Krajowy System e‑Faktur (KSeF)

Ostatnia aktualizacja: 15.10.2025

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF 2.0) w 2026

Od 2026 roku obowiązkowe fakturowanie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się standardem dla wszystkich podatników VAT prowadzących działalność na terenie Polski.

W praktyce oznacza to pełne przejście na faktury ustrukturyzowane oraz konieczność korzystania z nowej platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów – aplikacji podatnika ksef. Wszystkie faktury wystawione za pomocą KSeF otrzymają indywidualny numer identyfikacyjny nadany przez system.

Każdy przedsiębiorca – niezależnie od łącznej wartości sprzedaży, formy prawnej czy branży – będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF zgodnie z aktualnym schematem FA(3). Dotyczy to również przypadków, gdy transakcje obejmują niewielkie kwoty lub mają miejsce z udziałem pozostałych przedsiębiorców, konsumentów, a nawet podmiotów zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy także podmiotów zagranicznych, które posiadają siedziby działalności gospodarczej na terenie Polski.

---

Czym jest KSeF (Krajowy System e‑Faktur)?

KSeF (Krajowy System e‑Faktur) to scentralizowany krajowy system faktury elektronicznej przeznaczony do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur strukturalnych w jednolitym formacie XML, zastępujący tradycyjne faktury papierowe i PDF. Nowy format opiera się na strukturze logicznej FA(3).

Najważniejsze zmiany regulacyjne w ramach KSeF :

• Wszystkie wystawione i otrzymane faktury VAT muszą przechodzić przez platformę KSeF w ustrukturyzowanej formie.
• Kupujący będą otrzymywać faktury bezpośrednio z KSeF.
• Każda faktura otrzymuje przypisany przez system numer KSeF
• Dopuszczalne są wyłącznie ustrukturyzowane załączniki do faktur — pliki PDF nie będą akceptowane
• Organ podatkowy uzyskuje dostęp w czasie rzeczywistym do danych transakcji.

Krajowy system e-fakturowania będzie miał charakter powszechny i obowiązkowy – faktury nieprzesłane za pośrednictwem KSeF nie będą spełniały ustawowych wymogów dotyczących fakturowania, narażając przedsiębiorstwa na ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów.

Wdrożenie ksef – harmonogram

Data wdrożenia	Podatnicy, których dotyczy zmiana	Uwagi
1 lutego 2026 r.	Duzi podatnicy (o obrotach gospodarczych powyżej 200 mln PLN brutto w poprzednim roku)	Rozpoczęcie obowiązkowego stosowania
1 kwietnia 2026	Wszyscy pozostali podatnicy	Obejmuje osoby prowadzące działalność gospodarczą, mikroprzedsiębiorstwa
1 stycznia 2027	Mikroprzedsiębiorstwa / najmniejsze przedsiębiorstwa (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie)	Ostatnia faza wdrożenia obowiązkowego KSeF
Do 31 grudnia 2026	Wszyscy podatnicy	Okres przejściowy – brak kar za błędy w użyciu KSeF

---

Jak rozpocząć proces wdrażania KSeF?

Uzyskaj dostęp do platformy KSeF

Konto KSeF jest automatycznie generowane na podstawie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) firmy.

W przypadku osób fizycznych uwierzytelnienie w systemie może nastąpić przy użyciu:

• Podpisu Zaufanego, a od 1 kwietnia 2026 r. przy użyciu Węzła krajowego (SSO),
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Podmioty niebędące osobą fizyczną mogą uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Złóż upoważnienie ZAW-FA

• Złóż formularz ZAW-FA (dla podmiotów innych niż osoby fizyczne), aby upoważnić osoby/podmioty do wystawiania faktur.
• Wyznacz pracowników wewnętrznych lub zewnętrznych dostawców usług księgowych odpowiedzialnych za fakturowanie
• USUNIETY

Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna.

Wybierz narzędzia do wystawiania faktur w ksef:

• Bezpłatne narzędzia – Ministerstwo Finansów zapewnia dostęp do podstawowych rozwiązań w zakresie fakturowania, takich jak aplikacja „e-mikrofirma”, Aplikacja Podatnika KSeF oraz Aplikacja Mobilna KSeF. Narzędzia te mogą być odpowiednie dla małych przedsiębiorstw o ograniczonych potrzebach w zakresie fakturowania.
• Integracje informatyczne – W przypadku podmiotów wystawiających większą liczbę faktur niezbędna staje się automatyzacja. Zazwyczaj wiąże się to z integracją istniejących systemów sprzedaży lub księgowości z platformą KSeF za pośrednictwem API.
• Rozwiązania komercyjne – niektórzy dostawcy oprogramowania oferują płatne rozwiązania, które pozwalają na wystawienie określonej liczby faktur elektronicznych rocznie, co może być rozwiązaniem odpowiednim dla określonych grup przedsiębiorców

Tokeny i certyfikaty – kluczowe elementy zabezpieczeń

Tokeny to elektroniczne identyfikatory, które umożliwiają zintegrowanie systemu sprzedażowego z KSeF, eliminując konieczność każdorazowego logowania się do platformy.

Certyfikaty KSeF, dostępne od lutego 2026 roku, będą wykorzystywane równolegle z tokenami i stanowić będą dodatkowę formę uwierzytelniania się w KSeF.

Zastosowanie w praktyce – dzięki tokenom przedsiębiorca będzie mógł wystawiać faktury w swoim systemie księgowym, a dokumenty będą automatycznie przekazywane do KSeF, bez konieczności stosowania dodatkowych form uwierzytelniania.

Testowanie wystawiania e faktur

Brak testowania systemu e-fakturowania KSeF wydaje się jednym z najczęstszych (i być może jednym z najbardziej kosztownych) błędów.

Korzyści z wczesnego testowania obejmują:

• Zapoznanie się z interfejsem KSeF
• Możliwość przetestowania funkcjonalności systemu, całego procesu elektronicznego fakturowania
• Wczesne wykrycie błędów w formacie przesyłanych danych
• Eliminacja innych błędów przed obligatoryjnym stosowaniem KSeF

KSeF od 30 września 2025 r. oferuje środowisko testowe. Rekomendujemy wszystkim firmom przeprowadzenie testów systemu KSeF, zanim jego używania będzie dla podatników obligatoryjne.

---

Najczęstsze błędy we wdrażaniu KSeF

Błąd	Ryzyko	Jak uniknąć
Założenie, że biuro rachunkowe wdroży KSeF	Przedsiębiorstwo pozostaje odpowiedzialne prawnie za proces fakturowania	Wyznaczenie wewnętrznego koordynatora
Pominięcie fazy testowej	Odrzucenie faktur, problemy z przepływem środków pieniężnych	Korzystanie z wersji testowej KSeF
Brak złożenia ZAW-FA (dla podmiotów innych niż osoby fizyczne)	Brak dostępu dla pracowników lub księgowych	Odpowiednio wczesne złożenie upoważnienia
Późny wybór narzędzia do wystawia narzędzia	Niezgodność lub przeciążenie systemu w 2026 r.	Dopasowanie oprogramowania do skali działalności
Korzystanie z załączników PDF	System odrzuci dane nieustrukturyzowane	Stosowanie struktury logicznej FA(3)

---

Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie przepisów?

Od 2027 r. nieprzestrzeganie przepisów – np. wystawianie faktur poza systemem KSeF – będzie skutkowało karami finansowymi. Organem odpowiedzialnym za egzekwowanie przepisów będą naczelnicy urzędów skarbowych.

---

Awaria KSeF – wystawianie faktury poza systemem

Co zrobić, gdy KSeF przestanie działać?

Na wypadek awarii lub czasowej niedostępności systemu, ustawodawca przewidział specjalne procedury awaryjne – tryb offline oraz offline24. Oba tryby pozwalają na poprawne wystawienie faktur, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.

Kiedy można wystawić fakturę poza systemem w trybie offline?

Fakturę poza KSeF można wystawić co do zasady wyłącznie w formacie ustrukturyzowanym (zgodnym ze schematem FA(3)). Następnie dokument musi zostać przesłany do KSeF, w terminie:

• 1 dnia roboczego – w trybie offline24 (dzień następny po wystawieniu) lub w przypadku niedostępności systemu (od zakończenia niedostępności systemu)
• 7 dni roboczych – w przypadku awarii systemu ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub za pomocą oprogramowania interfejsowego.

Uwaga: Datą wystawienia faktury w ww. trybach pozostaje data wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury, jednak datą jej otrzymania będzie moment dostarczenia do odbiorcy (w KSeF lub poza KSeF, w zależności od konkretnego przypadku).

Tryby awaryjne – offline i offline24

• Tryb offline – uruchamiany tylko w przypadku gdy Ministerstwo Finansów ogłosi oficjalną niedostępność lub awarię KSeF (w BIP lub za pomocą oprogramowania interfejsowego)
• Tryb offline24 – dostępny niezależnie od komunikatów MF. Przeznaczony w szczególności do stosowania w okresie trwania awarii, gdy firma ma problemy z łącznością internetową, oprogramowaniem lub integracją z KSeF. Faktura musi zostać przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

Uwaga: w specyficznych przypadkach, gdy awaria KSeF ogłaszana jest w środkach społecznego przekazu, faktury wystawiane są w postaci papierowej lub elektronicznej (faktury te nie trafiają do KSeF).

Certyfikat KSeF i bezpieczeństwo faktur

Aby wystawiać faktury offline, niezbędne jest posiadanie Certyfikatu KSeF. Dzięki niemu faktura zyskuje unikalny kod QR, który:

• potwierdza jej autentyczność,
• zabezpiecza przed sfałszowaniem.

Dodatkowo faktury bez numeru KSeF będą odpowiednio oznaczone w ewidencji VAT, co pozwoli organom skarbowym zidentyfikować ich status.

---

Wsparcie prawne przy wdrażaniu systemu KSeF w Polsce

Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w procesie wdrożenia KSeF — od analizy prawnej, przez integrację IT, po weryfikację funkcjonowania systemu. Skontaktuj się z naszymi specjalistami, by przejście na KSeF było procesem bezpiecznym i zgodnym z przepisami.

---

FAQ – Wdrożenie KSeF