Zakładanie centrum rozwoju oprogramowania w Polsce | Przewodnik po outsourcingu IT

Ostatnia aktualizacja: 22.10.2024

Dlaczego warto inwestować w Polsce?

Od upadku reżimu komunistycznego w Europie Środkowo-Wschodniej Polska stała się liderem w regionie. W ciągu ostatnich trzech dekad produkt krajowy brutto (PKB) Polski wzrósł ponad dziesięciokrotnie, z 65 miliardów dolarów w 1990 r. do 690 miliardów dolarów w 2023 r. 

Dla porównania, gospodarki Węgier i Czech wzrosły odpowiednio pięcio- i siedmiokrotnie. Kluczowymi powodami, dla których inwestycje zagraniczne tak często trafiają do Polski są:

→ Strategiczne centralne położenie

Centralne położenie Polski w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, graniczącej z Niemcami, Czechami, Słowacją, Ukrainą, Białorusią, Litwą i Rosją, czyni ją idealnym miejscem na inwestycje i działalność gospodarczą.

→ Dostęp do Morza Bałtyckiego

Bezpośredni dostęp do Morza Bałtyckiego zapewniony przez duże porty morskie w Gdańsku, Gdyni, Szczecinie i Świnoujściu, zwiększa możliwości handlu i transportu.

→ Zaawansowana infrastruktura

Polska posiada rozwiniętą sieć autostrad o długości 5000 km oraz rozległy system kolejowy o długości 20 000 km, co zapewnia sprawną logistykę i transport.

→ Stabilność prawna i polityczna

Jako członek Unii Europejskiej (UE) i NATO, Polska oferuje stabilne otoczenie prawne i polityczne, zapewniając inwestorom bezpieczeństwo i przewidywalność.

→ Bogate zasoby talentów

Z 17,3 milionów aktywnych pracowników, Polska ma dużą i wykwalifikowaną siłę roboczą w porównaniu z innymi krajami Europy Wschodniej, co czyni ją atrakcyjnym miejscem dla firm poszukujących pracowników.

→ Duży rynek konsumencki

Polska ma znaczący rynek konsumencki, liczący ponad 38 milionów mieszkańców oraz stale napływających imigrantów z krajów Europy Wschodniej, co znaczące możliwości biznesowe i rozwojowe.

---

Dlaczego outsourcing rozwoju oprogramowania w Polsce jest tak popularny?

Zatrudnianie polskich programistów przez międzynarodowe korporacje staje się coraz bardziej popularne z kilku powodów:

1. Wysoki poziom systemu edukacji. Ponad 300 polskich uczelni technicznych kształci wielu wysoko wykwalifikowanych absolwentów informatyki i dziedzin pokrewnych, tworząc solidną pulę talentów IT polskich programistów i inżynierów oprogramowania.
2. Ogromne centrum ekspatów IT.  Polska stała się jednym z kluczowych miejsc docelowych dla relokacji utalentowanych programistów z Ukrainy, Białorusi i Rosji. Nasz kraj jest jednym z najpopularniejszych miejsc docelowych dla usług outsourcingowych ze względu na dużą pulę talentów z umiejętnościami technicznymi i wykształceniem technicznym.
3. Wykwalifikowana siła robocza. Polscy programiści są znani ze swojej biegłości technicznej oraz umiejętności rozwiązywania problemów. Firmy na rynku międzynarodowym cenią polskich programistów, zwłaszcza dlatego, że pracują z popularnymi językami programowania i posiadają zaawansowane umiejętności technologiczne, które spełniają wszystkie wymagania projektów na rynku IT.
4. Efektywność kosztowa. W porównaniu z Europą Zachodnią i Stanami Zjednoczonymi, koszt zatrudnienia programistów w Polsce jest niższy.
5. Kompatybilność kulturowa. Polska kultura i praktyki biznesowe są podobne do tych w Europie Zachodniej i Ameryce Północnej.
6. Dogodna strefa czasowa. Polska leży w strefie czasu środkowoeuropejskiego, która jest dogodna do koordynacji z biurami w Europie i Ameryce Północnej. Nakładanie się godzin pracy sprawia, że współpraca w czasie rzeczywistym jest bardziej realna.
7. Wysoki poziom znajomości języka angielskiego. Wielu polskich programistów biegle posługuje się językiem angielskim, co ma kluczowe znaczenie dla międzynarodowych projektów i komunikacji.
8. Rozwijający się ekosystem IT. Polska ma szybko rozwijającą się branżę technologiczną z solidnym ekosystemem firm IT, startupów, firm programistycznych i centrów technologicznych.
9. Ulgi podatkowe dla firm technologicznych. Polski rząd przyciąga inwestorów IT ulgami podatkowymi, takimi jak IP Box, ulga na badania i rozwój, czy specjalne strefy ekonomiczne.

Czynniki te sprawiają, że Polska jest atrakcyjnym miejscem dla firm poszukujących wykwalifikowanych programistów. W konsekwencji powyższych czynników największe firmy IT zainwestowały w Polsce, w tym:

• Google (Warszawa, Kraków),
• Microsoft (Warszawa, Wrocław),
• IBM (Warszawa, Kraków),
• Intel (Gdańsk),
• Cisco (Kraków),
• Amazon (Warszawa),
• HP Inc. i HPE (wiele miast),
• Capgemini (Kraków, Wrocław, Poznań),
• SAP (Warszawa, Gliwice),
• Accenture (Warszawa, Kraków).

Firmy te utworzyły biura i centra rozwoju, przyczyniając się znacząco do rozwoju lokalnej branży IT w Polsce.

---

Huby IT w Polsce – które miasta przyciągają najwięcej inwestorów IT?

Sektor IT w Polsce zatrudnia około 600 000 osób, główne huby IT znajdują się w Warszawie (110 000 pracowników IT), Krakowie (55 000 pracowników IT) i Wrocławiu (40 000 pracowników IT).

Kluczowe sektory obejmują fintech, rozwój oprogramowania, gry i gry e-commerce. Inne znaczące ośrodki które również przyczyniają się do rozwoju branży IT w Polsce to to Poznań, Gdańsk i Łódź.

Miasto	Liczba pracowników IT	Kluczowe sektory
Warszawa	110.000	Fintech, Software Development, E-commerce
Kraków	55.000	Software Development, Gaming, IT Services
Wrocław	40.000	Software Development, Cybersecurity, Automotive IT
Poznań	25.000	Software Development, Logistics Technology, Cloud Services
Gdańsk	20.000	Software Development, Maritime Technology, E-commerce
Łódź	15.000	Software Development, Telecommunications, Manufacturing Technology
Others	335.000	Różne

---

Formy zatrudnienia polskich programistów

Środowisko prawne związane z zatrudnianiem programistów w Polsce różni się od innych krajów. Według najnowszych statystyk:

• Około 65% programistów w Polsce pracuje na podstawie umów B2B (Business-to-Business).
• Tylko około 35% jest zatrudnionych na podstawie tradycyjnych umów o pracę.

Preferencja dla kontraktów B2B wśród programistów wynika głównie z niższych kosztów podatkowych i składek na ubezpieczenie społeczne. Dzięki temu większa część budżetu jest zatrzymywana przez pracowników IT.  Symulacje liczbowe znajdują się poniżej.

---

Czy zatrudnianie programistów na podstawie umów B2B jest legalne?

Zatrudnianie programistów na podstawie umów B2B jest w Polsce powszechną praktyką, szeroko akceptowaną przez władze publiczne. Pomimo wielokrotnych prób podejmowanych przez polski rząd w celu ograniczenia umów B2B, aby zapobiec obchodzeniu przepisów prawa pracy, wysiłki te zakończyły się niepowodzeniem ze względu na opór polityczny i społeczny.

Według ekspertów prawnych, zatrudnianie programistów w ramach umów B2B jest uznawane za zgodne z prawem pod następującymi warunkami:

• Niezależność i autonomia – Kontrahenci muszą zachować znaczną niezależność i autonomię w swojej pracy i wykonywaniu zadań.
• Brak podporządkowania – Kontrahenci nie powinni pracować w warunkach podporządkowania typowych dla stosunku pracy. Muszą mieć kontrolę nad tym, jak i kiedy wykonują swoje zadania.
• Odrębne warunki umowy – Warunki umowy powinny odzwierciedlać charakter umowy B2B, wyraźnie różniącą się od tych w umowach o pracę, obejmującą różnice w korzyściach, prawach i obowiązkach.

Jaka jest różnica w kosztach programisty zatrudnionego na podstawie umowy B2B i umowy o pracę?

Jak widać w poniższej tabeli – w przypadku miesięcznego łącznego budżetu w wysokości 15.000 zł dla jednego programisty:

• Pracownik otrzymuje do kieszeni ok. 9.000 zł, pozostałe kwoty to podatki i składki;
• Kontrahent B2B otrzymuje do kieszeni ok. 11.000 zł, pozostałe kwoty to podatki (przyjęliśmy 12% podatek liniowy typowy dla programistów IT) i składki.

Warto wspomnieć, że w przypadku umów o pracę wszystkie powyższe kwoty są obliczane i potrącane przez pracodawcę; natomiast w przypadku dostawcy B2B wszystkie powyższe kwoty są obliczane i potrącane przez samego kontrahenta B2B.

W rezultacie ciężar administracyjny / płacowy pozostaje po stronie: pracodawcy – w przypadku umowy o pracę; kontrahenta B2B – w przypadku umowy B2B.

Jaki jest koszt zatrudnienia programisty w Polsce?

Koszt młodszego programisty w Polsce zaczyna się od około 25 000 dolarów rocznie, podczas a starszego programista około 75 000 dolarów rocznie.

Jak małe firmy zatrudniają programistów z Polski?

Małe firmy zamierzające zatrudnić od 1 do 10 programistów w Polsce zazwyczaj robią to bez zakładania lokalnej firmy lub oddziału.

Jest to często osiągane za pomocą jednej z dwóch metod:

1. Zawieranie umów B2B z lokalnymi programistami.
2. Zatrudnianie pracowników na podstawie umów o pracę.

Druga opcja jest możliwa bez rejestrowania lokalnej spółki, ale wymaga od zagranicznej firmy zarejestrowania się jako pracodawca w ZUS  i zaangażowania polskiego dostawcy usług płacowych do zarządzania miesięcznymi podatkami i składkami na ubezpieczenie społeczne.

Zazwyczaj wiąże się to z obowiązkiem otwarcia rachunku bankowego w Polsce w celu ułatwienia płatności podatków i składek za pośrednictwem określonych kanałów płatności.

Ze względu na kwestie prawne i ryzyko, korzystanie z usług Employer of Record (EOR) w Polsce nie jest zalecane i dlatego nie zostało tutaj omówione.

Kiedy warto zarejestrować własną firmę w Polsce?

Określenie właściwego momentu na otwarcie lokalnej spółki lub oddziału w Polsce zależy od konkretnych okoliczności Twojej działalności. Jednak nasi eksperci prawni zalecają rozważenie tego kroku, jeśli

• Twój zespół rozrasta się do 10 lub więcej programistów, lub
• wynajmujesz biuro w Polsce dla swoich pracowników, niezależnie od ich liczby.

Sytuacje te mogą zostać uznane za utworzenie zakładu w Polsce, co wiązałoby się z obowiązkami podatkowymi, księgowymi i sprawozdawczymi.

Ponadto zalecamy założenie lokalnej firmy, jeśli programiści są lub będą zatrudniani na podstawie umów o pracę.

Ustanowienie listy płac w Polsce przez podmiot zagraniczny wymaga kilku kroków, w tym rejestracji pracodawcy zagranicznego i otwarcia rachunku bankowego, a także poniesienia wydatków, takich jak opłaty na rzecz dostawcy usług płacowych. Dlatego też otwarcie lokalnej firmy może usprawnić te procesy i sprawić, że zarządzanie będzie bardziej efektywne.

---

Zakładanie własnej firmy programistycznej w Polsce

Decydując się na rozpoczęcie działalności w Polsce poprzez założenie lokalnego centrum rozwoju oprogramowania, będziesz miał do wyboru dwie podstawowe struktury prawne:

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
• Oddział

Inne formy prawne nie są powszechnie stosowane, a zatem nie są warte szczegółowego rozważenia. Statystyki wskazują, że 95% inwestorów w Polsce preferuje spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dla swoich przedsięwzięć biznesowych, 3% decyduje się na oddziały, a pozostałe 2% korzysta z innych form prawnych.

	Odział	Sp. z o.o.
Miejsce rejestracji	KRS	KRS
Odpowiedzialność	Odpowiedzialność spółki dominującej	Odpowiedzialność do wysokości zainwestowanego kapitału zakładowego
Status  prawny	Rozszerzenie statusu prawnego spółki dominującej	Odrębny podmiot prawny
Minimalny kapitał zakładowy	Brak wymogu minimalnego kapitału	5.000 PLN
Dozwolony rodzaj działalności	Każda działalność prowadzona przez spółkę dominującą – „spółkę matkę”	Brak większych ograniczeń z wyjątkiem działalności regulowanej (banki, firmy ubezpieczeniowe itp.)
Opłata rejestracyjna	350 PLN + wydatki (głównie tłumaczenia)	600 PLN + wydatki (głównie tłumaczenia)
Reprezentacja w Polsce	przez lokalnego przedstawiciela lub dyrektorów spółki dominującej	przez dyrektorów
Odrębna osobowość prawna	Nie	Tak
Podatek dochodowy od osób prawnych	9% (obrót do 2 mln EUR) i 19% 9% (obrót do 2 mln EUR) i 19%	9% (obrót do 2 mln EUR) i 19% 9% (obrót do 2 mln EUR) i 19%
Księgowość	Obowiązkowa – zgodnie z polską ustawą o rachunkowości	Obowiązkowa – zgodnie z polską ustawą o rachunkowości
Obowiązek raportowania	Tak, oddział jest zobowiązany do sporządzania i raportowania sprawozdań finansowych	Tak, sp. z o.o.jest zobowiązana do sporządzania i raportowania sprawozdań finansowych
Raportowanie UBO w Polsce	Nieobowiązkowe w Polsce	Obowiązkowe w Polsce
Roczne koszty utrzymania	Porównywalne	Porównywalne

Która forma prawna oferuje więcej korzyści dla firmy – oddział czy spółka z o.o.?

Wybór między utworzeniem oddziału a utworzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zależy od różnych czynników, w tym charakteru działalności, względów prawnych i podatkowych oraz strategicznych celów firmy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednak zazwyczaj lepszym rozwiązaniem, ponieważ zapewnia ograniczenie odpowiedzialności, elastyczność operacyjną i większą wiarygodność na lokalnym rynku.

Oddział jest zwykle wybierany przez firmy, które chcą wykorzystać zagraniczne licencje lub ubezpieczenia już przyznane spółce macierzystej.

---

Wady założenia osobnej działalności związanej z rozwojem oprogramowania

Ustanowienie odrębnej rejestracji dla podmiotu zajmującego się rozwojem oprogramowania może wiązać się z wieloma wyzwaniami. Dwa główne problemy, które się wyróżniają to:

1. Rygorystyczny system księgowy i podatkowy

Proces ten wiąże się z przestrzeganiem wysoce sformalizowanego systemu księgowego i podatkowego, który wymaga dbałości o terminy i dokładności w rejestrowaniu nawet najmniejszych wydatków. Może to być szczególnie uciążliwe, ponieważ wymaga znacznego wysiłku administracyjnego w celu zapewnienia zgodności z rygorystycznymi przepisami.

Aby poradzić sobie z tą złożonością, firmy często polegają na profesjonalnych firmach outsourcingowych, które mogą pomóc uprościć te procesy. Wiąże się to jednak z dodatkowymi kosztami i zależnością od zewnętrznych dostawców.

2. Zwrot podatku VAT

Kolejnym wyzwaniem może być proces uzyskiwania zwrotu podatku VAT. Lokalne firmy programistyczne są zwykle zmuszone do okresowego ubiegania się o zwrot podatku VAT, co może prowadzić do tymczasowego zamrożenia części ich funduszy.

Wynika to z faktu, że lokalne spółki zależne płacą podatek VAT (w cenach/ fakturach, które opłacają), ale nie naliczają go (ponieważ nie sprzedają lokalnie). Tzn. kontrahenci wystawiają lokalnej spółce faktury z 23% podatkiem VAT, który podlega zwrotowi, ale wymaga złożenia wniosku o zwrot oczekiwania na jego realizację.

Zwrot zazwyczaj może być dokonany poprzez kompensatę, jednak w większości przypadków nie jest on możliwy dla centrum kosztów, które nie sprzedają towarów na lokalnym rynku.  Jest to standardowa procedura dla firm tworzących oprogramowanie w Polsce, które mogą wpływać na przepływy pieniężne i planowanie finansowe.

Należy zauważyć, że te wady dotyczą w równym stopniu obu form rejestracji: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i oddziału.

---

Standardowa konfiguracja podatkowa i finansowa. Relacje pomiędzy spółką dominującą a polskim centrum rozwoju oprogramowania

1. Finansowanie

Finansowanie lokalnej polskiej spółki zależnej zajmującej się tworzeniem oprogramowania odbywa się zazwyczaj poprzez:

• Przedpłaty za przyszłe usługi i miesięczne lub kwartalne rozliczenia; lub
• Pożyczki między spółkami z rozsądną stopą procentową;
• Zastrzyki kapitałowe, które zazwyczaj wiążą się z 0,5% podatkiem od transakcji.

2. Płatności między spółkami

Polska spółka programistyczna powinna otrzymywać wynagrodzenie za usługi świadczone na rzecz spółki dominującej, dlatego też relacje między polską spółką zależną a spółką dominującą są zwykle oparte na następujących zasadach w celu spełnienia wymogów podatkowych:

• Relacje między spółką matką a polską spółką zależną opierają się na umowie między spółkami.
• Polska spółka wystawia spółce dominującej miesięczne lub kwartalne faktury za usługi świadczone na rzecz spółki dominującej.
• Faktura za usługę zawiera marżę, która często jest obliczana na zasadzie koszt plus, tj. koszt plus rozsądna marża.
• W przypadku usług przekraczających progi cen transferowych (2.000.000 zł dla usług) – należy sporządzić dokumentację cen transferowych, w tym analizę porównawczą marży.

---

Polska: Twój najlepszy wybór dla inwestycji i outsourcingu rozwoju oprogramowania

Ze względu na strategiczne położenie, zaawansowaną infrastrukturę, stabilność prawa i sytuacji politycznej oraz dużą pulę wykwalifikowanych talentów, Polska stała się głównym celem inwestycji zagranicznych i outsourcingu rozwoju oprogramowania

Krajowy sektor IT w Polsce dynamicznie się rozwija, dzięki głównym ośrodkom w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu, przyciągając największe firmy technologiczne, takie jak Google, Microsoft i IBM. Większość deweloperów oprogramowania w Polsce pracuje w ramach umów B2B, oferując efektywność kosztową i elastyczność.

Dla firm, które chcą zaistnieć lokalnie, utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest generalnie bardziej korzystne niż utworzenie oddziału. Taki wybór zapewni ochronę przed odpowiedzialnością i elastyczność operacyjną.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Twoja firma może skorzystać ze strategicznej lokalizacji Polski, zaawansowanej infrastruktury i puli wykwalifikowanych talentów.

---

FAQ – Zakładanie centrum rozwoju oprogramowania w Polsce