Jak ustalić koszty pracy zdalnej?

Dnia 7 kwietnia 2022 r. w Kodeksie pracy pojawią się długo wyczekiwane przepisy o pracy zdalnej, które całkowicie zastąpią przepisy o tzw. telepracy. Po wprowadzeniu zmian pokrycie kosztów pracy zdalnej przestanie być opcjonalnym „dodatkiem” a stanie się obowiązkowym elementem wynagrodzenia pracownika wykonującego pracę zdalną.

Sposoby pokrycia kosztów pracy zdalnej

Nowe przepisy nie wskazują jednego właściwego sposobu pokrycia kosztów pracy zdalnej i pozostawiają pracodawcom dość dużą swobodę w tym zakresie. Ustawodawca wyróżnił tutaj trzy różne elementy pracy zdalnej: koszty sprzętu, koszty serwisu sprzętu oraz koszty bieżące wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma kilka opcji ich uregulowania:

SPRZĘT

Opcja 1: Pracodawca zapewnia sprzęt niezbędny do świadczenia pracy zdalnej;

Opcja 2: Pracownik pracuje na swoim sprzęcie i otrzymuje z tego tytułu ekwiwalent lub ryczałt.

SERWIS

Opcja 1: Pracodawca zapewnia instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy;

Opcja 2: Pracodawca pokrywa rzeczywiste koszty instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy organizowanych przez pracownika;

Opcja 3: Pracodawca wypłaca ryczałt w wysokości uzgodnionej przez strony.

KOSZTY BIEŻĄCE

Opcja 1: Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz ewentualnie inne koszty, jeśli strony takie ustaliły – tzw. ekwiwalent;

Opcja 2: Pracodawca wypłaca ryczałt w wysokości uzgodnionej przez strony.

Problem pokrycia kosztów bieżących

Większość pracodawców zapewnia sprzęt i jego serwis, wobec czego największy problem rodzi pokrycie kosztów bieżących. Przepisy dotyczące pracy zdalnej w żaden sposób nie regulują wysokości ekwiwalentu czy też ryczałtu za pracę zdalną. Ustawa wskazuje jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ekwiwalent za pracę zdalną

Wybór opcji wypłaty ekwiwalentu za pracę zdalną wiąże się z obliczaniem każdego miesiąca na podstawie dostarczonych przez pracownika rachunków za prąd i Internet jaką kwotę poniósł pracownik w związku z pracą zdalną. Jest to więc metoda pokrycia poniesionych kosztów 1:1. Stawka ekwiwalentu z uwagi na zmiany cen energii i jej zużycie będzie się zmieniać właściwie każdego miesiąca. Przy wyborze tej opcji pracodawca może opracować wzór, który przyspieszy obliczanie ekwiwalentu, przy uwzględnieniu stosunku dni i godzin pracujących do pozostałych dni w miesiącu. Nie zmienia to jednak faktu, że kwota ta będzie inna dla każdego pracownika – co przysporzy pracodawcy więcej pracy.

Ryczałt za pracę zdalną

Wielu pracodawców decyduje się na wypłatę ryczałtu za pracę zdalną – tj. stałej comiesięcznej kwoty odpowiadającej uśrednionym przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Jest to rozwiązanie preferowane przez większość pracodawców, bo mimo iż zakłada pewne ustępstwa ze strony pracodawcy (brak weryfikacji dokładnie poniesionych kosztów) to pozwala na zmniejszenie ilości formalności związanych z ustalaniem i wypłatą ekwiwalentu.

Jeśli chodzi o ustalenie wysokości ryczałtu, to podobnie jak w przypadku ekwiwalentu będą składać się na niego dwa elementy: koszty internetu i koszty zużycia energii elektrycznej. W przypadku ryczałtu istotne jest także, aby ustalić czy ryczałt ulegnie zmniejszeniu w sytuacji gdy pracownik jest chory lub z innych przyczyn nieobecny w pracy.

Koszty internetu: aby ustalić takie koszty pracodawca powinien zorientować się jakie są stawki na rynku dostawców w danym mieście – np. zweryfikować kilka różnych ofert i obliczyć miesięczny koszt ponoszony przez pracownika przy uwzględnieniu 8 godzinnej pracy przez 5 dni w tygodniu. Według obliczeń podanych na portalach kadrowych, koszt ten może wynieść ok. 13 zł miesięcznie.

Koszty energii elektrycznej: aby ustalić takie koszty pracodawca powinien zorientować się jakie są stawki za godzinę pracy komputera, a następnie przeliczyć je przez 8 godzin pracy 5 dni w tygodniu. Obecnie na portalach kadrowych podaje się, że godzina pracy komputera to ok. 30-35 groszy, co daje kwotę 2,40 – 2,80 zł dziennie. Przy 21 dniach roboczych w miesiącu to kwota ok. 60 zł (przy założeniu maksymalnej stawki).

Podaje się, że obecnie wysokości ryczałtu na rynku ustalane są w kwotach między 30 zł a 90 zł dla pracownika pracującego całkowicie zdalnie (5 dni w tygodniu). Wysokości ryczałtu różnią się między miastami i w poszczególnych branżach.

Krótki czas na decyzje

Z uwagi na zbliżający się termin wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej pracodawcy, którzy chcą zatrudniać pracowników zdalnych powinni już teraz ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej oraz zdecydować w jaki sposób będą pokrywać jej koszty.

W przypadku bardziej szczegółowych pytań dotyczących uregulowania pracy zdalnej czy też sposobu pokrywania jej kosztów zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z działu prawa pracy naszej Kancelarii pod adresem: info@dudkowiak.com