Nowelizacja stażu pracy coraz bliżej- wskazówki dla działów HR

W czerwcu pisaliśmy o planowanych zmianach dotyczących stażu pracy-zapowiedzieliśmy, że do okresu zatrudnienia będą wliczane m.in. prowadzenie działalności gospodarczej, umowy cywilnoprawne czy doświadczenie zdobyte poza granicami Polski. Wskazywaliśmy też, jak pracodawcy mogą się przygotować do nadchodzących reform.

Dziś ustawa jest już na kolejnym etapie prac w Sejmie, a my przedstawiamy nowe, praktyczne wskazówki, które pozwolą firmom z wyprzedzeniem zaplanować procesy kadrowe.

Termin wejścia w życie

Choć w mediach często można spotkać informację o dacie1 stycznia 2026 r., to przepisy przewidują inny mechanizm. Dla sektora prywatnego nowe regulacje zaczną obowiązywać od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że dokładna data będzie zależała od momentu ogłoszenia aktu prawnego.

Jakie będą nowe obowiązki pracowników i pracodawców?

Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie nowych przepisów będą mieli 24 miesiące na złożenie dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej.

• Jeżeli w tym czasie nie przedstawią dowodów, dany okres nie zostanie uwzględniony przy ustalaniu stażu pracy.
• To oznacza konieczność aktywnego zbierania dokumentów przez zatrudnionych, a po stronie pracodawcy – stworzenie jasnych procedur informacyjnych i obiegu dokumentów.

Planowane zmiany realnie wpłyną na sytuację pracodawców. Nowe zasady wliczania okresów aktywności zawodowej do stażu pracy mogą przełożyć się na szereg świadczeń pracowniczych, w tym m.in.:

• wysokość odpraw,
• długość okresów wypowiedzenia,
• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• inne świadczenia uzależnione od stażu pracy.

Jakie okresy będą doliczane?

Zakres aktywności, które zostaną zaliczone do stażu pracy, będzie szeroki i obejmie m.in.:

• prowadzenie działalności gospodarczej– pod warunkiem, że były opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• współpracę przy prowadzeniu działalności (np. przez małżonka)– również przy spełnieniu wymogu odprowadzania składek,
• umowy cywilnoprawne(zlecenia, umowy o świadczenie usług, agencyjne)- w okresach, gdy pracownik był objęty ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym,
• osoby współpracujące przy umowach cywilnoprawnych– na takich samych zasadach,
• umowy cywilnoprawne uczniów i studentów do 26. roku życi- mimo braku składek ZUS, będą wliczane, o ile pracownik udokumentuje wykonywanie pracy,
• okres ulgi na start– pół roku prowadzenia działalności bez obowiązkowych składek również zostanie uwzględnione,
• czas zawieszenia działalności ze względu na opiekę nad dzieckiem– jeżeli były odprowadzane składki emerytalne i rentowe,
• zatrudnienie za granicą– każdy udokumentowany okres pracy, niezależnie od systemu ubezpieczeń; dowodem może być każdy wiarygodny dokument (np. umowa, świadectwo pracy, zaświadczenie).

Jakie są wyjątki i ograniczenia?

Nie wszystkie okresy będą wliczane automatycznie- przewidziano pewne wyjątki, które w praktyce mogą dotyczyć szczególnych sytuacji. Kluczowe będzie więc odpowiednie udokumentowanie doświadczenia i sprawne przeprowadzenie weryfikacji.

Jak przygotować się zmian?

• Przygotować procedury wewnętrzne– poinformować pracowników o nowych obowiązkach i terminach.
• Stworzyć system gromadzenia dokumentów– tak, by kadry mogły sprawnie weryfikować i archiwizować nowe zaświadczenia.
• Zaplanować wpływ na urlopy– ustalić zasady przeliczeń i komunikować je pracownikom.
• Monitorować dalsze prace legislacyjne– przepisy są na etapie sejmowym i mogą jeszcze ulec modyfikacjom.

Zmiany w przepisach o stażu pracy oznaczają, że wiele osób będzie mogło szybciej nabyć uprawnienia do dłuższego urlopu i innych świadczeń zależnych od stażu. Dla pracodawców to konieczność dostosowania procedur HR, a dla pracowników- szansa na docenienie całego dotychczasowego dorobku zawodowego, także z działalności gospodarczej czy pracy za granicą.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu procedur HR?

Skontaktuj się z naszym zespołem. Doradzamy pracodawcom, jak prawidłowo wdrożyć nowe przepisy, uniknąć ryzyka i dostosować system kadrowy do nadchodzących zmian.