Jak zorganizować zgromadzenie wspólników przy pomocy środków elektronicznych?

Korzystanie ze środków elektronicznych przy organizacji zgromadzeń wspólników to wygodne rozwiązanie dla firm działających międzynarodowo. Wyjaśniamy, jak je skutecznie organizować, spełniając wymogi prawne i techniczne.

Zgromadzenia online – czy to się opłaca?

Przede wszystkim, korzystanie ze środków elektronicznych przy organizacji zgromadzeń wspólników pozwala na znaczną oszczędność czasu i kosztów, eliminując konieczność podróżowania i redukując wydatki związane z fizycznym organizowaniem spotkań. Dzięki możliwości udziału z dowolnego miejsca, zwiększa się również frekwencja, co sprzyja bardziej aktywnemu zaangażowaniu wspólników, nawet tych przebywających za granicą.

Dodatkowo zdalne zgromadzenia są elastyczne i umożliwiają szybsze podejmowanie decyzji, co jest szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Czy zgromadzenia online są zgodne z prawem?

Podstawą prawną umożliwiającą organizację zgromadzeń wspólników w polskim porządku prawnym jest Kodeks spółek handlowych (KSH). Zgodnie z przepisami kodeksu, zgromadzenia wspólników mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem, że umowa spółki nie przewiduje wyłączenia takiej możliwości. 

Szczegółowe uregulowanie zasad korzystania ze środków elektronicznych przy organizacji zgromadzeń określa rada nadzorcza w formie regulaminu. Jeżeli w spółce nie występuje rada nadzorcza, to wówczas kompetencja ta przechodzi do rąk wspólników, którzy mogą w tym przedmiocie podjąć uchwałę zwykłą większością głosów bez odbywania zgromadzenia wspólników.

Wspomniany regulamin powinien określać m. in.:

• Procedurę informowania spółki przez wspólnika o zamiarze uczestnictwa w zgromadzeniu za pośrednictwem środków elektronicznych,
• Warunki techniczne uczestnictwa w zgromadzeniu – np. wykorzystywaną platformę do spotkań, sposób weryfikacji uczestników, ustalenie sposobu komunikowania problemów natury technicznej.

Czy uczestnicy zgromadzenia online muszą przebywać w siedzibie spółki? Wyjaśniamy przepisy!

Miejsce zgromadzenia jest ważną kwestią. Zgodnie z KSH, co do zasady zgromadzenie powinno odbywać się w siedzibie spółki. W drodze wyjątku zgromadzenie można organizować innym miejscu na terenie Polski, o ile taką możliwość przewiduje umowa spółki, tudzież wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na odbycie zgromadzenia w innym miejscu.

W przypadku korzystania ze środków elektronicznych uważa się, że przynajmniej przewodniczący powinien być na miejscu w siedzibie spółki (niektórzy uważają, że również protokolant powinien się znajdować w siedzibie spółki). Wynika to z tego, że instytucja zgromadzeń online to w istocie danie możliwości wspólnikom do zdalnego udziału w zgromadzeniu.

Należy pamiętać, że w przypadku zdecydowania się na wykorzystanie środków elektronicznych przy organizacji zgromadzenia, powinno być ono prowadzone zgodnie ze wspomnianym wcześniej regulaminem.

Jakie narzędzia wybrać do zgromadzeń wspólników online?

Aby uczestnictwo przebiegało w należyty sposób, należy zagwarantować dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, aby umożliwić swobodną i bezpieczną wypowiedź wszystkim wspólnikom. W tym celu można korzystać z popularnych narzędzi, takich jak Zoom, Microsoft Teams lub Google Meet. Nie można natomiast organizować zgromadzeń za pomocą narzędzi nie umożliwiających dwustronnej komunikacji (np. korespondencja mailowa).

Na koniec należy dodać, że nawet w przypadku elektronicznej komunikacji wciąż stosuje się obowiązek protokołowania obrad, do którego należy dołączyć listę obecności uczestników. 

Różni się ona tym, że należy przygotować dodatkową listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a na tej dodatkowej liście nie wymaga się ich podpisów.

Zdalne zgromadzenia wspólników – jak się do nich przygotować?

Wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej do organizacji zgromadzenia wspólników to wygodne i efektywne rozwiązanie szczególnie dla firm działających na arenie międzynarodowej. Jednak ich organizacja wymaga szczegółowego przygotowania pod względem formalnym, technicznym i proceduralnym.

Jeżeli potrzebujesz pomocy z prawidłową organizacją zgromadzeń wspólników, skontaktuj się z naszym działem korporacyjnym, który udzieli Ci kompleksowej pomocy w opisywanym w artykule zakresie.