Zaległy urlop a prawo pracy- co grozi pracodawcom po 30 września 2025 r.?

Lato dobiega końca, a wraz z nim dla wielu pracowników kończy się czas wakacyjnych wyjazdów. Wrzesień to jednak nie tylko powrót do codziennych obowiązków, ale również ważna data w kalendarzu prawa pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, do 30 września pracodawca powinien udzielić pracownikowi zaległego urlopu niewykorzystanego w poprzednim roku kalendarzowym.

Urlop wypoczynkowy- prawo czy obowiązek pracownika?

Kodeks pracy jednoznacznie stanowi, że urlop wypoczynkowy to prawo pracownika, którego nie można się zrzec (art. 152 § 2 k.p.). Jednocześnie na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia jego wykorzystania w odpowiednim terminie. Jeżeli urlop nie został wykorzystany przez pracownika w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, powinien zostać wykorzystany przez pracownika lub udzielony mu do dnia 30 września kolejnego roku kalendarzowego(art. 168 k.p.).

Czy pracodawca może „wysłać” pracownika na urlop wypoczynkowy?

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Jeśli chodzi o bieżący urlop wypoczynkowy- jest to możliwe tylko w okresie wypowiedzenia. Jeśli zaś chodzi o zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku- odpowiedź brzmi tak, nawet jeśli pracownik nie wyrazi chęci wykorzystania tego urlopu.

Sąd Najwyższy potwierdza, że pracodawca ma prawo jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop w kolejnym roku kalendarzowym. Data tego urlopu może być uzgodniona z pracownikiem lub w przypadku braku współpracy – odgórnie wyznaczona. Pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku w terminie do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Zaniedbanie tego obowiązku może być uznane za naruszenia praw pracownika, co w przypadku inspekcji pracy może skończyć się grzywną od 1 000 do 30 000 zł.

Czy zaległy urlop przepada po 30 września kolejnego roku?

Nie. Sama data 30 września nie powoduje automatycznej utraty prawa do urlopu. Jeżeli urlop nie został udzielony, prawo do urlopu nadal istnieje, choć co do zasady nie zostanie on już wykorzystany w naturze. Należy pamiętać, że roszczenie o udzielenie urlopu przedawnia się dopiero po 3 latach, licząc od dnia 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Oznacza to, że niewykorzystany urlop z 2024 r., który powinien był zostać udzielony do 30 września 2025 roku, przedawni się dopiero 30 września 2028 r. Jeśli w międzyczasie umowa pracownika ulegnie rozwiązaniu- pracodawca będzie musiał wliczyć ten urlop do puli niewykorzystanego urlopu i zapłacić odpowiedni ekwiwalent lub zobowiązać pracownika do wykorzystania tego urlopu w okresie wypowiedzenia.

Kiedy pracodawca musi zapłacić za niewykorzystany urlop?

Pieniądze za niewykorzystany urlop należą się tylko wtedy, gdy stosunek pracy wygasa lub ulega rozwiązaniu (art. 171 k.p.). W innych przypadkach urlop musi być udzielony w naturze, a pracownik nie może domagać się ekwiwalentu „na żądanie”. W praktyce ekwiwalent za urlop jest płatny w ostatnim dniu obowiązywania umowy o pracę, jeśli do czasu jej rozwiązania pracownik nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu.

W celu uniknięcia tej płatności pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia. Nie zawsze jednak wykorzystanie urlopu przed rozwiązaniem umowy o pracę jest możliwe- np. pracownik uda się na zwolnienie lekarskie w trakcie okresu wypowiedzenia, urlop będzie dłuższy niż okres wypowiedzenia lub nie będzie okresu wypowiedzenia (np. rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym).

W takim przypadku każdorazowo pracodawca musi rozliczyć urlop i zapłacić odpowiedni ekwiwalent.

O tym warto pamiętać!

• Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku bez jego zgody. Termin na udzielenie urlopu przypada do 30 września kolejnego roku.
• Pracodawcy powinni zadbać o udzielenie zaległych urlopów w terminie, by uniknąć ryzyka sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
• Obie strony stosunku pracy zyskują na wcześniejszym planowaniu wykorzystania zaległego urlopu- mniej konfliktów, większa przejrzystość i lepsza organizacja pracy.

Końcówka września to nie tylko symboliczne zamknięcie sezonu urlopowego, ale także ważny moment z punktu widzenia prawa pracy. Pracodawco- upewnij się, czy Twoi pracownicy nie mają zaległych urlopów z zeszłego roku, które mogą stać się obciążeniem po 30 września. Żeby być na bieżąco ze wszystkimi przepisami- zapisz się do naszego newsletteru!