Procedura AML a weryfikacja beneficjenta rzeczywistego – komunikat Generalnego Inspektora Informacji Finansowej

Nowy komunikat Generalnego Inspektora Informacji Finansowej

Zespół ekspertów ds. bankowości i usług płatniczych informuje, iż w dniu 14 stycznia 2022 roku Generalny Inspektor Informacji Finansowej (dalej: „GIIF”) wydał komunikat numer 37 w sprawie zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta. GIIF zwraca uwagę na:

• konieczność wprowadzenia do wewnętrznej procedury przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: „procedura AML”) zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta – art. 50 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: „UAML”),
• fakt, iż przypomina, iż ustawowa definicja beneficjenta rzeczywistego stanowi katalog otwarty, a wyliczenie potencjalnych beneficjentów rzeczywistych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a-c UAML ma charakter przykładowy,
• brak odpowiednich zapisów w procedurze AML lub nieprawidłowe ich stosowanie przez instytucje obowiązane mogą skutkować podjęciem wobec nich działań kontrolnych przez podmioty, o których mowa w art. 130 ust. 1 i 2 UAML.

Informacje zawarte w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (dalej: „CRBR”)

GIIF wskazuje, iż zgodnie z obowiązującym prawem, instytucja obowiązana powinna uwzględnić informacje zgromadzone w CRBR podczas stosowania środka bezpieczeństwa finansowego. Jednocześnie GIIF podkreśla, że z punktu widzenia obowiązków nałożonych na instytucję obowiązaną błędne byłoby poleganie wyłącznie na informacjach pochodzących z CRBR. Informacje zawarte w ww. rejestrze należy traktować wyłącznie jako wskazówkę do wyznaczenia kierunku dalszych uzasadnionych czynności w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz ustalenia struktury własności i kontroli klienta.

Jak podaje GIIF, Instytucja obowiązana może przykładowo wystąpić do klienta o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień, informacji lub dokumentów – np. umowy spółki z o.o. (umowa spółki może przewidywać udziały o szczególnych uprawnieniach). Dodatkowo udziały uprzywilejowane mogą wiązać się z dodatkowymi uprawnieniami szczególnymi wspólnika (przykładowo prawo powoływania członków organów spółki). W zależności od konkretnego stanu faktycznego szczególne uprawnienia wspólnika powinny zostać uwzględnione podczas ustalania beneficjenta rzeczywistego. Brak uwzględnienia tych uprawnień może powodować brak ustalenia jednego z beneficjentów rzeczywistych co będzie równoznaczne z nieprawidłowym zastosowaniem środka bezpieczeństwa finansowego.  

Proces odnotowywania rozbieżności oraz przekazywania informacji organowi właściwemu w kontekście wypełniania obowiązków UAML

Zgodnie z art. 61a ust. 1 UAML instytucja obowiązana jest zobligowana:

• dokonać identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacji jego tożsamości,
• podjąć czynności w celu ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem,
• ustalić i odnotować rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta (w wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej powinny zostać uwzględnione zasady odnotowywania rozbieżności),
• podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn rozbieżności [jako przykład GIIF zaleca kontakt z klientem, aby (i) wyjaśnić sposób ustalenia beneficjenta rzeczywistego przez klienta, (ii) wyjaśnić sposób ustalenia struktury własności i kontroli przez klienta, wyjaśnić czy sposób ustalenia beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta przez instytucję obowiązaną był prawidłowy, (iii) wyjaśnić z jakiego powodu klient uznał daną osobę za beneficjenta rzeczywistego, (iv) zebrać nowe informacje i dokumenty],
• potwierdzić odnotowane rozbieżności [przykład: (i) potwierdzić, iż instytucja obowiązana nie popełniła błędu podczas ustalania beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta, (ii) w miarę możliwości potwierdzić, że informacja o beneficjentach rzeczywistych w CRBR nie jest prawidłowa, (iii) potwierdzić przyczyny rozbieżności, (iv) ustalić czy rozbieżność ma charakter pozorny czy faktyczny], 
• sporządzić uzasadnienie rozbieżności [przykład: (i) wskazać i udokumentować jakie czynności instytucja obowiązana podjęła w celu identyfikacji i weryfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta, (ii) jakie informacje i dokumenty były podstawą ustalenia przez instytucję beneficjenta rzeczywistego klienta oraz struktury własności i kontroli klienta, (iii) jakie informacje lub dokumenty były podstawą do stwierdzenia rozbieżności, (iv) jakie czynności instytucja podjęła w celu potwierdzenia odnotowanych rozbieżności, (v) jakie informacje instytucja otrzymała w toku potwierdzania odnotowanych rozbieżności, (vi) jakie wnioski wynikają z analizy zebranych informacji i dokumentów, (vii) z jakich powodów instytucja obowiązana uznała, że rozbieżność ma charakter faktyczny],  
• przekazać organowi właściwemu zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności wraz z uzasadnieniem.

Odnotowywanie rozbieżności w praktyce

GIIF podkreśla, iż:

1. brak zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych w CRBR stanowi rozbieżność,
2. odnotowywanie rozbieżności nie polega wyłącznie na prostym i mechanicznym porównywaniu informacji zgromadzonych w CRBR z odpisem z KRS klienta – instytucja obowiązana powinna dokonać weryfikacji innych dokumentów – przykładowo umowy spółki lub umowy przeniesienia własności udziałów spółki,
3. instytucje obowiązane nie są zobligowane do porównywania informacji o osobach ustawowo uprawnionych, które dokonały zgłoszenia do CRBR z danymi osób wchodzącymi w skład organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu (wskazanymi w odpisie z KRS),
4. instytucje obowiązane nie powinny przekazywać organowi właściwemu:

• niezweryfikowanej informacji o rozbieżnościach,
• informacji bez uzasadnienia lub ze zdawkowym uzasadnieniem,
• informacji o ewentualnych drobnych omyłkach pisarskich w CRBR  (przykładowo ewidentna literówka w imieniu beneficjenta),
• informacji o ewentualnych nieścisłościach w odpisie KRS klienta (przykładowo nieistotny błąd w wartości udziałów klienta),
• informacji o braku zgłoszenia informacji w CRBR przez podmioty niezobowiązane do takich zgłoszeń (przykładowo stowarzyszenie zwykłe),
• informacji o nieścisłościach niemających wpływu na ustalenie beneficjenta rzeczywistego (przykładowo brak wpisania drugiego imienia beneficjenta).

Treść komunikatu GIIF jest dostępna na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/finanse/komunikat-nr-37-w-sprawie-zasad-odnotowywania-rozbieznosci-miedzy-informacjami-zgromadzonymi-w-crbr-a-ustalonymi-przez-instytucje-obowiazana-informacjami-o-beneficjencie-rzeczywistym-klienta