Zatrudniasz cudzoziemców w Polsce? Od 1 maja czekają Cię nowe obowiązki!

Z dniem 1 maja 2025 r. wejdzie w życie nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców. Niedopełnienie ich może skutkować sankcjami administracyjnymi i finansowymi. Poniżej prezentujemy najważniejsze zmiany, które powinien znać każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcom.

Obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej

Zgodnie z nowymi przepisami, każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi obowiązany będzie do zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Dotyczy to wszystkich cudzoziemców – niezależnie od tego, czy podstawą zatrudnienia jest zezwolenie na pracę, czy oświadczenie o powierzeniu pracy.

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę w charakterze członka zarządu, prokurenta lub reprezentanta spółki komandytowej albo komandytowo-akcyjnej. W takim przypadku zawarcie umowy nie jest wymagane.

Obowiązek przekazania kopii umowy do organu administracji publicznej

Podmiot zatrudniający cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy będzie zobowiązany do przekazania kopii zawartej umowy do właściwego organu (wojewody lub starosty), jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

Obowiązek ten nie dotyczy umów o pomocy przy zbiorach, w przypadku których termin na przekazanie umowy wynosi 7 dni od dnia powierzenia pracy.

Przekazania należy dokonywać elektronicznie – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowania. Do czasu jego uruchomienia dopuszczalne będzie korzystanie z portalu praca.gov.pl.

Naruszenie tego obowiązku stanowi wykroczenie, zagrożone grzywną w wysokości od 1 000 do 3 000 zł.

Obowiązek pozyskania kopii dokumentu tożsamości

Podmiot powierzający pracę będzie zobowiązany do pozyskania od cudzoziemca dokumentów pozwalających na potwierdzenie jego tożsamości. W szczególności dotyczy to kopii paszportu oraz – jeżeli numer PESEL nie wynika z innego dokumentu – zaświadczenia o jego nadaniu.

Choć ustawodawca nie przewidział sankcji za niedopełnienie tego obowiązku, jego realizacja jest istotna z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego zatrudnienia.

Obowiązek informowania wojewody o zmianach

W terminie 7 dni od zaistnienia jednej z niżej wymienionych sytuacji, pracodawca będzie zobowiązany do powiadomienia właściwego wojewody, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od dnia rozpoczęcia ważności zezwolenia na pracę,
• przerwał wykonywanie pracy na okres dłuższy niż 2 miesiące,
• zakończył pracę wcześniej niż na 2 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia.

Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie i podlega grzywnie od 500 do 5 000 zł.

Obowiązek przetwarzania danych osobowych

Pracodawca zobowiązany będzie do przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe cudzoziemca przez okres 2 lat od zakończenia roku kalendarzowego,, w którym ustał stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia. W przypadku dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, mają zastosowanie dłuższe terminy przechowywania określone w odrębnych przepisach (np. 10 lat zgodnie z przepisami prawa pracy).

Przygotuj się na zmiany!

Nowelizacja przepisów znacząco rozszerza obowiązki podmiotów zatrudniających cudzoziemców. Powyższe zmiany stanowią jedynie fragment szerszej regulacji, która zacznie obowiązywać 1 maja 2025 r.

Zatrudniasz cudzoziemców w Polsce? Skontaktuj się z naszym zespołem ds. migracyjnych. Doradzimy, jak dostosować Twoją firmę do nowych wymagań prawnych i uniknąć ryzyka sankcji.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców w Polsce i chcesz odpowiednio przygotować się na nadchodzące zmiany w przepisach, skontaktuj się z naszym zespołem ds. migracyjnych. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy w dostosowaniu się do nowych obowiązków.