Pełnomocnictwo elektroniczne w postępowaniu cywilnym od 2026 r.

Najnowsza ustawa zmieniająca Kodeks postępowania cywilnego (KPC) z dnia 5 sierpnia 2025 r. wprowadza kolejny etap cyfryzacji procedury cywilnej, mający na celu unowocześnienie wymiaru sprawiedliwości i dostosowanie go do realiów współczesnego świata. Jedną z kluczowych zmian, która wejdzie w życie 1 marca 2026 r., jest wyraźne uregulowanie formy pełnomocnictwa w postaci elektronicznej.

Nowe wymogi formalne dla pełnomocnictw elektronicznych w KPC

Nowelizacja KPC wprost dopuszcza możliwość udzielania pełnomocnictwa w formie elektronicznej. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu art. 89 § 1² KPC, pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej musi być opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• podpisem zaufanym.
• albo podpisem osobistym.

Regulacja ta jest istotna, ponieważ usuwa wątpliwości, które pojawiały się w dotychczasowej praktyce sądowej w zakresie załączania pełnomocnictwa do pism wnoszonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wymogiem jest złożenie dokumentu w sposób umożliwiający weryfikację podpisu elektronicznego- poprzez wniesienie go na nośniku danych takim jak pendrive lub płyta CD.

Rodzaje podpisów elektronicznych- który będzie potrzebny do pełnomocnictwa?

Podpis kwalifikowany to najbardziej uniwersalne narzędzie spośród dostępnych e-podpisów. Jest to komercyjna usługa, wydawana przez certyfikowanych dostawców. Jego użycie reguluje ustawa opodpisie elektronicznym oraz unijne rozporządzenie eIDAS. Dzięki temu jest stosowany iuznawany na terenie całej Unii Europejskiej. Ten rodzaj podpisu elektronicznego będzie kluczowym dla osób chcących złożyć pełnomocnictwo elektroniczne, niebędących obywatelami Polski.

Obecnie dla każdego użytkownika aplikacji mObywatel dostępna jest usługa, w ramach której można bezpłatnie złożyć 5 podpisów kwalifikowanych w miesiącu. Znacznie zwiększa to dostępność tej formy podpisu elektronicznego, co jest niezwykle korzystne w połączeniu z możliwością składania pełnomocnictw elektronicznych.

Podpis zaufany jest bezpłatnym narzędziem do elektronicznej identyfikacji. Składany jest za pomocą Profilu Zaufanego, który można założyć bezpłatnie, jeżeli posiadasz polski numer PESEL. Dotychczas podpis zaufany służył przede wszystkim do załatwiania spraw z polskimi instytucjami państwowymi, wsprawach urzędowych i w kontakcie z administracją publiczną.

Podpis można złożyć na stronie usługi Profil Zaufany lub w aplikacji mObywatel.

Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest podpisem z dowodu osobistego (e-dowodu). Aby złożyć podpis osobisty, potrzebny jest e-dowód z warstwą elektroniczną i kod PIN do niego. Usługa ta jest jednak dostępna wyłącznie dla osób posiadających polski dowód osobisty w wersji wyposażonej wwarstwę elektroniczną (czyli wydany po 4 marca 2019 r.) oraz aplikację mObywatel lub eDO App.

Pełnomocnictwo w mObywatel 2.0- jak działa i co zmienia dla obywateli?

Równolegle do zmian w procedurze sądowej, platforma mObywatel 2.0 wprowadza nową funkcję pod nazwą „Pełnomocnictwa”. Funkcja ta, dostępna zarówno w aplikacji mobilnej, jak i w mObywatelu wprzeglądarce, ma umożliwić użytkownikom wystawianie pełnomocnictw, zarządzanie nimi oraz korzystanie z nich w prosty i darmowy sposób.

Dzięki omawianym zmianom mObywatela, w kontakcie z urzędami będzie można posłużyć się numerem konkretnego pełnomocnictwa, co potwierdzi w urzędzie fakt działania w imieniu innej osoby, firmy lub instytucji- bez potrzeby przedstawiania papierowego dokumentu.

Twórcy skupili się na uproszczeniu procesu udzielania i korzystania z pełnomocnictwa, dążąc do zapewnienia czytelności i funkcjonalności.

Obecnie funkcja ta ma obejmować udzielanie pełnomocnictwa do uzyskania odpisów aktu stanu cywilnego, ale niewykluczone, że na dalszych etapach prac zostanie ona uzupełniona o kolejne rodzaje spraw.

Cyfryzacja sądownictwa

Wprowadzone zmiany stanowią kluczowy element szerszego procesu cyfryzacji sądownictwa, który ma na celu zwiększenie efektywności i modernizację całego systemu. Dzięki temu, procedury sądowe stają się bardziej dostosowane do współczesnych standardów wymiany informacji i dokumentów w formie cyfrowej.

Pełnomocnictwa elektroniczne już od marca 2026 r. – czas na przygotowania.

Nowe przepisy to realna zmiana w praktyce procesowej- zarówno dla kancelarii, jak i firm czy instytucji korzystających z e-doręczeń i pełnomocnictw. Jeśli chcesz sprawdzić, jak wdrożyć zmiany w swojej organizacji- skontaktuj się z naszym zespołem. Pomożemy Ci przygotować się do cyfrowej transformacji postępowań sądowych.