Problemy z przetwarzaniem danych osobowych pracowników po zakończeniu rekrutacji

Niestety z powodu rozbieżności stanowisk Prezesa UODO i Ministerstwa Cyfryzacji, przedsiębiorcy nie są pewni, czy mogą leganie przetwarzać dane osobowe po zakończeniu procesu rekrutacji, w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami w związku z nierównym traktowaniem w zatrudnieniu.

Stanowisko Prezesa UODO
W opublikowanym w październiku 2018 roku poradniku „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy” Urząd zdecydowanie opowiada się przeciwko możliwości przetwarzaniu danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych w celu obrony przed potencjalnymi roszczeniami kandydatów, którzy nie zostali wybrani w procesie rekrutacji. W ocenie autorów poradnika, w razie ewentualnych roszczeń kierowanych przeciwko pracodawcy, to kandydat do pracy obowiązany jest udowodnić, że pracodawca dopuścił się dyskryminacji w zatrudnieniu. Skoro ciężar dowodu leży po stronie kandydata, przetwarzanie jego danych osobowych przez pracodawcę nie jest niezbędne do realizacji tego celu. Po zakończeniu procesu rekrutacji, dane osobowe kandydatów powinny zostać niezwłocznie usunięte (chyba, że kandydat wyraził zgodę na ich dalsze przetwarzanie na potrzeby przyszłych rekrutacji organizowanych przez pracodawcę). Powyższy pogląd spotkał się z szeroką krytyką wśród pracodawców i prawników. W praktyce oznacza on bowiem znaczne ograniczenie możliwości obrony przed ewentualnymi roszczeniami niedoszłych pracowników. Pracodawcy, który nie ma dostępu do dokumentów rekrutacyjnych trudniej jest bronić się przed zarzutem dyskryminacji.

Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji
W odpowiedzi na uzasadnione wątpliwości pracodawców, Ministerstwo Cyfryzacji wydało objaśnienia prawne w zakresie dalszego gromadzenia danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie u pracodawcy po zakończeniu rekrutacji. Ministerstwo wyraża w nim pogląd, że pracodawca ma prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych niedoszłych kandydatów do pracy w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami z tytuły dyskryminacji w zatrudnieniu – podstawą przetwarzania danych w tym celu jest więc art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Należy jednak mieć na uwadze, że dane te nie mogą być przetwarzane w sposób dowolny i nieograniczony. Pracodawca powinien ustalić możliwy najkrótszy okres przechowywania dokumentów rekrutacyjnych. Do tej pory pracodawcy często wskazywali maksymalny 3 letni termin zakończenia przetwarzania, a więc termin przedawnienia roszczeń kandydata. Ministerstwo zaleca zweryfikować ten termin pod kątem realnego zagrożenia roszczeń ze strony kandydatów i dotychczasowych doświadczeń pracodawcy. Optymalny termin przechowywania dokumentów rekrutacyjnych nie powinien w praktyce przekroczyć kilku miesięcy.

Wnioski
Pracodawcy decydujący się na przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych po zakończonym procesie rekrutacji z uwagi na ewentualne roszczenia kandydatów z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu powinni liczyć się z ryzykiem, że w razie kontroli takie działanie zostanie uznane za niezgodne z prawem. Swoich racji będą więc musieli bronić w toku postępowania. Warto więc ocenić przed rozpoczęciem rekrutacji, jakie jest realne ryzyko roszczeń ze strony kandydatów. Jeżeli ryzyko jest na tyle znaczne, że w interesie pracodawcy jest dalsze przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych, na potrzeby ewentualnej kontroli zaleca się udokumentować proces ustalenia niezbędności przechowywania danych oraz okresu ich przechowywania.