Zmiany w prowadzeniu akt osobowych pracowników

Rok 2023 r. to rok znaczących zmian w prawie pracy. W lutym w życie weszły przepisy o kontroli trzeźwości pracowników, w kwietniu zaś czekają nas nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zmiany w przepisach wymuszają na pracodawcach także zmiany w prowadzeniu dokumentacji wewnętrznej takiej jak regulaminy pracy czy akta osobowe pracowników. Nowelizacja Kodeksu pracy spowodowała także konieczność dostosowania rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej – które reguluje m. in. sposób prowadzenia akt osobowych pracowników.

Nowa część akt osobowych

W związku z wprowadzeniem do zakładów pracy kontroli trzeźwości pracodawcy będą obowiązani sporządzać dodatkową dokumentację związaną z jej przeprowadzaniem, a także w odpowiedni sposób dokumentować jej wyniki. W teczce osobowej każdego z pracowników pojawi się nowa część E (obecnie akta składają się z 4 części A, B, C i D) gdzie będą przechowywane:

– informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,

– informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzane przez Policję i inne organy porządku publicznego,

– informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonej przez pracodawcę,

– informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez Policję i inne organy porządku publicznego.

Oznacza to, że w tej części akt przechowywane będą także wyniki kontroli negatywnych dla pracownika, w tym informacja o dacie, godzinie i minucie przeprowadzonego badania i jego dokładnym wyniku.

Zmiany w części B

Obecnie w części B teczek osobowych pracowników przechowywane są dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia pracownika takie jak orzeczenia lekarskie, świadectwa odbycia szkoleń BHP, umowa o pracę, aneksy do umowy i inne tego rodzaju dokumenty.

W związku z nadchodzącymi zmianami dotyczącymi pracy zdalnej, w części tej będą musiały znaleźć się także wnioski i oświadczenia pracownika związane z wykonywaniem pracy w formie zdalnej, np. oświadczenie pracownika o posiadaniu odpowiednich warunków do pracy zdalnej, wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, polecenie pracy zdalnej. 

Jednocześnie, z uwagi na wprowadzenie kontroli trzeźwości, w części tej powinny pojawić się także dokumenty realizujące obowiązek informacyjny pracodawcy wobec pracownika, np. potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości i sposobie jej przeprowadzania.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników – co może okazać się szczególnie istotne w przypadku kontroli Inspekcji Pracy. W przypadku bardziej szczegółowych pytań lub problemów związanych z prowadzeniem dokumentacji wewnętrznej w zakładzie pracy zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z działu prawa pracy naszej Kancelarii pod adresem: info@dudkowiak.com