Przedsiębiorcy pytają czy to koniec umów B2B? Prezydent podpisał ustawę. Branża IT szczególnie zagrożona

Co musisz wiedzieć?

Kilkukrotnie pisaliśmy już dla Państwa o planowanych zmianach w zakresie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Celem projektowanych zmian miało być nadanie PIP uprawnień do wydania decyzji administracyjnych, stwierdzających istnienie stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a osobą dotychczasowo zatrudnioną na umowie cywilnoprawnej (np. umowie B2B).

Szczególne kontrowersje budziły zapisy zgodnie z którymi rozstrzygnięcie inspektora miało podlegać natychmiastowemu wykonaniu w zakresie konsekwencji wynikających z prawa pracy, przepisów podatkowych, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz obowiązkowych wpłat na fundusze- od momentu doręczenia go pracodawcy.

Planowane zmiany miały wejść w życie 1 stycznia 2026 roku, jednakże z uwagi na liczne kontrowersje i publiczną krytykę przedsiębiorców, zostało to odsunięte w czasie.

Niemniej, stało się – po licznych konsultacjach i zasięgniętych opiniach, 2 kwietnia 2026 Prezydent podpisał ustawę z dnia 11 marca 2026 o zmianie ustawy o PIP i niektórych innych ustaw, która:

• rozszerza uprawnienia PIP, pozwalając inspektorom na samodzielne wydawanie decyzji administracyjnych, mogących stwierdzić istnienie stosunku pracy, a dotychczasowa konieczność postępowania sądowego w tym zakresie zostaje zarezerwowana na przypadek złożenia odwołania;
• wprowadza możliwość kontroli zdalnych oraz szybkiego dostępu do systemów ZUS oraz KAS dla PIP, co przełoży się na częstsze i sprawniejsze kontrole;
• nakłada na przedsiębiorców wyższe sankcjeza naruszenia w postaci mandatu do 5 000 zł oraz grzywny sądowej do 60 000 zł a także może nieść ze sobą potencjalne skutki retroaktywne, takie jak np. obowiązek zapłaty zaległych składek bądź świadczeń pracowniczych.

Powyższe zmiany mają realnie przełożyć się na większą wykrywalność nieprawidłowości, częstsze i mniej przewidywalne kontrole PIP, wyższe sankcje za naruszenia oraz, przede wszystkim, powodować przekwalifikowania umów B2B na umowy o pracę.

Co ważne, uznanie umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę będzie możliwe poprzez wydanie decyzji administracyjnej, a nie jak dotychczas na podstawie wieloletniego procesu sądowego.

Warto także podkreślić, że istotne znaczenie przy ocenie charakteru zatrudnienia będzie miała rzeczywista wola stron- akcent ustawodawca stawia na faktyczny sposób współpracy, bardziej niż na wyrażony umową zamiar.

Co czeka przedsiębiorców?

Ustawa zakłada cyfryzację kontroli, która przejawiać się będzie m. in. w kontrolach zdalnych a także nowych rozwiązaniach informatycznych, umożliwiających inspektorom cyfrowy dostęp do systemu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej.

W ten sposób inspektorzy będą mogli wyłapywać błędy nie tylko na etapie kontroli czy poprzez skargi pracowników, lecz także poprzez nieprawidłowe prowadzenie payrollu.

Nowe możliwości techniczne mogą wiązać się z częstszymi kontrolami, a także z przyspieszeniem działań inspektorów. Oznacza to, że pracodawcy będą mieli znacznie mniej czasu, aby przygotować się do kontroli, a jej skutki będą znacznie szybciej odczuwalne. W tym miejscu należy podkreślić, że ustawa przewiduje także wyższe kary finansowe.

Inspekcja będzie mogła ukarać przedsiębiorcę mandatem do 5 000 zł (obecnie limit wynosi 2 000 zł), a limit grzywny możliwej do orzeczenia w postępowaniu sądowym ma zostać zwiększony do 60 000 zł (obecnie 30 000 zł).

Co więcej, ustawa zakłada też możliwość przeprowadzania kontroli bez wcześniejszej zapowiedzi– co ma ograniczyć możliwości przedsiębiorców w zakresie wcześniejszego przygotowania do kontroli oraz utrudnić wprowadzanie tymczasowych rozwiązań na czas kontroli. Oznacza to, że przedsiębiorcy już teraz powinni rozpocząć działania w kierunku przygotowania się do zmian, tj. wykrycia i usunięcia nieprawidłowości.

Czy to koniec umów B2B?

Wydaje się, że zmiany uprawnień inspekcji pracy i wzmożone kontrole mogą odmienić oblicze polskiego rynku pracy i znacznie zmniejszyć zainteresowanie pracodawców umowami cywilnoprawnymi- co z pewnością miał na celu ustawodawca tworząc ustawę nowelizującą.

W naszej ocenie nie oznacza to jednak, że należy całkowicie rezygnować z zatrudnienia na B2B. Będzie wymagało to jednak od przedsiębiorców większego przygotowania– począwszy od sporządzenia prawidłowej dokumentacji do odpowiedniego zorganizowania przebiegu współpracy. Jeśli współpraca na podstawie B2B będzie rzeczywistą wolą stron i będzie nosiła wszelkie cechy stosunku cywilnoprawnego- ryzyko ustalenia stosunku pracy będzie niewielkie.

Powyższe będzie wymagało jednak od przedsiębiorcy:

• znajomości różnic pomiędzy umową B2B a umową o pracę,
• umiejętności rzetelnego decydowania o formie zatrudnienia,
• stosowania odpowiednich wzorów umów,
• prawidłowej organizacji procesów wewnętrznych.

Wobec kontraktorów, niezwykle istotne stanie się ograniczanie cech umów, mogących być uznanymi za charakterystyczne dla stosunku pracy, takie jak praca z biura klienta, stałe godziny pracy, czy korzystanie ze sprzętu służbowego.

Co z branżą IT?

Nie da się ukryć, że zmiany mogą być szczególnie odczuwalne w branży IT, gdzie zawieranie umów B2B jest powszechną praktyką i wiodącą formą zatrudnienia. Negatywne zmiany odczują nie tylko pracodawcy, lecz także kontraktorzy, którzy z reguły prowadzą własną działalność i również preferują zatrudnienie na umowie B2B. Niemniej jednak należy wziąć pod uwagę, że podczas kontroli inspekcja będzie brała pod uwagę nie tylko samą wolę stron, ale rzeczywiste realia, w których umowa jest realizowana.

Znana nam obecnie praktyka pracy w branży IT będzie musiała ulec zmianom, tak aby móc utrzymać dalszą możliwość zatrudniania specjalistów na B2B. Realia pracy specjalistów z branży IT, tj. częsty wymóg pracy na narzędziach firmowych, w jednym biurze z osobami zatrudnionymi na umowie o pracę, w stałych godzinach każdego dnia, z szerokim zakazem konkurencji i bez możliwości podzlecania – tworzy idealne podłoże do uznania stosunku pracy.

Charakterystyka branży IT powoduje, że przedsiębiorcy z tej branży będą szczególnie narażeni na kontrole. Wobec czego pracodawcy z branży IT powinni zwrócić szczególną uwagę na wewnętrzną organizację pracy i już teraz rozpocząć wprowadzanie zmian mających na celu zróżnicowanie zasad współpracy z kontraktorami i osobami zatrudnionych na umowie o pracę.

Podpis Prezydenta, ale wątpliwości zostają

Prezydent, po licznych konsultacjach ze związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców, zdecydował się ostatecznie na podpisanie ustawy.

Zaznaczył przy tym jednak, że wciąż ma wobec części przepisów poważne wątpliwości i skierował ustawę do następczej oceny Trybunały Konstytucyjnego. Przepisami o jakie się rozchodzi, są głównie szerokie uprawnienia decyzyjne PIP. Prezydent zaznaczył, że w jego opinii władza publiczna nie może przekraczać granic wpływu w życie gospodarcze. W oficjalnym oświadczeniu opublikowanym przez Kancelarię Prezydenta, zaznaczono, że to nie urzędnicy powinni mieć ostatnie słowo, a niezawisły sąd.

Niezależnie od wątpliwości Prezydenta złożenie podpisu pod ustawą dnia 2 kwietnia 2026. Powoduje, że ustawa wejdzie w życie po 3 miesiącach od jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym, z wyjątkiem części przepisów, nie związanych z głównym przedmiotem nowelizacji. Oznacza to, że przedsiębiorcy mają czas jedynie do lipca, aby podjąć niezbędne w tym kierunku kroki.

Jak się przygotować?

Umowy B2B nie znikają, jednakże wobec wchodzących zmian wymagają realnego, a nie pozornego charakteru współpracy, co oznacza zachowanie szczególnej ostrożności przy formowaniu umów.

Istnieje szereg możliwych działań jakie pracodawcy mogą podjąć, aby już teraz przygotować się na wypadek kontroli. Zalecamy przedsiębiorcom audyt umów oraz dokumentacji, stworzenie przejrzystej struktury wewnętrznej, odpowiednią organizację współpracy oraz opracowanie procesu decyzyjnego w zakresie oferowanych form zatrudnienia.

Tego rodzaju działania mogą wymagać wsparcia specjalisty z zakresu prawa pracy. W tym celu zachęcamy do kontaktu z prawnikami z działu prawa pracy naszej Kancelarii pod adresem: info@dudkowiak.com, a także do zapoznania się z naszą ofertą dla przedsiębiorców, którzy chcą się dobrze przygotować na nadchodzące zmiany. Nasi specjaliści opracowali szczegółowy opis wymagań, warunków oraz rekomendacji, pozwalających na zminimalizowanie ryzyka reklasyfikacji.