Numer BDO na fakturze w KSeF – firmy powinny sprawdzić systemy fakturowe

Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana techniczna w sposobie wystawiania faktur. Dla wielu przedsiębiorców będzie to również dobry moment na sprawdzenie, czy dokumenty sprzedażowe zawierają wszystkie wymagane dane, w tym numer rejestrowy BDO.

Dotyczy to w szczególności firm działających w obszarze produktów, opakowań lub gospodarki odpadami, które są zobowiązane do posługiwania się numerem rejestrowym BDO.

Numer BDO na fakturze – kiedy trzeba go podawać?

Numer BDO powinien być umieszczany na dokumentach związanych z działalnością objętą wpisem do Rejestru BDO, w szczególności na dokumentach dotyczących działalności w zakresie produktów i odpadów.

W praktyce obowiązek ten może obejmować m.in. faktury VAT, paragony fiskalne, umowy kupna-sprzedaży, sprawozdania, karty przekazania odpadów oraz karty ewidencji odpadów.

Nie oznacza to jednak, że numer BDO musi pojawiać się na każdym dokumencie firmowym. Kluczowe znaczenie ma związek dokumentu z działalnością objętą wpisem do Rejestru BDO.

KSeF zwiększa znaczenie poprawnej konfiguracji danych

Faktury wystawiane w KSeF będą miały ustrukturyzowaną formę. To oznacza, że dane z faktur będą przetwarzane w jednolitym systemie, a ewentualne błędy mogą powtarzać się automatycznie przy kolejnych dokumentach.

Dlatego przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy ich system fakturowy lub księgowy prawidłowo przenosi numer BDO na faktury wystawiane w KSeF. Brak odpowiedniej konfiguracji może prowadzić do seryjnego wystawiania faktur bez wymaganego numeru rejestrowego.

W przypadku większej skali działalności taki problem może szybko przestać być pojedynczą pomyłką techniczną i stać się istotnym ryzykiem compliance.

Brak numeru BDO na fakturze – możliwe sankcje

Nieumieszczanie numeru rejestrowego BDO na wymaganych dokumentach może skutkować administracyjną karą pieniężną. Sankcje mogą dotyczyć również prowadzenia działalności bez wymaganego wpisu do Rejestru BDO.

Z tego względu wdrożenie KSeF warto połączyć z przeglądem obowiązków środowiskowych. Dotyczy to zwłaszcza firm, które wprowadzają produkty w opakowaniach, importują towary, prowadzą sprzedaż detaliczną lub hurtową, gospodarują odpadami albo działają w modelu, w którym obowiązki BDO mogły zostać pominięte na wcześniejszym etapie rozwoju działalności.

Co powinny sprawdzić firmy przed wdrożeniem KSeF?

Przedsiębiorcy powinni zweryfikować, czy:

• podlegają obowiązkowi wpisu do Rejestru BDO;
• są zobowiązani do umieszczania numeru BDO na dokumentach;
• dane ujawnione w Rejestrze BDO są aktualne;
• numer BDO pojawia się na fakturach VAT i innych wymaganych dokumentach;
• system fakturowy jest prawidłowo skonfigurowany pod kątem KSeF;
• wewnętrzne procedury obejmują kontrolę obowiązków środowiskowych związanych z produktami, opakowaniami i odpadami.

Audyt BDO przed pełnym przejściem na KSeF może ograniczyć ryzyko błędów, sankcji oraz problemów w razie kontroli organów ochrony środowiska.

Potrzebujesz wsparcia w weryfikacji obowiązków BDO i KSeF?

Skontaktuj się z naszymi ekspertami. Zespół Dudkowiak & Putyra wspiera przedsiębiorców w analizie obowiązków BDO, ocenie ryzyk środowiskowych oraz dostosowaniu dokumentacji, systemów fakturowych i procesów wewnętrznych do wymogów KSeF.