Jak przenieść kontraktora B2B na umowę o pracę?

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) – przekształcanie umów B2B w umowę o pracę

W lipcu 2026 r. w Polsce nastąpią rewolucyjne zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy, które mogą spowodować istotne zmiany na rynku pracy.

Zgodnie z reformą ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która ma wejść w życie już 8 kwietnia 2026 r., Państwowa Inspekcja Pracy ma zyskać uprawnienie w zakresie ustalenia stosunku pracy – do przekształcania umów B2B w umowy o pracę.

Będzie to możliwe w drodze decyzji administracyjnej na koniec postępowania kontrolnego, a nie tak jak wcześniej – dopiero na skutek postępowania sądowego. Jednocześnie, jeszcze przed wydaniem decyzji inspektor będzie mógł wydać wiążące dla pracodawcy polecenie, mające na celu wdrożenie zmian we współpracy z kontraktorem.

Nowe uprawnienia PIP powodują, że pracodawcy zastanawiają się czy warto jest dalej zatrudniać kontraktorów B2B w Polsce, biorąc pod uwagę wiążące się z tym ryzyko nieprawidłowej formy zatrudnienia i przekształcenia umowy. Wielu pracodawców już teraz zastanawia się nad zmianą formy zatrudnienia i przeniesieniem kontraktorów na umowę o pracę – co może zmienić oblicze rynku pracy w Polsce, w szczególności w branży IT, gdzie umowa B2B jest najczęściej stosowaną formą zatrudnienia. Kluczowe staje się zatem zminimalizowanie ryzyka oraz dostosowanie praktyki wykonywania umowy do obowiązujących przepisów

Kiedy współpraca B2B zaczyna przypominać stosunek pracy?

Pracodawca, który zastanawia się nad zmianą formy zatrudnienia i przeniesieniem kontraktorów B2B na umowy o pracę, powinien w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie o docelowy charakter współpracy między stronami. Jeśli bowiem umowa B2B którą zawarł z kontraktorem w rzeczywistości nie przypomina niezależnej, biznesowej relacji i właściwie niczym nie różni się od umowy o pracę – przeniesienie kontraktora na umowę o pracę może okazać się niezbędne.

Jeśli jednak pracodawca nie chce być związany sztywnymi zasadami Kodeksu pracy dotyczącymi np. miejsca pracy czy czasu wykonywania pracy, ograniczonej odpowiedzialności pracownika, obowiązku dostarczania sprzętu, zasad BHP i ceni sobie niezależność kontraktora – może okazać się, że to właśnie współpraca B2B jest właściwą formą zatrudnienia.

Wybór formy zatrudnienia powinien mieć związek przede wszystkim z potrzebami biznesowymi pracodawcy i wymogami dotyczącymi współpracy, nie zaś kosztami wiążącymi się z daną formą zatrudnienia.

Jak przygotować się do rozmowy z kontraktorem o zmianie formy zatrudnienia?

Jeśli w wyniku analizy biznesowej i kalkulacji ryzyka pracodawca dojdzie do wniosku, że daną osobę należy przenieść z umowy B2B na umowę o pracę, będzie wymagało to rozwiązania umowy B2B oraz zawarcia umowy o pracę. W tym celu pracodawca będzie musiał w pierwszej kolejności porozmawiać z kontraktorem i ustalić, czy jest on zainteresowany zmianą formy zatrudnienia.

Może bowiem okazać się, że propozycja zmiany formy zatrudnienia nie spotka się z aprobatą kontraktora. Pracodawca musi się więc liczyć się z możliwością zakończenia współpracy, w przypadku w którym kontraktor nie będzie zainteresowany przejściem na umowę o pracę. Z tego też względu pracodawca powinien odpowiednio przygotować się do rozmowy, przedstawiając kontraktorowi nowe zasady współpracy oraz korzyści z potencjalnego zawarcia umowy o pracę, w tym zakres praw pracowniczych.

Pracodawca powinien przygotować się na pytanie dotyczące wysokości wynagrodzenia na umowie o pracę – trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której kontraktor będzie zainteresowany pogorszeniem swojej sytuacji finansowej. Jeśli, na skutek zwiększonych kosztów zatrudnienia na umowie o pracę, pracodawca planuje obniżenie wynagrodzenia otrzymywanego do tej pory przez kontraktora na rękę – warto przygotować dodatkowe argumenty, które mogą zachęcić kontaktora do zawarcia umowy o pracę (np. dodatkowy płatny urlop, dłuższy okres wypowiedzenia, dostęp do prywatnych benefitów takich jak ubezpieczenie czy karta sportowa).

Jak zmienić kontrakt B2B na umowę o pracę?

Jeśli obie strony wyrażą zgodę na nowe ramy współpracy – należy zawrzeć porozumienie o rozwiązaniu umowy B2B oraz odpowiednio rozliczyć wszelkie wynikające z niej należności.

Następnie strony powinny zawrzeć umowę o pracę. W umowie o pracę strony powinny ustalić co najmniej:

• rodzaj umowy i czas jej trwania,
• datę rozpoczęcia pracy,
• miejsce pracy,
• nazwę stanowiska,
• wymiar etatu,
• wysokość wynagrodzenia i datę jego płatności.

Do ważności umowy konieczne jest zachowanie formy pisemnej, tj. odręcznych podpisów obu stron. Strony mogą w umowie ustalić także dodatkowe elementy dotyczące stosunku pracy, takie jak na przykład zasady zachowania poufności, zakaz konkurencji, korzystanie z służbowego sprzętu, zasady pracy zdalnej itd.

Należy mieć na względzie, że przed rozpoczęciem pracy pracownik będzie musiał przejść obowiązkowe badania lekarskie, a także wstępne szkolenie BHP, wymagane od wszystkich pracowników rozpoczynających pracę.

Po rozpoczęciu pracy, pracodawca będzie miał 7 dni na zarejestrowanie pracownika w systemie ubezpieczeń społecznych (ZUS). Zwiększy się także zakres bieżących praw pracowniczych oraz zakres obowiązków po stronie pracodawcy.

Z momentem zawarcia umowy o pracę, to na pracodawcę przejdzie obowiązek odprowadzania składek ZUS oraz zaliczek na podatek za pracownika. Będzie to wymagało od pracodawcy systematycznego i terminowego rozliczania wynagrodzenia, co może wiązać się z koniecznością zaangażowania specjalisty z zakresu payrollu.

Od momentu zawarcia umowy o pracę pracownik zyska uprawnienie do płatnych urlopów wypoczynkowych i zwolnień chorobowych, innych płatnych urlopów (np. związanych z rodzicielstwem) i zwolnień od pracy – co może wiązać się dla pracodawcy z dodatkowymi kosztami, których do tej pory nie był zmuszony ponosić. Pracodawca musi się więc liczyć ze zwiększonymi kosztami jakie wiążą się z przeniesieniem kontraktora na umowę o pracę.

Ile kosztuje przejście z B2B na umowę o pracę?

Poza kosztami wiążącymi się z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy (takimi jak skierowania na badania lekarskie, szkolenia BHP, płatne urlopy, zaangażowanie specjalisty do spraw payrollu), pracodawca będzie zmuszony także ponieść zwiększone koszty zatrudnienia wiążące się z samym wynagrodzeniem pracownika.

W przypadku umowy B2B jedynym kosztem pracodawcy jest kwota netto ustalona w umowie, którą kontraktor otrzymuje na podstawie wystawionej faktury. W przypadku umowy o pracę w umowie ustala się kwotę brutto, z której następnie odprowadza się składki i zaliczkę na podatek obciążające pracownika – co po odliczeniu daje kwotę jego zarobków netto.

Niemniej jednak, kosztem pracodawcy jest nie tylko ustalone w umowie wynagrodzenie brutto, lecz także dodatkowe składki na ZUS obciążające pracodawcę, które płaci się jako dodatek do kwoty brutto. Wobec czego w przypadku kosztów umowy o pracę mówi się o całkowitym koszcie zatrudnienia, który jest zawsze znacznie wyższy niż kwota brutto ustalona z pracownikiem w umowie o pracę.

Wyjaśniając to poprzez przykładową kalkulację, w przypadku kontraktora zarabiającego 10 000 zł netto miesięcznie, jeśli strony ustalą jego przejście na umowę o pracę przy utrzymaniu dotychczasowego wynagrodzenia na rękę, całkowity koszt pracodawcy wyniesie aż 17 090 zł, to jest o ponad 7 tysięcy złotych więcej niż dotychczas.

Strony powinny więc każdorazowo ustalić w jaki sposób zostanie przeliczone wynagrodzenie kontraktora z umowy B2B na umowę o pracę – kontraktor będzie bowiem zainteresowany końcową kwotą netto a potencjalny pracodawca – całkowitym kosztem zatrudnienia.

Jak przygotować firmę na kontrolę PIP?

Mając na względzie znaczące różnice kosztów oraz cech współpracy na umowach B2B i umowach o pracę – pracodawcy zatrudniający kontraktorów B2B powinni już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany w uprawnieniach PIP oraz samodzielnie dokonać przeglądu form zatrudnienia w zakładzie pracy. Będzie wymagało to od pracodawców dokonania audytu umów, oceny zasad współpracy i wewnętrznych praktyk oraz podjęcia decyzji w przedmiocie wdrożenia zmian.

Odpowiednie przygotowanie i proaktywne podejmowanie decyzji może zapobiec negatywnym wynikom kontroli PIP i przymusowym przekształcaniu umów B2B w umowy o pracę.

Audyt form zatrudnienia może wymagać porady specjalisty z zakresu prawa pracy, który doradzi co do treści stosowanych umów, zasad współpracy oraz koniecznych zmian, a także w procesie przejścia z umowy B2B na umowę o pracę. W tym celu zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią pod adresem: info@dudkowiak.com.