Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Umowa o powierzenie pracownikowi mienia służbowego

W celu użytkowania przez pracownika służbowego auta strony umowy o pracę powinny zawrzeć osobną umowę o powierzeniu mienia. W umowie strony powinny wskazać dane pojazdu jaki jest powierzany pracownikowi, zasady użytkowania przez pracownika mienia należącego do pracodawcy, sposób rozliczeń za utrzymywanie pojazdu oraz reguły odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie.

Zwiększona odpowiedzialność pracownika

Powierzenie pracownikowi mienia służbowego wiąże się z większą odpowiedzialnością pracownika. Z reguły bowiem pracownik odpowiada szkody w mieniu służbowym na zasadach ogólnych z art. 114 – 122 Kodeksu pracy, które są korzystne dla pracownika. Przy zasadach ogólnych ciężar udowodnienia winy pracownika spoczywa na pracodawcy, a pracownik z reguły odpowiada tylko do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Przy odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik, zgodnie z art. 124-125 Kodeksu pracy odpowiada za powstałą w mieniu szkodę w pełnej wysokości – niezależnie od tego czy powstała ona umyślnie czy nieumyślnie. Jednocześnie przepisy zakładają w tej sytuacji domniemanie winy pracownika i to na pracowniku spoczywa ciężar ewentualnego udowodnienia, że szkoda powstała z innych, niezależnych przyczyn.

Auto służbowe w celach prywatnych

Korzystanie z auta służbowego do celów prywatnych jest możliwe tylko jeśli pracodawca wyraził na to uprzednią zgodę – zazwyczaj poprzez zapis w umowie o powierzeniu mienia. Używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych bez zgody pracodawcy może prowadzić nawet do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika.

Możliwość używania auta służbowego stanowi swego rodzaju przychód dla pracownika, który podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu w ZUS. Z uwagi na to, że wartość pieniężna tego nieodpłatnego świadczenia byłaby trudna do wyliczenia, ustawodawca ustalił jego ryczałtową wysokość w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość ryczałtu wynosi odpowiednio 250 lub 400 zł miesięcznie, w zależności od mocy silnika użytkowanego samochodu.

Najnowsze interpretacje podatkowe przyjmują, że zapewnione przez pracodawcę paliwo mieści się w ryczałcie ustalonym przez ustawodawcę za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych, co oznacza, że koszt paliwa nie stanowi odrębnego nieodpłatnego świadczenia, za które pracownik musiałby dodatkowo rozliczyć się w urzędzie skarbowym.

Obowiązek zwrotu pojazdu służbowego

W umowie o powierzeniu mienia z reguły ustalany jest obowiązek pracownika do zwrotu auta w przypadku zakończenia umowy o pracę lub na żądanie pracodawcy. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, pracodawca jest uprawniony do żądania zwrotu pojazdu w każdej chwili, nawet gdy pracownik przebywa aktualnie na zwolnieniu lekarskim. Sąd Najwyższy podkreśla przy tym, że pracownik powinien być powiadomiony odpowiednio wcześnie.

Należy pamiętać, że pracownik wyłącznie dysponuje mieniem, które przez cały czas należy do pracodawcy. Strony powinny w umowie uregulować zasady zwrotu pojazdu służbowego, mogą np. przewidzieć konieczność poinformowania pracownika z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownik mógł przygotować się do oddania pojazdu.

Odmowa zwrotu pojazdu służbowego na żądanie pojazdu służbowego może zostać potraktowana jak ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego.

Podsumowując, korzystanie z auta służbowego do celów prywatnych jest możliwe i szeroko praktykowane, jednak wiąże się z koniecznością precyzyjnego uregulowania zasad takiego użytkowania – tak aby uniknąć nieporozumień z pracownikiem w przyszłości. Obie strony ponoszą tutaj pewne ryzyka – pracodawca w postaci zwiększenia możliwości utraty lub zniszczenia mienia firmowego, pracownik zaś musi liczyć się ze zwiększoną odpowiedzialnością oraz dodatkowymi rozliczeniami.

W celu uzyskania bardziej szczegółowej porady na temat powierzenia mienia służbowego pracownikowi zapraszamy do kontaktu ze specjalistami z działu prawa pracy naszej Kancelarii: info@dudkowiak.com