Jaki jest koszt przeniesienia pracownika z umowy B2B na umowę o pracę?

Już w lipcu 2026 r. spodziewamy się wejścia w życie zmian do ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która umożliwi inspekcji sprawniejsze kontrolowanie stosowania umów cywilnoprawnych (takich jak umowy B2B), a także przekształcania ich w umowy o pracę na podstawie decyzji administracyjnej.

Nowa rzeczywistość dla pracodawców

W związku ze zwiększeniem uprawnień PIP, spodziewamy się wzmożonej liczby kontroli u pracodawców, którzy za podstawową formę zatrudnienia przyjmują umowę B2B czyli współpracę w ramach własnej działalności gospodarczej.

W wielu sektorach, tak jak na przykład w branży IT, umowy te są powszechnie stosowane, a w praktyce kontraktorzy są traktowani podobnie do pracowników.

Nowe uprawnienia inspekcji pracy mają spowodować większą kontrolę tego rodzaju praktyk oraz przekształcenie umów B2B w umowy o pracę – tam gdzie współpraca nie ma niezależnego, biznesowego charakteru wymaganego dla umowy B2B.

Na skutek kontroli, jeśli inspektor stwierdzi że dana współpraca posiada cechy umowy o pracę (np. podległość służbowa, konieczność wykonywania pracy w wyznaczonym miejscu np. w siedzibie firmy o stałych godzinach, brak elastyczności, ograniczona odpowiedzialność, płatne dni wolne), będzie mógł wydać decyzję administracyjną przekształcającą umowę B2B w umowę o pracę. Spowoduje to powstanie stosunku pracy między stronami, a co za tym idzie – dodatkowe obowiązki i koszty które ponosi pracodawca.

Koszty przejścia z B2B na umowę o pracę

Wielu pracodawców zastanawia się czy nie wyprzedzić możliwej kontroli inspekcji pracy i w tym celu przenieść pracowników z umów B2B na umowy o pracę. Pozostali zastanawiają się jak zmienią się ich koszty w przypadku wydania decyzji administracyjnej przekształcającej umowę B2B w umowę o pracę. Poniżej wyjaśniamy jak w prosty sposób można dokonać takiej kalkulacji.

W przypadku umów B2B, kwota jaką zarabia kontraktor jest kwotą netto – kontaktor bowiem samodzielnie odprowadza składki i podatki z kwoty, która wpływa na jego konto po zapłaceniu faktury. W zależności od wybranej formy opodatkowania (np. podatek liniowy, skala podatkowa, ryczałt ewidencjonowany od przychodów ewidencjonowanych) wysokość obciążeń może się różnić.

Kwota wynagrodzenia netto jest również całkowitym kosztem zatrudnienia, pracodawca nie odprowadza bowiem żadnych dodatkowych składek i nie ponosi innych kosztów związanych z zatrudnieniem kontaktora.

W przypadku umów o pracę, kwota jaka znajduje się w umowie jest kwotą brutto – z tej kwoty pracodawca odprowadza bowiem należne składki i zaliczkę na podatek obciążające pracownika.

Nie jest to jednak całkowity koszt pracodawcy – w przypadku umowy o pracę, do kwoty brutto wpisanej do umowy pracodawca musi dodać obowiązkowe składki ZUS obciążające pracodawcę. Dopiero wtedy można ustalić pełny koszt zatrudnienia, który jest znacząco wyższy niż miesięczne wynagrodzenie pracownika „na rękę” umieszczone na umowie o pracę.

Wobec czego, przeliczając koszt przeniesienia pracownika z B2B na umowę o pracę, należy ustalić czy kwota którą pracownik zarabiał na B2B jako kwotę netto, ma być kwotą netto, brutto czy całkowitym kosztem zatrudnienia pracownika.

Możliwe są więc tutaj trzy scenariusze, dla pokazania których przyjęliśmy przykładowe wynagrodzenie 10 000 zł netto na umowie B2B:

1. Kwota netto z B2B = kwota netto dla pracownika

W takim scenariuszu całkowity koszt pracodawcy na umowie o pracę jest wyższy o ponad 7 tysięcy złotych niż na podstawie umowy B2B – pracodawca ponosi negatywne konsekwencje zmiany rodzaju umowy, a sytuacja finansowa pracownika pozostaje bez zmian.

2. Kwota netto z B2B = całkowity koszt zatrudnienia na umowie o pracę*

W takim scenariuszu całkowity koszt pracodawcy na umowie o pracę jest równy kosztowi zatrudnienia kontraktora, ale pracownik otrzymuje ok. 4000 zł mniej na rękę. W takim scenariuszu to pracownik w pełni ponosi negatywne konsekwencje zmiany.

oraz, pośredni (z reguły rzadko stosowany) scenariusz:

3. Kwota netto z B2B = kwota brutto na umowie o pracę*

Jest to swego rodzaju balans pomiędzy pogorszeniem sytuacji pracownika i pracodawcy – przy zastosowaniu tego przeliczenia obie strony ponoszą negatywne konsekwencje zmiany.

*Wszystkie trzy kalkulacje zostały przeprowadzone przy założeniu, że pracownik ukończył 26 rok życia, nie korzysta z preferencyjnych składek, zwolnień podatkowych, pracuje w miejscu zamieszkania oraz nie posiada konta PPK. W zależności od tych parametrów kalkulacje mogą się różnić, jednak zasada pozostanie podobna.

Dodatkowe koszty w związku przejściem kontraktora na umowę o pracę

Należy pamiętać o tym, że przeniesienie kontraktora z umowy B2B na umowę o pracę wiąże się nie tylko ze zwiększonymi kosztami zatrudnienia, lecz także dodatkowymi obowiązkami z zakresu prawa pracy, które również mogą dla pracodawcy stanowić obciążenie finansowe. Mowa tutaj np. o płatnym urlopie wypoczynkowym, płatnych zwolnieniach chorobowych, innych rodzajach płatnych zwolnień od pracy, ryczałcie za pracę zdalną, odprawie pośmiertnej, odprawie płatnej w przypadku zwolnień grupowych, ekwiwalencie za urlop oraz wielu innych finansowych obciążeniach pracodawcy, wynikających z Kodeksu pracy.

Wobec tego, mając na względzie zwiększone koszty zatrudnienia oraz dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy, należy dojść do wniosku że umowa o pracę jest zdecydowanie bardziej kosztowną formą zatrudnienia, a pracodawcy którzy nie chcą z tej formy korzystać – powinni być odpowiednio przygotowani na kontrole inspekcji pracy, tak aby uniknąć przymusowego przekształcenia umowy B2B w umowę o pracę.

Jak uniknąć przekształcenia umowy B2B w umowę o pracę?

Pracodawcy, którzy nie chcą zmieniać formy współpracy i przenosić kontraktorów B2B na umowę o pracę, ani w sposób dobrowolny ani też przymusowy (na skutek decyzji PIP), powinni już teraz rozpocząć audyt swoich praktyk w odniesieniu do osób zatrudnionych na umowach B2B. 

Rekomendujemy przejrzenie umów B2B w celu zidentyfikowania zapisów przypominających te na umowie o pracę, a także przegląd wewnętrznych praktyk – w celu usunięcia podobieństw między kontraktorami a osobami zatrudnionymi umowę o pracę. W przypadku kontroli przedmiotem oceny będzie nie tylko treść umowy łączącej strony, lecz także to jak współpraca przebiega w praktyce. Jeśli więc w praktyce Twoi kontraktorzy niczym nie różnią się od osób na umowie o pracę – powinieneś już teraz rozpocząć proces wprowadzania zmian, tak aby nie zaskoczyła Cię kontrola PIP.

Zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z naszego działu prawa pracy pod adresem: info@dudkowiak.com, którzy na bazie wieloletniego doświadczenia pomagają w przeprowadzaniu kompleksowych audytów współprac B2B. Pomożemy Ci:

• przeanalizować stosowaną umowę B2B i wprowadzić odpowiednie zmiany zmniejszające ryzyko uznania stosunku pracy pomiędzy stronami,
• dokonać przeglądu wewnętrznych praktyk w stosunku do kontraktorów,
• ustalić konieczne do wdrożenia zmiany wewnętrzne,
• ustalić dobre praktyki na przyszłość,
• zakomunikować wprowadzane zmiany kontraktorom i pracownikom.

FAQ – Koszt przeniesienia pracownika z umowy b2b na umowę o pracę