E-doręczenia – cyfrowa rewolucja dla przedsiębiorców i spółek od 2025 roku

Od 2025 roku e-doręczenia staną się obowiązkowe dla spółek prawa handlowego i jednoosobowych przedsiębiorców. To krok w stronę pełnej cyfryzacji kontaktów z administracją, który zastąpi tradycyjną korespondencję i wprowadzi nowe standardy komunikacji.

Czym są e-doręczenia i jak działają?

E-doręczenia to usługa umożliwiająca przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór oraz przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej w obrocie z instytucjami publicznymi. To nowoczesne rozwiązanie gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Zastępują one tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru, oferując jednocześnie korzyści, takie jak:

• automatyczna archiwizacja,
• możliwość monitorowania statusu korespondencji w czasie rzeczywistym,
• oszczędność czasu i większą wygodę w codziennej działalności biznesowej.

Ramy czasowe wdrażania e-doręczeń – kluczowe daty

Jak zarejestrować skrzynkę do e-doręczeń?

Rejestracja będzie dokonywana online, poprzez rządowy system teleinformatyczny i wpis do Bazy Adresów Elektronicznych. Po dokonaniu wpisu, cała korespondencja z urzędami, sądami i innymi instytucjami publicznymi będzie odbywać się zasadniczo wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez nowo założoną skrzynkę do e-doręczeń. W wyjątkowych przypadkach, przewidzianych przez przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych będzie możliwe odstępstwo i doręczenie korespondencji w tradycyjnej, papierowej formie.

E-doręczenia będą dostępne poprzez:

• Skrzynkę mObywatel,
• Zintegrowane skrzynki kancelaryjne,
• Konto przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• Edoreczenia.gov.pl,
• Aplikacje firm dostarczające usługę e-Doręczeń.

Korzyści i wyzwania związane z nowym systemem

Główną korzyścią płynącą z e-doręczeń jest uproszczenie i usprawnienie komunikacji z administracją publiczną oraz organami nadzoru. Przedsiębiorcy będą mieli pewność, że korespondencja jest bezpieczna i prawnie wiążąca. Warto jednak pamiętać, że implementacja e-doręczeń może wymagać zmiany niektórych wewnętrznych procedur obiegu dokumentów, co może stanowić wyzwanie dla wielu podmiotów.

Należy pamiętać, że nie założenie skrzynki do e-doręczeń w terminie przewidzianym przepisami może spowodować ryzyko utrudnienia kontaktu z administracją, a co za tym idzie – wydłużenie terminu załatwiania spraw, albowiem organ będzie musiał korzystać z tzw. trybu hybrydowego, który polega na tym, że podmiot publiczny nada pismo w formie elektronicznej, a następnie operator wydrukuje je i doręczy w formie tradycyjnej przesyłki poleconej.

Podsumowując, e-doręczenia stanowią krok w kierunku pełnej cyfryzacji kontaktów firm z urzędami, co z czasem przełoży się na większą efektywność i przejrzystość komunikacji. Jednak dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych mniejszych, niezbędne będzie odpowiednie przygotowanie się do nadchodzących zmian.

Jeżeli będziesz potrzebować pomocy z rejestracją skrzynki do e-doręczeń, skontaktuj się z naszym działem korporacyjnym, który udzieli Ci asysty z obsługą nowych rozwiązań elektronicznych oferowanych przez państwo.