Obowiązki sprawozdawcze spółek z ograniczoną odpowiedzialnością

Niebawem upływają terminy związane ze sprawozdaniami finansowymi spółek. Aby uniknąć błędów warto wiedzieć jak właściwie przygotować dokumenty związane ze sprawozdawczością oraz jakie konsekwencje grożą za ich niezłożenie, o czym mowa w tym artykule.

Sporządzenie sprawozdania finansowego

Przede wszystkim, dokument ten musi być sporządzony w formie elektronicznej, w strukturze logicznej (format pliku .xml) i podpisany za pomocą jednego z dopuszczonych ustawowo podpisów elektronicznych, tj.:

• elektronicznego podpisu kwalifikowanego, które można uzyskać w Polsce od ręki od partnerów podmiotów świadczących usługi zaufania. Listę takich podmiotów dla krajów Unii Europejskiej można sprawdzić pod linkiem: https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home,
• podpisu zaufanego (tzw. ePUAP), który może uzyskać również cudzoziemiec, który posiada numer PESEL, a następnie potwierdzi swoją tożsamość w jednym z punktów potwierdzających, którymi zazwyczaj są polskie konsulaty,
• podpisu osobistego, dostępny wyłącznie dla obywateli polskich na wydawanych obecnie e-dowodach osobistych.

Sprawozdanie podpisują:

• księgowy firmy odpowiedzialny za przygotowanie sprawozdania finansowego,
• członek zarządu.

W przypadku zarządu wieloosobowego sprawa się bardziej komplikuje, gdyż cały zarząd musi podpisać sprawozdanie – szczególnie, jeśli członkowie zarządu zamieszkują w innych krajach lub nie mają właściwych podpisów elektronicznych. Od tego wymogu istnieje wyjątek – sprawozdanie może podpisać jeden lub więcej członków zarządu, a pozostali powinni złożyć oświadczenie, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Oświadczenie to może być złożone również w formie papierowej z podpisem odręcznym, co ułatwia sprawę, gdy członkowie zarządu nie mają podpisów elektronicznych.

Termin na sporządzenie sprawozdania upływa wraz z pierwszym kwartałem następnego roku po upływie roku obrotowego, czyli 31 marca.

Pozostałe dokumenty związane ze sprawozdawczością finansową

Oprócz sprawozdania finansowego spółki prowadzące pełną księgowość obowiązane są do przedłożenia:

• sprawozdania z działalności,
• uchwał o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i o podziale zysku bądź pokryciu strat spółki
• opinii biegłego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego (wyłącznie w przypadku grup kapitałowych, banków, instytucji finansowych, oraz pozostałych podmiotów, które przekraczają progi przychodu, aktywów lub zatrudnienia określone w przepisach ustawy),
• sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (dotyczy szczególnych jednostek działających w przemyśle wydobywczym),
• sprawozdania z działalności grupy kapitałowej (dotyczy grup kapitałowych),
• sprawozdania z działalności jednostki dominującej (dotyczy jednostek dominujących.

Oprócz uchwał, dokumenty te powinny być sporządzone w formie elektronicznej w dowolnym formacie – nie musi być zachowana struktura logiczna obowiązująca dla sprawozdań finansowych, a także musi być podpisana jednym z dopuszczonych ustawowo podpisów elektronicznych, o których mowa powyżej.

Dla uchwał, do ich właściwego złożenia wystarczy złożenie ich jako skan podpisanych odręcznie dokumentów papierowych.

Gdzie i kiedy złożyć dokumenty sprawozdawcze?

Dokumenty sprawozdawcze składa się poprzez elektroniczne Repozytorium Dokumentów Finansowych obsługiwane przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Sprawozdanie finansowe dla większości spółek powinno być zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca, zaś do 15 lipca sprawozdanie wraz z innymi dokumentami powinno być przesłane do sądu.

Konsekwencje niezłożenia dokumentów sprawozdawczych w terminie

W przypadku niezłożenia dokumentów sąd rejestrowy wzywa spółkę do złożenia dokumentów sprawozdawczych pod rygorem nałożenia kary wynikającej z przepisów o rachunkowości, zakreślając termin do ich złożenia.

W przypadku ich niezłożenia w terminie sąd rejestrowy może nałożyć na spółkę karę. Możliwe sankcje przewidziane prawem to kara grzywny (do 1.080.000 zł) lub kara ograniczenia wolności (od 1 miesiąca do 2 lat).

Nadto, Kodeks karny skarbowy przewiduje dodatkową sankcję za niezłożenie sprawozdania finansowego do właściwego urzędu skarbowego, za które grozi kara grzywny za popełnienie wykroczenia skarbowego w wymiarze od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia (ok. 85.000 zł).

Ponadto, zgodnie z przepisami o Krajowym Rejestrze Sądowym, w przypadku niezłożenia przez podmiot sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, podmiot ten może zostać rozwiązany bez postępowania likwidacyjnego, co stanowi najsurowszą sankcję przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak uniknąć odpowiedzialności związanej z niedopełnieniem obowiązków sprawozdawczych?

Pierwszym narzędziem pozwalającym uniknięciem sankcji jest tzw. czynny żal. Jest to forma zawiadomienia przez podmiot o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa pozwalająca na uniknięcie odpowiedzialności karnej. Aby czynny żal był skuteczny, należy złożyć wszelkie zaległe deklaracje podatkowe oraz uregulować wszelkie zobowiązania publicznoprawne ciążące na podmiocie.

Ponadto, należy w szczegółowy sposób uzasadnić przyczyny stojące za zwłoką w realizacji obowiązków publicznoprawnych. Można złożyć go w formie papierowej jak i elektronicznej przez platformę eUrządSkarbowy lub ePUAP.

W przypadku nałożenia na podmiot grzywny, zostanie ona umorzona gdy zobowiązany wykona czynność, do której został zobowiązany pod rygorem jej nałożenia.