego (wykonuje wyłącznie czynności zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, bez względu na wartość sprzedaży), nadal może zarejestrować się do VAT. Możliwa jest również rezygnacja ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Ma to znaczenie w przypadku rozpoczynania działalności gospodarczej, kiedy podatnik nie wie jeszcze, czy przekroczy limit wartości sprzedaży 200 000 zł w danym roku kalendarzowym. Może zarejestrować się jako podatnik VAT zwolniony i w ten sposób widnieć w rejestrze VAT.

Jeżeli podatnik zwolniony utracił prawo do zwolnienia, powinien złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT przed dniem utraty prawa do zwolnienia (podmiotowego) lub przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu (gdy wcześniej wykonywał wyłącznie czynności zwolnione podmiotowo z VAT).

Odliczenie VAT

Podatek VAT można odliczyć, jeśli spełnione są następujące warunki:

Podmiot jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT,
Towary lub usługi, od których podatnik chce odliczyć VAT, są związane z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu,
Podatnik posiada dokument uprawniający go do odliczenia podatku VAT (np. fakturę),
Wydatki nie dotyczą towarów, dla których przepisy ograniczają możliwość odliczenia podatku VAT (np. w przypadku wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych możliwe jest odliczenie jedynie 50% podatku VAT).

Odliczenie działa jako odliczenie podatku VAT naliczonego od podatku VAT należnego. Podatek VAT naliczony to podatek VAT zawarty w cenie zakupu towarów lub usług. Podatek VAT należny to podatek VAT zawarty w fakturach przy sprzedaży towarów lub usług.

Jak wskazano wcześniej, przed pierwszą czynnością opodatkowaną podatnik powinien zarejestrować się do VAT (jest to jeden z warunków jego odliczenia).

Jak zarejestrować się do VAT?

Aby zarejestrować się do VAT należy złożyć wniosek „VAT-R” do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę podatnika (w przypadku spółek) lub miejsce zamieszkania (w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych). Najwięksi podatnicy podlegają wyspecjalizowanym urzędom skarbowym o zasięgu wojewódzkim.

Jakie dokumenty są wymagane do rejestracji VAT?

W celu rejestracji dla celów VAT podatnik musi posiadać polski numer identyfikacji podatkowej (NIP). W przypadku spółek zagranicznych uzyskuje się go poprzez złożenie formularza NIP-2, a w przypadku osób fizycznych formularza NIP-7. Do wniosku należy dołączyć odpis z rejestru handlowego właściwego dla siedziby podatnika oraz umowę spółki. Wszystkie dokumenty w językach obcych powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.
Podatnik składa zgłoszenie rejestracyjne na formularzu VAT-R, wybierając jedną z dwóch opcji: podatnik czynny lub zwolniony. Zgłoszenie należy złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie. Możliwe jest jednoczesne złożenie formularzy NIP-2 / NIP-7 i VAT-R.
W przypadku podatników mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej tytuł prawny do lokalu (najem lub własność), w którym prowadzona jest działalność gospodarcza (zgodnie z rejestrem lub ewidencją) należy również dołączyć do formularza rejestracyjnego.

Documents for VAT

Rejestracja VAT i konto bankowe

Do rejestracji VAT nie jest wymagane posiadanie rachunku bankowego. Jest to jednak zalecane z uwagi na przyszłe zwroty VAT (nie jest możliwe uzyskanie zwrotu VAT na zagraniczny rachunek bankowy lub przez pośrednika posiadającego rachunek bankowy w polskim banku) oraz dokonywanie płatności w mechanizmie podzielonej płatności (w tym przypadku wymagane będzie posiadanie rachunku bankowego w Polsce).

Rejestracja VAT z mocą wsteczną

W praktyce, w niektórych przypadkach organy podatkowe dokonują rejestracji z mocą wsteczną, umożliwiając odliczenie podatku VAT od działalności prowadzonej przed rejestracją.

Wyrejestrowanie lub anulowanie VAT

Spółka nie może, zgodnie z prawem, anulować swojej rejestracji VAT, jednak może zostać wykreślona z rejestru podatników VAT.

Wyrejestrowanie może nastąpić po zaprzestaniu przez spółkę prowadzenia działalności podlegającej opodatkowaniu VAT.

Wykreślenie z rejestru VAT jest możliwe poprzez złożenie specjalnego formularza we właściwym urzędzie skarbowym, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym spółka zaprzestała prowadzenia działalności.

Rejestracja VAT jednej spółki nie może zostać przeniesiona na inną, biorąc pod uwagę fakt, że spółki mają różne numery identyfikacji podatkowej.

Potwierdzenie rejestracji VAT

Możliwe jest uzyskanie oficjalnego potwierdzenia rejestracji VAT (co jednak wiąże się z dodatkową opłatą). Status rejestracji VAT można jednak sprawdzić bezpłatnie na tak zwanej „białej liście” VAT.

Deklaracje VAT i raportowanie

Zarejestrowani podatnicy VAT są zobowiązani do składania miesięcznych (JPK_V7M) lub kwartalnych (JPK_V7K) deklaracji VAT.

Pierwszą deklarację należy złożyć za okres, w którym wykonano pierwszą czynność podlegającą opodatkowaniu (możliwe jest uzyskanie zwrotu VAT za okres, w którym podatnik nie był jeszcze zarejestrowany). Deklaracje są składane elektronicznie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym okresie rozliczeniowym (odpowiednio miesięcznym lub kwartalnym). Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE są również zobowiązani do składania deklaracji VAT-UE (w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy – deklaracje kwartalne nie są tu możliwe).

Zwrot podatku VAT

Podstawowy termin zwrotu podatku VAT to 60 dni od złożenia deklaracji VAT,
Wydłużony termin (180 dni) ma zastosowanie, jeśli podatnik nie zgłosił żadnej sprzedaży, w tym sprzedaży nieopodatkowanej (tylko zakupy), w okresie rozliczeniowym,
Możliwy jest również zwrot VAT w skróconym terminie po spełnieniu ustawowych warunków (m.in. kwota VAT do zwrotu nie może przekraczać 3 000 zł).

Rejestracja VAT – FAQ

Jak długo trwa rejestracja?

Jeśli dane wskazane we wniosku VAT-R nie budzą wątpliwości, urząd niezwłocznie zarejestruje podatnika. W razie potrzeby urząd wezwie podatnika do uzupełnienia dodatkowych dokumentów. Co do zasady, proces rejestracji nie powinien trwać dłużej niż 30 dni.

Jaki jest termin składania deklaracji VAT?

Deklaracje VAT składa się drogą elektroniczną do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym okresie rozliczeniowym (odpowiednio miesięcznym lub kwartalnym).

Jakie są etapy rejestracji VAT?

1. Zebranie wymaganych dokumentów
2. Złożenie formularza VAT-R
3. Potencjalna kontrola podatkowa / wizyta na miejscu
4. Rejestracja w rejestrze VAT
5. Rozpoczęcie raportowania VAT (miesięcznie lub kwartalnie)