Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce

Aktualizacja: 20.03.2024

Jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce?

Podczas gdy obywatele UE mogą pracować w Polsce bez ograniczeń, cudzoziemcy z krajów spoza UE są zobowiązani do uzyskania zezwolenia na pracę w Polsce. Istnieje jednak szereg zwolnień i uproszczeń pozwalających na zatrudnianie cudzoziemców bez zezwolenia na pracę (np. procedura oświadczeniowa, Program Poland Business Harbor).

---

Zatrudnianie cudzoziemców – kluczowe fakty

Zatrudnianie obywateli UE	bez ograniczeń (z wyjątkiem rejestracji pobytu)
Zatrudnianie obywateli spoza UE	wymaga zezwolenia na pracę lub ukończenia alternatywnej procedury
Alternatywne procedury zatrudniania cudzoziemców	Procedura deklaracji (procedura powierzenia) Zatrudnianie obywateli Ukrainy (procedura zgłoszenia) Polska. Business Harbor Zatrudnianie uchodźców Zatrudnianie osób objętych ochroną tymczasową UE
Kto wszczyna procedury	Co do zasady pracodawca inicjuje każdą procedurę
Czas wymagany do uzyskania zezwolenia na pracę	3-4 miesiące
Czas wymagany do zakończenia procedur alternatywnych	W zależności od procedury (np. powierzenie – ok. 2-3 tygodnie)
Narodowości objęte uproszczeniami w zatrudnianiu	Ukraińcy, Ormianie, Gruzini, Białorusini, Mołdawianie

---

Zatrudnianie cudzoziemców – zasady ogólne

Cudzoziemiec spoza UE, aby móc pracować w Polsce, musi posiadać

• tytuł prawny do wykonywania pracy (np. zezwolenie na pracę), chyba że ma zastosowanie zwolnienie, oraz
• tytuł prawny do wjazdu i pobytu w Polsce (np. wiza pracownicza).

Najczęściej – każdy tytuł jest odrębny i należy go uzyskać niezależnie (np. zezwolenie na pracę u Wojewody, a wizę w Konsulacie).

Mimo mylącej nazwy – „wiza pracownicza” – nie uprawnia cudzoziemca do pracy w Polsce w przypadku braku tytułu prawnego do pracy (np. zezwolenia na pracę). Słowo „praca” w „wizie pracowniczej” oznacza jedynie cel pobytu.

W rezultacie – aby móc pracować – cudzoziemiec zawsze będzie potrzebował:

Tytuł do pracy (o ile nie jest zwolniony) + Tytuł do wjazdu i pobytu

Tytuł do pracy (o ile nie podlega zwolnieniu) + Tytuł pobytowy

Sam tytuł do pracy w przypadku braku (lub wygaśnięcia) tytułu wjazdu i pobytu (lub tytułu pobytowego) nie pozwoli cudzoziemcowi na wykonywanie pracy w Polsce.

Mając na uwadze powyższe, należy również pamiętać, że każdy tytuł jest zazwyczaj przyznawany na określony okres ważności. Aby móc wykonywać pracę, cudzoziemiec powinien zawsze utrzymywać oba tytuły w mocy. Jeśli np. tytuł do pracy wygaśnie, ale tytuł do pobytu pozostanie ważny – cudzoziemiec, co do zasady, będzie mógł jedynie przebywać w Polsce, ale nie pracować.

---

Jakie są procedury zatrudnienia cudzoziemca w Polsce?

W tym artykule przedstawiamy najpopularniejsze procedury / tryby zatrudniania cudzoziemców.

1. Zatrudnianie obywateli UE
2. Zatrudnianie obywateli spoza UE (procedura pozwolenia na pracę)
3. Zatrudnianie obywateli Ukrainy
4. Uproszczona procedura oświadczeniowa dla wybranych narodowości
5. Polska. Program Business Harbor
6. Zatrudnianie osób objętych tymczasową ochroną UE
7. Zatrudnianie uchodźców

---

Zatrudnianie obywateli UE

Obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą pracować w Polsce bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę i na takich samych zasadach jak obywatele polscy (tj. bez żadnych ograniczeń). Muszą jedynie przejść procedurę zgłoszenia pracy.

Zgłoszenie pobytu obywatela UE

Obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mają obowiązek zgłosić pobyt na terytorium Polski, jeżeli przekracza on 3 miesiące.

Jaki jest termin na zgłoszenie pobytu?

Nie później niż następnego dnia po upływie 3 miesięcy od dnia wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Gdzie zgłosić pobyt?

Urząd wojewódzki właściwy ze względu na miejsce pobytu. Lista stron internetowych urzędów wojewódzkich.

Jaki jest formularz zgłoszenia i jaka jest opłata?

Osobiście w biurze właściwego organu lub listem poleconym. Zgłoszenie jest bezpłatne.

Jakie są wymagane dokumenty?

Listy wymaganych dokumentów publikowane są na lokalnych stronach internetowych urzędów wojewódzkich:

• lista stron internetowych urzędów wojewódzkich: https://www.gov.pl/web/gov/uw,
• lista dokumentów w Warszawie: https://www.gov.pl/web/uw-mazowiecki/rejestracja-obywatela-ue,

Najczęściej jednak wymagane będą następujące dokumenty:

• wypełniony formularz zgłoszenia pobytu,
• kopia dokumentu podróży,
• zdjęcie/zdjęcia,
• oświadczenie pracodawcy dotyczące pracy w Polsce lub inne dokumenty, jeśli powody pobytu nie są związane z zatrudnieniem.

Zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu

W wyniku zgłoszenia obywatel UE otrzyma zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu.

---

Zatrudnianie obywateli spoza UE w Polsce

Cudzoziemcy z krajów spoza UE co do zasady są zobowiązani do uzyskania zezwolenia na pracę. Wniosek o zezwolenie na pracę składa pracodawca (a nie kandydat). Więcej informacji na temat podstawowej procedury imigracyjnej można znaleźć tutaj: zezwolenie na pracę w Polsce. Lista zwolnień z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę znajduje się tutaj.

---

Zatrudnianie obywateli Ukrainy

Odrębna procedura zatrudniania dotyczy obywateli Ukrainy. Specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy została uchwalona przez Sejm RP w 2022 r.(Ustawa z dnia 12.03.2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa – Specustawa).

W zakresie możliwości podjęcia pracy w Polsce – specustawa o pomocy Ukrainie wprowadza istotne uproszczenia. W praktyce zatrudnienie obywateli Ukrainy (i niektórych członków ich rodzin) odbywa się na bardzo podobnych zasadach jak obywateli polskich.

Czy obywatele Ukrainy mogą pracować w Polsce?

Tak – jeśli pobyt obywatela Ukrainy (i niektórych członków rodziny) w Polsce jest legalny – ma on prawo do pracy w Polsce przez okres legalnego pobytu.

Powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy

Pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy (lub niektórych członków rodziny) w ciągu 14 dni za pośrednictwem platformy praca.gov.pl. Link do formularza zgłoszeniowego.

Obywatele Ukrainy nieobjęci ustawą specjalną

Status niżej wymienionych kategorii osób nie jest regulowany przez ustawę specjalną, w związku z czym osoby te nie korzystają z prawa do pracy na podstawie ustawy specjalnej (jednak najczęściej mogą korzystać z prawa do pracy na podstawie odrębnych przepisów):

obywatele Ukrainy (i niektórzy członkowie ich rodzin), którzy posiadają

• zezwolenie na pobyt stały,
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,
• zezwolenie na pobyt czasowy,
• status uchodźcy,
• ochrona uzupełniająca,
• zgoda na pobyt tolerowany;

obywatele Ukrainy (i niektórzy członkowie ich rodzin), którzy:

• złożyli wnioski o udzielenie ochrony międzynarodowej w Rzeczypospolitej Polskiej lub w imieniu których takie wnioski zostały złożone,
• zadeklarowali zamiar złożenia wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej w Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 28 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach. 28 ust. 1 lub art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. 1 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1108 i 1918 oraz z 2022 r. poz. 583) lub do których takie oświadczenia woli się odnoszą.

Przedawnienie

Specjalna ustawa przewiduje możliwość wydania przez właściwego ministra specjalnego rozporządzenia ograniczającego maksymalną liczbę ukraińskich pracowników na pracodawcę (w odniesieniu do całkowitej liczby pracowników). Obecnie nie ma takich limitów.

---

Zatrudnianie cudzoziemca w procedurze oświadczeniowej

Procedura oświadczeniowa (inaczej procedura powierzenia) to uproszczona ścieżka zatrudnienia dostępna dla obywateli wybranych krajów, w ramach której pracodawca może zatrudnić ich w Polsce po dokonaniu rejestracji oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy danemu kandydatowi. Oświadczenia rejestrowane są na okres ważności do 24 miesięcy.

Jak rozpocząć procedurę powierzenia pracy?

Procedurę oświadczeniową wszczyna pracodawca, który zamierza zatrudnić cudzoziemca. Pracodawca musi złożyć oświadczenie do właściwego organu w odniesieniu do konkretnego kandydata.

Jaki jest termin?

Nie ma terminu na złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, jednak pracodawca powinien mieć świadomość, że procedura trwa kilka dni, a cudzoziemiec nie może rozpocząć pracy przed skuteczną rejestracją oświadczenia.

Jak można zostać zatrudnionym w procedurze powierzenia pracy?

W procedurze powierzenia mogą być zatrudnieni obywatele następujących państw: Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Gruzja i Armenia.

Obywatele powyższych krajów mogą być zatrudnieni w Polsce, jeśli okres zatrudnienia nie przekroczy 24 miesięcy i nie będą świadczyć pracy sezonowej, na którą należy uzyskać zezwolenie na pracę.

Gdzie złożyć wniosek o powierzenie pracy?

Wniosek o powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi składa się w powiatowym urzędzie pracy. Wniosek składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu praca.gov.pl lub w formie papierowej we właściwym urzędzie (w Warszawie nie ma takiej możliwości – tylko forma elektroniczna). Opłata za każde złożenie wniosku wynosi 100 zł.

Dokumenty wymagane do powierzenia pracy cudzoziemcowi

Wykazy dokumentów publikowane są na lokalnych stronach internetowych powiatowych urzędów pracy

• wykaz dokumentów w Warszawie: link
• poradnik jak wypełnić deklarację w Warszawie

Jako przykład – lista wymaganych dokumentów w Warszawie:

• wypełnione oświadczenie o powierzeniu przetwarzania danych osobowych – formularz,
• skan wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,
• skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia,
• skan wyciągu z rejestru pracodawcy.

Jaki jest czas potrzebny na uzyskanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy?

Rejestracji oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi należy dokonać w ciągu:

• 7 dni – jeżeli postępowanie wyjaśniające nie jest wymagane (co zazwyczaj ma miejsce),
• 30 dni – jeśli postępowanie wyjaśniające jest wymagane,
• 2 miesiące – w sprawach szczególnie skomplikowanych.

W jaki sposób oświadczenie jest rejestrowane i doręczane?

Jeżeli oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy wraz z załącznikami spełnia wszystkie wymogi, właściwy organ wpisuje oświadczenie do rejestru. Dokument potwierdzający rejestrację jest dostarczany pracodawcy w formie papierowej lub elektronicznej (w zależności od miasta, np. w Warszawie tylko elektronicznie).

Zawiadomienie o zatrudnieniu

Pracodawca jest obowiązany zawiadomić powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni. Pracodawca jest również obowiązany zawiadomić powiatowy urząd pracy o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia przewidywanego (deklarowanego) podjęcia pracy.

Zawiadomienia można dokonać m.in:

• za pośrednictwem platformy praca.gov.pl,
• pocztą lub
• osobiście we właściwym powiatowym urzędzie pracy.

Poland Business Harbour 

UWAGA! Od 26 stycznia 2024 roku Program Poland Business Harbour został zawieszony do odwołania

Polska. Business Harbor. (PBH) to program, który pomaga wybranym kategoriom przedsiębiorców (specjaliści IT, start-upy, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa) w relokacji na terytorium Polski. Program nie jest dostępny dla organizacji non-profit, w tym fundacji.

Pracodawcy, którzy są członkami programu, są uprawnieni do wydawania specjalnych zaproszeń, na podstawie których kandydaci mogą uzyskać w Polsce tzw. Wizę „Poland. Business Harbour”, która umożliwia kandydatowi wjazd, pobyt i pracę w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę na okres do 1 roku.

Program PBH jest dostępny dla:

• pracodawców będących partnerami programu PBH,
• pracowników będących obywatelami Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii i Azerbejdżanu,

Na podstawie zaproszeń wydawanych przez partnerów programu PBH obywatele wybranych krajów mogą ubiegać się o tzw. wizę „Poland. Business Harbour”.

Wizy PBH wydawane są w trybie przyspieszonym przez Konsulat RP (w ciągu ok. 14 dni).

Wizy PBH umożliwiają cudzoziemcom wjazd, pobyt i pracę w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę na okres do 1 roku.

---

Zatrudnianie cudzoziemca objętego ochroną czasową na podstawie prawa UE

Ochrona tymczasowa na mocy prawa UE jest wyjątkowym środkiem zapewniającym natychmiastową i tymczasową ochronę wysiedleńcom z krajów spoza UE oraz osobom, które nie mogą wrócić do kraju pochodzenia. Stosuje się ją, gdy istnieje ryzyko, że standardowy system azylowy nie poradzi sobie z popytem wynikającym z masowego napływu, co może mieć negatywny wpływ na rozpatrywanie wniosków. Cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej w Polsce mogą przebywać i pracować bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Ochrona czasowa dla uchodźców z Ukrainy

4.03.2022 r. Rada jednogłośnie przyjęła decyzję wykonawczą wprowadzającą tymczasową ochronę w związku z masowym napływem osób uciekających z Ukrainy w wyniku wojny.

Decyzja o udzieleniu tymczasowej ochrony: Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. stwierdzająca istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE i skutkująca wprowadzeniem tymczasowej ochrony.

Obecnie ochrona czasowa działa do 4.03.2025. W przypadku dalszego trwania wojny Komisja może zwrócić się do Rady o przedłużenie ochrony tymczasowej maksymalnie do 4.12.2025 r.

Osoby objęte ochroną tymczasową:

• osoby przesiedlone z Ukrainy w dniu 24 lutego 2022 r. lub po tej dacie w wyniku inwazji wojskowej rosyjskich sił zbrojnych, która rozpoczęła się w tym dniu:
  • • (a) obywatele Ukrainy zamieszkujący na Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r.,
    • (b) bezpaństwowcy i obywatele państw trzecich innych niż Ukraina, którzy korzystali z ochrony międzynarodowej lub równoważnej ochrony krajowej na Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r. oraz,
    • (c) członkowie rodzin osób, o których mowa w lit. a) i b)
• następujące osoby uznaje się za część rodziny, o ile rodzina była już obecna i zamieszkiwała na Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r:
  • (a) małżonek osoby, o której mowa w ust. 1 lit. a) lub b), lub partner stanu wolnego pozostający w stałym związku, w przypadku gdy ustawodawstwo lub praktyka danego państwa członkowskiego traktuje związki stanu wolnego w sposób porównywalny do traktowania związków małżeńskich na mocy jego prawa krajowego dotyczącego cudzoziemców,
  • (b) małoletnie dzieci osoby, o której mowa w ust. 1, niebędące w związku małżeńskim, b) małoletnie dzieci pozamałżeńskie osoby, o której mowa w ust. 1 lit. a) lub b), lub jej małżonka, bez względu na to, czy zostały urodzone w związku małżeńskim czy poza nim lub adoptowane,
  • (c) inni bliscy krewni, którzy mieszkali razem jako część jednostki rodzinnej w czasie wystąpienia okoliczności związanych z masowym napływem wysiedleńców i którzy w tym czasie byli całkowicie lub głównie zależni od osoby, o której mowa w ust. 1 lit. a) lub b).

Wniosek o udzielenie ochrony czasowej

Cudzoziemiec może korzystać z ochrony czasowej tylko w jednym z państw UE. Wniosek składa się osobiście w siedzibie Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców:

• biuro w Warszawie przy ul. Taborowej 33,
• biuro w Białej Podlaskiej przy ul. Dokudowskiej 19,

Obecnie nie istnieje możliwość złożenia wniosku online. Usługa zostanie jednak wkrótce uruchomiona – informacje będą dostępne tutaj: https://www.gov.pl/web/udsc/aktualnosci-udsc

Kiedy przyznawana jest ochrona tymczasowa?

Właściwy organ niezwłocznie wydaje świadectwo ochronne.

Jaka jest opłata za wniosek o ochronę czasową?

Złożenie wniosku jest bezpłatne.

Prawo do pracy w Polsce w ramach ochrony czasowej

Cudzoziemiec korzystający z prawa do ochrony czasowej w Polsce może przebywać i pracować bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

---

Zatrudnianie uchodźcy lub cudzoziemca objętego ochroną uzupełniającą

Ochrona międzynarodowa to szczególny status, który może zostać przyznany cudzoziemcowi, jeśli w kraju pochodzenia grozi mu prześladowanie. Jeżeli cudzoziemiec nie spełnia warunków do nadania statusu uchodźcy, ale jest narażony w kraju pochodzenia m.in. na poważne zagrożenie życia lub zdrowia w związku z powszechną przemocą wobec ludności cywilnej w sytuacji międzynarodowego konfliktu zbrojnego, może uzyskać ochronę uzupełniającą.

Wniosek o nadanie statusu uchodźcy

W Polsce – wniosek będzie rozpoznawany przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Cudzoziemiec może złożyć wniosek – osobiście – tylko w pierwszym kraju Unii Europejskiej, do którego wjeżdża. Wniosek składa się za pośrednictwem Straży Granicznej, w szczególności przy przekraczaniu granicy.

Kiedy zostanie nadany status uchodźcy?

Decyzja powinna zostać wydana w ciągu 6 miesięcy, ale rzeczywisty czas oczekiwania wynosi ok. 14-15 miesięcy.

Jaka jest opłata za wniosek o nadanie statusu uchodźcy?

Złożenie wniosku jest bezpłatne.

Prawo do pracy w Polsce w ramach ochrony międzynarodowej

Cudzoziemiec nie może wykonywać pracy w Polsce przez pierwsze 6 miesięcy od złożenia wniosku. Po udzieleniu ochrony międzynarodowej cudzoziemiec będzie miał prawo do pracy, a także do prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

---

FAQ – Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce