Nowe przepisy o jawności płac – czy firmy są gotowe na ujawnianie wynagrodzeń?

Unijna Dyrektywa 2023/970 z 10 maja 2024 roku nakłada na pracodawców nowe obowiązki związane z przejrzystością wynagrodzeń. Ich celem jest zagwarantowanie równości płac kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości oraz zmniejszenie luki płacowej.

Dyrektywa wymaga od firm, by udostępniały informacje o wynagrodzeniach i strukturze płac, a także podejmowały działania w celu wyeliminowania nierówności.

Sejm rozpoczął właśnie prace nad projektem ustawy, która ma wdrożyć do polskiego porządku prawnego zasady określone w tej Dyrektywie.

Pracodawco zapoznaj się z poniższym artykułem i już dziś pomyśl o wprowadzeniu zmian w swojej firmie.

Równa płaca dla kobiet i mężczyzn

W wielu krajach europejskich kobiety zarabiają średnio 12,7% mniej niż mężczyźni na tych samych stanowiskach. Globalnie różnica ta sięga 23%, a w Polsce wynosi 7,8%.

Dyrektywa Unijna ma na celu wyeliminowanie luki płacowej, czyli różnicy w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn za pracę na takich samych stanowiskach lub za pracę o takiej samej wartości.

Nowe zasady ustanowione przez Unię Europejską będą obowiązywać od 7 czerwca 2026 roku i do tej daty Polska powinna implementować Dyrektywę do swojego porządku prawnego.

Jawność wynagrodzeń – co zmieni się w praktyce?

Dotychczas w większości firm kwestia wysokości wynagrodzeń pozostawała tajemnicą. Ustawa ma wprowadzić zasadę jawności wynagrodzeń, według której wynagrodzenie i jego poziom są jawne podczas trwania stosunku pracy, a także przed jego nawiązaniem.

Projekt przewiduje również, że pracownik będzie miał prawo złożyć wniosek o udzielenie informacji na temat indywidualnego poziomu wynagrodzenia. Może także uzyskać dane o średnim poziomie wynagrodzenia, z uwzględnieniem podziału na płeć. Informacje te będą odnosić się do pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Niemniej jednak projekt nie określa, jak należy rozumieć „pracę o takiej samej wartości”. Może to w praktyce stanowić znaczną trudność dla pracodawców w realizacji tego obowiązku.

Ponadto, zgodnie z projektem, prawo do składania wniosków przysługuje także osobom zatrudnionym na podstawie innych form zatrudnienia niż przewidziane w art. 2 Kodeksu pracy (np. umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie czy spółdzielcza umowa o pracę). Przepis ten ma jednak charakter zamknięty, co rodzi wątpliwości co do kręgu osób, do których się odnosi.

Nowe obowiązki pracodawcy w procesie rekrutacji

Pracodawcy będą zobowiązani już w ogłoszeniu o pracę określić wysokość proponowanego wynagrodzenia. Muszą podać tzw. „widełki płacowe”, czyli minimalną i maksymalną wysokość wynagrodzenia. W ogłoszeniach mogą również informować, że wynagrodzenie podlega negocjacji.

Kandydat do pracy powinien mieć pewność, że przyszły pracodawca jest sprawiedliwy i równo traktuje wszystkich pracowników. Istotne jest, aby wynagrodzenie na tych samych stanowiskach było ustalane według przejrzystych zasad, bez względu na płeć.

Uprawnienia pracowników

Pracownicy będą mieć również prawo dostępu do kryteriów, którymi pracodawca kieruje się ustalając wysokość wynagrodzenia. Projekt ustawy nie wskazuje, jakie to mają być kryteria, ani w jaki sposób pracodawca ma zapewnić do nich dostęp. Wydaje się jednak, że pracodawca będzie miał dowolność w ich ustalaniu, ale będzie musiał pamiętać, aby nie były one dyskryminujące.

W projekcie ustawy przewidziano również możliwość zwolnienia z tego obowiązku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników.  Nie wskazano jednak, kto będzie takiego zwolnienia udzielał.

Co więcej, pracownicy będą mieli prawo do ujawniania informacji o wysokości swojego wynagrodzenia. Jeśli poczują, że pracodawca dopuścił się dyskryminacji i nierównego traktowania, będą mogli złożyć pozew do sądu.

W procesie sądowym to pracodawca będzie zobowiązany udowodnić, że postępował właściwie. Będzie musiał wykazać, że reguły wynagradzania nie naruszają praw danego pracownika.

Jakie sankcje grożą za brak jawności wynagrodzeń?

W projekcie ustawy kary dla pracodawców mają być niższe niż sugeruje to Dyrektywa Unijna.

Za nieprzekazanie pracownikowi informacji o wynagrodzeniach grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Taka sama kara może być nałożona na pracodawcę, który:

• nie umieści informacji o widełkach płacowych w ogłoszeniu o pracę,
• zatrudni pracownika za niższe wynagrodzenie niż podane w ofercie pracy.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Dyrektywa stanowi, że zmiany w pierwszej kolejności dotkną dużych pracodawców zatrudniających ponad 250 pracowników, którzy jako pierwsi będą musieli złożyć raport za 2026 rok. Tak więc już w 2026 roku powinny wprowadzić w swoich firmach regulacje, które pozwolą utrzymać lukę płacową na maksymalnie 5-cio procentowym poziomie.

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Polska musi implementować Dyrektywę Unijną do 7 czerwca 2026 roku. Projekt ustawy zakłada, że zmiany do Kodeksu pracy wejdą po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ich w Dzienniku Ustaw. Cały proces legislacyjny powinien zakończyć więc się najpóźniej pod koniec 2025 roku.

Braki w projekcie ustawy

W proponowanym projekcie ustawy na razie brak szczegółowej definicji wynagrodzenia, luki płacowej, czy struktur wynagrodzenia, a nawet pracy o takiej samej wartości. Kwestie te powinny zostać jeszcze uzupełnione i doprecyzowane, zanim ustawa wejdzie w życie.

Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do uregulowania sprawozdawczości pracodawców w zakresie luki płacowej. Firmy zatrudniające ponad 250 pracowników muszą sporządzać coroczne raporty, natomiast przedsiębiorstwa z 100–250 pracownikami – raz na trzy lata.

Projekt ustawy jest na razie bardzo ogólny, nie zawiera również uregulowań dotyczących monitorowania przestrzegania nowych regulacji i roli inspekcji pracy w nadzorowaniu pracodawców.

Nowe zasady wymagają także odniesienia się do kwestii ochrony danych osobowych w kontekście udostępniania informacji o wynagrodzeniach.

Pracodawcy muszą działać już teraz – jak wdrożyć zmiany?

Implementacja Dyrektywy Unijnej wpłynie pozytywnie na rynek pracy, eliminując lukę płacową i zapewniając transparentność wynagrodzeń. Jawność i transparentność wynagrodzeń sprawią, że pracownicy będą traktowani sprawiedliwie na takich samych stanowiskach.

Choć polska ustawa wymaga doprecyzowania, pracodawcy powinni już teraz dostosować zasady wynagradzania do unijnych przepisów.

Warto zadbać o regularne szkolenia kadry HR oraz przeanalizować strukturę wynagrodzeń, by uniknąć nierówności. Wdrożenie zmian wymaga planowania i stopniowej rewizji systemu płac. Rozpoczęcie tego procesu wcześniej pozwoli firmom lepiej zarządzać budżetem i zminimalizować wpływ nowych regulacji.

Jeśli chciałbyś wiedzieć więcej na temat nadchodzących zmian w prawie pracy lub potrzebujesz wsparcia w procesie zatrudniania pracowników, skontaktuj się z naszymi specjalistami z działu Prawa Pracy: info@dudkowiak.com