Outsourcing pracowniczy/EOR – czy legalny Jakie ryzyka

Pracodawcy zagraniczni mają obecnie wiele możliwości zatrudnienia pracowników w Polsce. Na rynku pojawiają się nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają zatrudnienie pracownika, przy jednoczesnym zminimalizowaniu obowiązków spółki zagranicznej. Nowe struktury zatrudnienia to jednak nie tylko korzyści i wygoda, lecz także ryzyka – o których każdy świadomy pracodawca powinien wiedzieć.

Zatrudnianie pracowników międzynarodowych – nowe możliwości

Rynek pracy stale się rozwija, a wraz z jego rozwojem pojawiają się nowe struktury zatrudnienia. Zarówno na całym świecie jak i w Polsce pojawiają się coraz to nowe rozwiązania, umożliwiające pracodawcom sprawniejsze działanie na arenie międzynarodowej oraz rozszerzenie swojej działalności na inne kraje. Pracodawcy poszukują rozwiązań, które w prosty sposób pomogą im zatrudnić pracowników poza krajem, jednocześnie minimalizując ilość obowiązków i formalności wynikających z lokalnych przepisów prawa pracy. Struktury tego rodzaju są szczególnie popularne w branżach takich jak IT, gdzie praca może być wykonywana zdalnie, a pracodawcy poszukują personelu w krajach rozwijających się, gdzie wciąż następuje napływ wysoko wyspecjalizowanych pracowników. Jednym z takich krajów jest Polska, gdzie w ostatnich latach można dostrzec zwiększenie liczby inwestorów z zagranicy, a także rosnącą liczbę wyspecjalizowanej kadry.

Decyzja o skorzystaniu z nietypowej formy zatrudnienia może jednak poza wygodą nieść za sobą także ryzyka – czego każdy profesjonalny pracodawca powinien być świadomy. Profesjonalny pracodawca powinien też wiedzieć jak te ryzyka zminimalizować, co wyjaśniamy dla Państwa w niniejszym artykule.

Pracodawca formalny i rzeczywisty – problem braku uregulowań

Choć nowe struktury zatrudnienia pojawiają się Polsce coraz częściej, polskie prawo pracy nie nadąża za zmianami na rynku, co w niektórych sytuacjach może powodować ryzyka dla pracodawców korzystających z tego rodzaju form zatrudnienia. Polskie prawo pracy wyróżnia pojęcie pracodawcy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawcą jest: jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Definicja ta jest bardzo szeroka i może stwarzać problemy, zwłaszcza w sytuacji gdy mamy do czynienia z relacjami trójstronnymi pomiędzy dwoma podmiotami, z których jeden jest pracodawcą wskazanym w umowie o pracę (tzw. pracodawca formalny), zaś drugi faktycznie zarządza pracownikiem (tzw. pracodawca rzeczywisty). W tej sytuacji trudno ocenić, który z podmiotów jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a co za tym idzie – na którym podmiocie ciążą obowiązki formalne związane z zatrudnianiem pracownika.

Employer of record – outsourcing pracowniczy

Jedną z coraz popularniejszych struktur zatrudnienia staje się tzw. „employer of record” (EOR). Czym jest employer of record? To nic innego jak „pracodawca formalny”, ,,pracodawca na papierze”. Jest to usługa, która w swoim założeniu przypomina nieco współpracę z agencją pracy tymczasowej – polega na pośredniczeniu podmiotu trzeciego w zatrudnieniu pracownika (outsourcing pracowniczy). Dotyczy to jednak rodzajów pracy, które nie mają charakteru pracy tymczasowej, i których założeniem nie jest krótkoterminowość czy sezonowość wykonywanej pracy.

Struktura „employer of record” tworzy niejako trójstronny stosunek między dwiema firmami a pracownikiem. Polega to na skorzystaniu przez zagraniczną firmę A z usług firmy B działającej jako EOR w kraju, w którym firma A chce zatrudnić pracownika. W tej sytuacji, na zlecenie firmy A firma B zatrudnia pracownika i przejmuje wszelkie obowiązki formalne związane z jego zatrudnieniem, podczas gdy pracownik wykonuje pracę na rzecz firmy A. Taki pracownik jest dobierany pod kątem kryteriów podanych przez firmę A, która decyduje o wyborze kandydata, jego wynagrodzeniu oraz innych aspektach jego zatrudnienia. Pracownik podpisuje umowę o pracę z firmą B, która działa podobnie do agencji pracy tymczasowej, tj. zajmuje się aspektami formalnymi zatrudnienia takimi jak np. wypłata wynagrodzenia czy rejestracja pracownika w ZUS. Jednocześnie kierownictwo nad wykonywaniem pracy przez pracownika przejmowane jest przez firmę A, która choć nie jest pracodawcą „na papierze”, pełni wszelkie obowiązki związane z faktycznym wykonywaniem pracy przez pracownika.

Pracodawcy często pytają nas czy warto skorzystać z usług „employer of record”? Tego rodzaju usługa jest szczególnie przydatna dla pracodawców, którzy szukają możliwości zatrudnienia specjalistów z innego kraju, a jednocześnie chcą uniknąć nadmiaru formalności i nie chcą zakładać kolejnej spółki czy oddziału. Usługa ta nie jest jednak pozbawiona ryzyka. Tego rodzaju usługi, choć coraz popularniejsze w Polsce, nie zostały jednak jeszcze uregulowane w Kodeksie pracy, co przy obecnej definicji pracodawcy może rodzić istotne ryzyka dla firm korzystających z tego rozwiązania. Najistotniejszym z nich jest ryzyko ustalenia stosunku pracy, które zostało omówione w dalszej części artykułu.

Zatrudnienie pracownika przez spółkę zależną

Kolejną popularną formą zatrudnienia jest rozwiązanie polegające na założeniu przez firmę zagraniczną spółki zależnej, której głównym celem jest zatrudnianie pracowników na terenie Polski. O ile samo zakładanie spółek zależnych nie budzi wątpliwości w świetle polskiego prawa, to już całkowite podporządkowanie pracowników zagranicznej spółce matce może dla zagranicznego pracodawcy może okazać się ryzykowne. W przypadku zatrudniania pracowników w spółce zależnej, aby uniknąć ryzyka, najważniejsze jest odpowiednio zorganizować proces zarządzania pracownikami oraz ich podporządkowanie. Na pytanie kto jest faktycznym pracodawcą w przypadku spółki zależnej można łatwo odpowiedzieć analizując hierarchię i strukturę zatrudniania, np. sprawdzając pod kogo podlegają pracownicy, kto przekazuje im polecenia służbowe, czy w kraju działalności spółki zależnej znajduje się dział kadr itd. Im większa samodzielność spółki zależnej w dziedzinie HR/prawa pracy tym mniejsze jest ryzyko uznania, że to spółka zagraniczna jest faktycznym pracodawcą. W wielu przypadkach okazuje się jednak, że spółka zależna jest tworzona wyłącznie na potrzeby zatrudnienia, a pracownicy wykonują pracę na rzecz klientów spółki zagranicznej, otrzymują polecenia od przełożonych zatrudnionych w spółce matce i tam również znajduje się ich dział HR. Jeśli jesteś zagranicznym pracodawcą, który chce rozpocząć działalność na terenie Polski poprzez utworzenie spółki zależnej – tego rodzaju błędów powinieneś unikać.

Czy EOR jest legalny? Ryzyko ustalenia stosunku pracy

Brak doprecyzowania definicji pracodawcy w polskim Kodeksie pracy powoduje, że pomimo istnienia formalnego pracodawcy „na papierze” istnieje ryzyko ustalenia, że stosunek pracy został w rzeczywistości nawiązany pomiędzy spółką zagraniczną, tj. pracodawcą rzeczywistym a pracownikiem. Istotna jest bowiem nie sama treść umowy i określenie w niej kto jest pracodawcą, lecz to jak rzeczywiście kształtuje się stosunek pracy.

Ustalenie stosunku pracy jest specjalnym roszczeniem z zakresu prawa pracy. Ustalenia może domagać się na drodze sądowej zarówno pracownik, jak i organy kontroli – np. Państwowa Inspekcja Pracy, przy czym w przypadku złożenia pozwu przez inspekcję nie wymaga to zgody pracownika, co więcej może to mieć miejsce nawet jeśli pracownik nie ma żadnych zastrzeżeń do struktury, w której jest zatrudniony.

W przypadku złożenia takiego pozwu i ustalenia, że stosunek pracy istnieje pomiędzy pracownikiem a pracodawcą faktycznym (spółką zagraniczną) spółka ta będzie traktowana jak pracodawca od początku zatrudnienia. Najpoważniejszym ryzykiem z tego wynikającym jest ryzyko finansowe. Nowo ustalony pracodawca będzie musiał bowiem uregulować wstecznie wszelkie zaległe składki i zaliczki na podatek – wraz z odsetkami. Nie będzie miało przy tym znaczenia, że składki te były już opłacane – pracodawca formalny otrzyma w tym momencie zwrot wszelkich zapłaconych kwot jako nienależnego świadczenia – nie ma bowiem możliwości opłacania składek za inny podmiot. Co więcej, w przypadku ustalenia stosunku pracy z zagraniczną spółka pracownik może domagać się równego traktowania, np. pod kątem zapewnienia wynagrodzenia czy benefitów – takich jak pozostali pracownicy zatrudnieni w spółce zagranicznej.

Jak pracodawca zagraniczny może zapobiec ryzyku ustalenia stosunku pracy?

Opisane wyżej struktury zatrudnienia, a w szczególności „employer of record” są rozwiązaniem, z którego coraz częściej korzystają spółki zagraniczne przy zatrudnianiu w Polsce. Choć obecnie EOR nie jest jeszcze zanadto popularna, możemy spodziewać się, że wkrótce stanie się ona przedmiotem zainteresowania organów kontroli, a być może nawet doczekamy się nowych uregulowań w tym zakresie.

Chociaż przepisy na ten moment nie regulują ograniczeń wynikających z zatrudniania pracowników poprzez korzystanie z usług „employer of record” czy też zakładanie spółek zależnych, spółki zagraniczne powinny mieć na względzie minimalizowanie ryzyka ustalenia stosunku zatrudnienia. Na rynku pracy coraz więcej mówi się także o powstających już sporach na tym tle. Wobec tego pracodawcy zagraniczni korzystający z tego typu rozwiązań powinni skupić się na tym, aby poprawnie regulować współpracę pomiędzy pracownikami i spółką działającą jako „employer of record” lub spółką zależną – w sposób podkreślający, że główne aspekty zatrudnienia są realizowane właśnie przez te podmioty. Odnosi się to zarówno do samego tworzenia dokumentów pracowniczych jak i odpowiedniego zorganizowania współpracy z pracownikiem.

W sprawie wdrożenia odpowiednich i prostych rozwiązań, minimalizujących ryzyko ustalenia stosunku pracy przy korzystaniu z usług firm działających jako „employer of record” lub przy zatrudnieniu poprzez spółkę zależną polecamy kontakt ze specjalistami z działu prawa pracy naszej Kancelarii. W przypadku pytań napisz do nas na: jkowal@dudkowiak.pl, a razem omówimy możliwe opcje zatrudnienia pracowników w Polsce.