Jawność wynagrodzeń pod lupą. Jak przygotować firmę na nowe obowiązki? 

Termin na wdrożenie dyrektywy 2023/970 przez Polskę upłynął 7 czerwca 2026 r., co oznacza, że prace legislacyjne nad projektem ustawy wdrażającej dyrektywę do polskiego porządku prawnego są opóźnione.

Projekt ustawy nie został w dalszym ciągu skierowany do sejmu. Czy to oznacza, że pracodawcy mogą spać spokojnie? Nic bardziej mylnego! Choć przedsiębiorcy zyskali na czasie, warto wykorzystać ten moment, by już teraz zapoznać się z obowiązkami wynikającymi z dyrektywy oraz uporządkować politykę płacową. Wiele wskazuje na to, że nowe przepisy zaczną obowiązywać wraz początkiem 2027 r.

Nie będzie przesadą stwierdzenie, że dla niektórych organizacji dostosowanie się do nowych regulacji może być prawdziwą rewolucją. Trzeba mieć na uwadze, że proces dostosowania się do przepisów jest złożony i wymaga koordynacji na poziomie prawnym, kadrowym i biznesowym.

Skoro temat dotyczy wynagrodzeń, wdrożenie nowych regulacji nierzadko będzie miało bezpośrednie przełożenie na budżet organizacji, szczególnie jeśli polityka płacowa firmy nie jest jasno zdefiniowana, występują rozbieżności w poziomach wynagrodzeń, a pracodawca nie potrafi ich obiektywnie uzasadnić.

Dodatkowo dyrektywa przewiduje szereg obowiązków informacyjnych, więc już teraz trzeba przemyśleć, w jaki sposób będą one realizowane i czy pracodawca posiada odpowiednie narzędzia i techniczne możliwości pozwalające na wypełnianie nowych obowiązków.

Obowiązki wynikające z dyrektywy zostaną wdrożone do polskiego systemu prawnego, to jest pewne. Obecnie dyskusja nad przygotowywanymi przepisami skupia się głównie wokół kwestii roli reprezentacji pracowników w procesie kształtowania płac, czy terminów, które będą obowiązywały pracodawców.

Co może zaskoczyć wielu pracodawców, nowe regulacje nie przewidują minimalnego progu zatrudnienia, od którego dyrektywa będzie obowiązywała w danej organizacji. Oznacza to, że podstawowe obowiązki dotyczące budowy struktury wynagrodzeń w firmie oraz uprawnienie pracowników do otrzymywania informacji będą obowiązywały każdego pracodawcę, niezależnie od wielkości zatrudnienia.

Liczba zatrudnionych pracowników będzie miała natomiast znaczenie dla obowiązków związanych z raportowaniem – pracodawcy zatrudniający poniżej 100 pracowników nie będą musieli przygotowywać raportów dotyczących luki płacowej i przekazywać ich organów państwowych. 

Nie zmienia to jednak faktu, że również mniejsi pracodawcy w przypadku kontroli będą musieli wiedzieć jak luka płacowa ze względu na płeć kształtuje się w ich organizacji, jak również potrafić uzasadnić ewentualne różnice w poziomach wynagrodzeń obiektywnymi czynnikami.

Nowe zasady jawności wynagrodzeń: 10 działań, które powinien podjąć każdy pracodawca

• Ustalić, jaki zakres obowiązków dotyczy Twojej organizacji – ilu pracowników jest zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty (FTE) i jaka jest struktura zatrudnienia ze względu na płeć w całej firmie i w poszczególnych działach
• Zrobić przegląd obecnie obowiązujących zasad wynagradzania i struktur wynagrodzeń w organizacji
• Ustalić, czy narzędzia z których korzysta Twój dział płac umożliwiają uporządkowanie struktury wynagrodzeń i praktyczną obsługę obowiązków wynikających z dyrektywy
• Ustalić, czy, gdzie i w jakiej wysokości w organizacji występuje luka płacowa oraz czy stosowane zasady wynagradzania są oparte na obiektywnych i neutralnych płciowo przesłankach oraz wdrożyć działania naprawcze
• Zrobić przegląd stosowanych wzorów umów o pracę oraz wewnętrznych regulacji płacowych pod kątem niedozwolonych postanowień
• Przygotować wzory informacji dla kandydatów z widełkami płacowymi i przeszkolić osoby prowadzące rekrutacje
• Przygotować się na pytania pracowników o wysokość wynagrodzeń – zebrać dane, wyznaczyć i przeszkolić pracowników, którzy będą odpowiedzialni za to zadanie, przygotować rozwiązania techniczne umożliwiające obsługę zapytań
• Zapewnić dostępność informacji płacowych dla osób z niepełnosprawnościami
• Przygotować komunikację do pracowników dotyczącą obowiązków informacyjnych
• Przygotować dział HR oraz osoby na stanowiskach kierowniczych jak rozmawiać z pracownikami o nowym systemie płac i jak merytorycznie uzasadniać różnice w wynagrodzeniach

Kary, odszkodowania i odwrócony ciężar dowodu: co grozi pracodawcy za brak równości płac?

Roszczenia finansowe pracowników:

• pracownicy mogą wystąpić o odszkodowanie lub/i zadośćuczynienie od pracodawcy w przypadku naruszenia praw lub obowiązków związanych z prawem do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości,
• wysokość zadośćuczynienia nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę,
• odszkodowanie obejmuje: wypłatę zaległego wynagrodzenia wraz ze świadczeniami rzeczowymi, utracone korzyści, odszkodowanie za inne szkody, jeśli wystąpiły, odsetki za zwłokę,
• odwrócony ciężar dowodu – w przypadku zarzutów o naruszenie zasady równego wynagradzania kobiet i mężczyzn, w procesie sądowym ciężar udowodnienia, że pracodawca kierował się obiektywnymi powodami przy ustalaniu wysokości wynagrodzeń, spoczywa na pracodawcy, nawet jeśli pracownik nie uprawdopodobni występowania dyskryminacji

Kary za brak realizacji obowiązków i naruszenia:

a) Kara grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł – będzie mogła zostać wymierzona pracodawcy lub osobom działającym w jego imieniu, np. członkowi zarządu spółki odpowiedzialnemu za obszar kadr i płac, w przypadku m.in.:

• braku dokonania wartościowania pracy,
• niezapewnienia pracownikom informacji o kryteriach służących ustaleniu wynagrodzeń pracowników, poziomów wynagrodzeń i wzrostu wynagrodzeń,
• nieudzielenia pracownikowi informacji o indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich poziomach wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości,
• zamieszczania w umowie o pracę lub w wewnętrznych regulacjach płacowych postanowienia zakazujące ujawnienia przez pracowników wysokości otrzymywanego przez nich wynagrodzenia,
• niewypełniania obowiązków związanych z raportowaniem.

b) Kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł – projekt poszerza dotychczasowy katalog wykroczeń ujętych w kodeksie pracy o:

• brak przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienia informacji dotyczących wynagradzania lub wskazania odpowiednich postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania,
• niestosowanie nazw stanowisk neutralnych pod względem płci w ogłoszeniach o naborze,
• naruszenie zasady jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

Nie wiesz, od czego zacząć przygotowania do nowych obowiązków w zakresie jawności wynagrodzeń? Skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy ocenić, jakie obowiązki będą dotyczyły Twojej organizacji, przeanalizować obecną strukturę wynagrodzeń oraz zidentyfikować potencjalne ryzyka prawne, kadrowe i finansowe.

Wspieramy pracodawców w opracowaniu praktycznego planu wdrożenia zmian, przygotowaniu niezbędnych dokumentów, procedur i komunikacji wewnętrznej, a także w dostosowaniu procesów HR do nowych wymogów.

Im wcześniej organizacja rozpocznie przygotowania, tym łatwiej będzie ograniczyć ryzyko sporów z pracownikami, kontroli oraz sankcji za brak realizacji obowiązków.