Spółki i prawo korporacyjne: Cyfryzacja postępowania rejestrowego przed KRS. Ułatwienia dla przedsiębiorców i wyzwanie dla sądów

Z dniem 1 lipca 2021 roku nastąpiła długooczekiwana i wielokrotnie przekładana zmiana w zakresie postępowania rejestrowego przed KRS. Od tej daty złożenie papierowych wniosków przez przedsiębiorców jest nieskuteczne – złożone w ten sposób wnioski podlegają zwrotowi bez wzywania do uzupełnienia braków formalnych. Jest to jeden z etapów cyfryzacji usług publicznych w Polsce.

Obecnie rejestracja podmiotu lub zmian w KRS może się odbyć całkowicie online, pod warunkiem że przedsiębiorca jest reprezentowany przez profesjonalnego pełnoimocnika (adwokata lub radcę prawnego). Skany dokumentów, składanych do systemu teleinformatycznego, mogą być przez tych pełnomocników poświadczone za zgodność z oryginałem. W przypadku zaś złożenia wniosków przez przedsiębiorcę samodzielnie oryginały dokumentów powinny być przedłożone sądowi w terminie 3 dni od otrzymania wezwania z sądu.

Kolejną nowością postępowania rejestrowego jest obowiązek prowadzenia akt rejestrowych podmiotów wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza to możliwość bezpłatnego i szybkiego dostępu do akt rejestrowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Nie jest konieczne teraz uprzednie ustalenie terminu wizyty do sądu w celu przeglądania akt i robienia z nich fotokopii, bowiem akta podmiotu są dostępne online. Natomiast prowadzone dotychczas akta rejestrowe w postaci papierowej nie podlegają przetworzeniu na akta w formie elektronicznej. Oznacza to, że akta rejestrowe spółek założonych przed 1 lipca 2021 roku nadal będą miały postać papierową i ich udostępnienie nadal ma się odbywać w starym trybie.

Jednak pomimo wprowadzenia, w założeniu, intuicyjnego i łatwego w obsłudze nowego systemu teleinformatycznego pod nazwą Portal Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl), ta reforma spowodowała spore zakłócenia w funkcjonowaniu sądów rejestrowych, takie jak np. nieudana migracja wcześniejszych spraw do nowego systemu, niewystarczający czas poświęcony na szkolenia personelu sądów w zakresie pracy z nowym systemem, problemy z weryfikacją karalności osób w Krajowym Rejestrze Sądowym, brak automatycznego przenoszenia danych z wniosków do projektów postanowień o wpisie.

Ponadto, wyszły na jaw problemy o charakterze zarówno techniczym jak i prawnym, które nie były przewidziane przez twórców nowelizacji oraz osoby realizujące jej założenia. Szereg rozwiązań technicznych nie ma żadnego praktycznego uzasadnienia, np. brak możliwości wprowadzenia do systemu PRS aktów notarialnych, które nie zostały wprowadzone do Centralnego Repozytorium (CREWAN), brak możliwości wklejania fragmentów tekstu do pola wniosku do KRS, niejasne zasady dokonywania doręczeń w sprawach rejestrowych itd.

Niemniej jednak, mimo istniejących problemów i niedociągnięć, większość środowiska profesjonalnego ocenia przeprowadzoną reformę pozytywnie, gdyż przyczynia się ona do szybkiego rozpoznawania wniosków i dokonania wpisów do Rejestru Przedsiębiorców KRS.

Zachęcamy przedsiębiorców polskich i zagranicznych do kontaktu z prawnikami naszej Kancelarii w kwestiach rejestracji podmiotów lub zmian w Rejestrze Przedsiębiorców KRS. Wszystkie zgłoszenia prosimy kierować na adres: info@dudkowiak.com