Najnowsze zmiany w przepisach prawa pracy

Dnia 7 stycznia 2026 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 4 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy, Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Celem ustawy jest (jak wskazano w uzasadnienie do projektu ustawy), uproszczenie i uporządkowanie niektórych regulacji Kodeksu pracy dotyczących m.in.:

• wykorzystania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy
• terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ustawa zmienia również ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) w zakresie reprezentacji załogi.

Cyfrowa rewolucja w relacji pracodawca-pracownik

Ustawa przewiduje możliwość stosowania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy. Rozwiązanie to obejmuje jedynie te czynności, które zostały w ustawie wyraźnie wskazane. W ich przypadku zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mogli zdecydować, czy dana czynność zostanie dokonana w formie papierowej, czy elektronicznej.

Uważać to należy za pozytywną zmianę, dostosowującą prawo do obecnego postępu technologicznego.

Trudno bowiem zaprzeczyć, że coraz więcej spraw zawodowych odbywa się online, zdalne rekrutacje, komunikacja z pracownikami poprzez komunikatory społeczne czy też praca zdalna bądź hybrydowa same w sobie. Umożliwienie obrotu niektórymi dokumentami w postaci elektronicznej doprowadzi więc do ułatwienia i przyśpieszenia pewnych procedur, co przełoży się także na zmniejszenie kosztów administracyjnych.

Rozwiązanie to dodatkowo ułatwi archiwizowanie dokumentacji pracowniczej a także przełoży się na zwiększenie do niej odpowiedniej dostępności, pozostawiając zarówno pracownikom jak i pracodawcą pewną dozę wygody i możliwości dokonywania czynności prawnych nie tylko szybciej, ale i z dowolnego miejsca.

Katalog zamknięty: 8 czynności, które załatwisz teraz online

Możliwość wyboru postaci elektronicznej, choć niezwykle pomocna, jest jednak wciąć ograniczona. Ustawa wprowadza jedynie szereg enumeratywnie wskazanych czynności, wobec których zmiana znajdzie zastosowanie. Będzie to:

• przekazanie pracownikowi informacji o monitoringu;
• poinformowanie pracowników o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę;
• konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową oraz zgłoszenie przez nią ewentualnych zastrzeżeń;
• sporządzenie rozkładu czasu pracy danego pracownika wraz z powiązanymi wnioskami;
• składanie wniosków w zakresie szczególnych systemów pracy, takich jak skrócony tydzień pracy bądź praca weekendowa
• złożenie wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych;
• złożenie wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego;
• potwierdzenie zaznajomienia pracowników z przepisami BHP.

Inne niż wymienione powyżej czynności pozostają bez zmiany dozwolonej formy. Powstaje pytanie, czy ustawodawca będzie dążył do rozszerzenia tego katalogu? Będziemy czujnie nadzorować kolejne projekty rządowe w kontekście ewentualnej progresji założeń nowelizacji.

Zmiany w terminach wypłaty ekwiwalentu

Wraz z nowelizacją, przepisy Kodeksu Pracy dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zostały doprecyzowane. Wskazano, że wypłata ekwiwalentu pieniężnego ma mieć miejsce na zasadach wypłaty wynagrodzenia. Oznacza to, że powinno mieć miejsce co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadłby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego nastąpić ma w terminie 10 dni od tego dnia. Z kolei, jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent ma być wypłacony w dniu poprzedzającym ten dzień.

Zmiany w ustawie o ZFŚS

Natomiast w ustawie o ZFŚS uporządkowana regulacje w zakresie reprezentacji załogi w sprawach dotyczących ZFŚS.

Zmiany sprowadzają się do tego, aby pracodawca uzgadniał regulamin wynagradzania oraz regulamin zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu z co najmniej dwoma reprezentantami załogi. Dotychczas, konsultacje te miały miejsce jedynie z jednym reprezentantem.

Nowe standardy od 27 stycznia: Podsumowanie kluczowych zmian w prawie pracy

Ustawa została ogłoszona 12 stycznia 2026 roku, co oznacza, że weszła w życie wraz z dniem 27 stycznia 2026 i stanowi przepisy obecnie obowiązujące.

Wprowadzenie możliwości stosowania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy odpowiada rosnącej cyfryzacji środowiska pracy oraz upowszechnieniu pracy zdalnej i hybrydowej.

Rozwiązanie to może przyczynić się do usprawnienia komunikacji między pracodawcą a pracownikami, ograniczenia formalności administracyjnych oraz ułatwienia przechowywania i dostępu do dokumentacji pracowniczej.

Jednocześnie zakres wprowadzonych zmian w tym obszarze pozostaje stosunkowo ograniczony, ponieważ ustawodawca zdecydował się objąć możliwością stosowania postaci elektronicznej jedynie enumeratywnie wskazane czynności.

Może to sugerować ostrożne podejście legislatora do dalszej cyfryzacji stosunków pracy i pozostawia otwarte pytanie o ewentualne rozszerzenie tego katalogu w przyszłości.

Istotne znaczenie praktyczne mają także doprecyzowane przepisy dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, które zwiększają przejrzystość regulacji i ułatwiają ich stosowanie w praktyce.

Z kolei zmiany w ustawie o ZFŚS, polegające na rozszerzeniu reprezentacji załogi w procesie uzgadniania regulaminów, mają na celu wzmocnienie partycypacji pracowników w sprawach dotyczących korzystania ze środków Funduszu.

Czy to początek szerszej modernizacji prawa pracy?

Podsumowując, nowelizacja wprowadza rozwiązania porządkujące oraz częściowo modernizujące obowiązujące przepisy.

Choć zmiany nie mają charakteru rewolucyjnego, stanowią istotny krok w kierunku większej elastyczności i przejrzystości regulacji prawa pracy, a ich dalszy rozwój może w przyszłości prowadzić do jeszcze szerszego wykorzystania narzędzi cyfrowych w relacjach pracowniczych.

Nowe przepisy mogą wymagać aktualizacji Twoich procedur. Zachęcamy do kontaktu z naszym działem prawa pracy pod adresem: info@dudkowiak.com. Pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany.