Prawo pracy: Podstawowe elementy polityki Compliance w miejscu pracy. Część 1

O „Compliance”, czyli systemie zarządzania zgodnością w miejscu pracy, w kontekście prawa pracy możemy mówić niezależnie od profilu działalności pracodawcy, bowiem wprowadzanie i stosowanie odpowiednich procedur jest niezwykle istotną kwestią. Każdy przezorny pracodawca powinien rozważyć  wdrożenie procedur Compliance, nie tylko ze względu na fakt, iż dobrze skonstruowana polityka Compliance wyznacza pewne ramy i normy zachowań pożądanych w miejscu pracy oraz ma na celu minimalizację ryzyka naruszeń w obszarze prawa pracy, ale również dlatego, że posiadanie odpowiednio dobranych procedur zwiększa atrakcyjność pracodawcy w oczach potencjalnych i obecnych pracowników. Dodatkowo jest to element, który może ochronić pracodawcę przed niezasadnymi roszczeniami lub odpowiedzialnością. W niniejszym artykule pragniemy przybliżyć Państwu najważniejsze zagadnienia związane z polityką Compliance w miejscu pracy.

1. Compliance

Compliance w ogólności oznacza zgodność z pewnymi norami, których zobowiązany jest przestrzegać dany podmiot. Pojęcie to winno być rozpatrywane szeroko tj. zarówno jako zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, ale także jako zgodność ze standardami pozaprawnymi. Mówiąc o Compliance w prawie pracy należy zwrócić uwagę na jego funkcję zewnętrzną oraz wewnętrzną.  Funkcja zewnętrzna Compliance to w szczególności wszelkie procedury mające wpływ na komfort i bezpieczne warunki pracy takie jak np. polityka antymobbingowa i równego traktowania, czy procedura zgłaszania nieprawidłowości lub naruszenia prawa. Natomiast funkcja wewnętrzna Compliance to przede wszystkim usystematyzowanie działań wewnątrz danego podmiotu, które mają doprowadzić do zminimalizowania ryzyka naruszeń prawa pracy i poniesienia różnego rodzaju odpowiedzialności będącej konsekwencją tych naruszeń.

2. Elementy polityki Compliance w miejscu pracy

Dobrze skonstruowana polityka Compliance może, a nawet powinna, obejmować następujące obszary:

1. proces rekrutacji i zatrudniania pracowników (uczciwa i przejrzysta rekrutacja, właściwe informowanie kandydatów o jej przebiegu i wynikach, kwestia przechowywania dokumentów, zawarcie odpowiedniej umowy z zatrudnianym pracownikiem i kwestie z tym związane),
2. ochrona danych osobowych kandydatów na pracowników oraz pracowników (przestrzeganie przepisów RODO i KP, w szczególności w zakresie: katalogu danych osobowych jakich pracodawca może żądać od kandydata czy pracownika, stosowania monitoringu wizyjnego czy poczty elektronicznej w miejscu pracy, tworzenia procedur korzystania ze sprzętu służbowego),
3. akty wewnętrzne wprowadzane przez pracodawcę zgodnie z przepisami prawa (regulamin pracy, regulamin wynagradzania),
4. polityka zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (zapobieganie i minimalizacja występowania np. wypadków, awarii, chorób zawodowych oraz procedury postępowania w razie ich wystąpienia, obowiązki informowania o ryzykach, proces pomocy)
5. przestrzeganie zasad niedyskryminacji i równego traktowania,
6. polityka antymobbingowa,
7. procedury związane z whistleblowing`iem (sygnaliści w miejscu pracy). 

3. Podsumowanie

Compliance powinno stanowić istotną część każdego przedsiębiorstwa, bowiem posiadanie odpowiednich procedur nie tylko zabezpiecza pracodawcę, ale także zwiększa jego atrakcyjność w oczach pracowników i wpływa na komfort ich pracy oraz bezpieczeństwo. W kolejnych artykułach szczegółowo poruszone zostaną zagadnienia związane ze zjawiskiem whistleblowing`u oraz zapobiegania mobbingowi, bowiem procedury związane z tymi zagadnieniami niewątpliwe są jednymi z głównych elementów dobrze skonstruowanego Compliance.