Czy na pewno zatrudniasz cudzoziemców zgodnie z prawem? Od 1 czerwca obowiązują nowe obowiązki pracodawcy!

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy prawa imigracyjnego, które istotnie zmieniły zasady legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców oraz procedury związane z powierzaniem im pracy w Polsce.

Co się zmieniło? Podstawa prawna w pigułce

Zmiany wynikają z wejścia w życie następujących ustaw:

Poniżej przedstawiamy podsumowanie najistotniejszych zmian mających wpływ na obowiązki prawne i odpowiedzialność zarówno pracodawcy jak i cudzoziemców w przypadku nielegalnego pobytu lub pracy w Polsce:

Obowiązkowa weryfikacja legalności pobytu i danych osobowych

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca jest zobowiązany do pozyskania od cudzoziemca dodatkowych danych osobowych i dokumentów:

• imienia i nazwiska, serii, numeru, daty wydania i ważności dokumentu podróży (paszportu),
• numeru PESEL lub – w przypadku jego braku – daty urodzenia i płci,
• ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce (wiza, zezwolenie na pobyt itp.).

Pracodawca ma prawo żądać od cudzoziemca przedstawienia dokumentu potwierdzającego legalność pobytu przez cały okres wykonywania pracy.

Wymóg pisemnej formy umowy z cudzoziemcem

Zgodnie z nowymi przepisami każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zobowiązany jest zawrzeć z nim pisemną umowę przed rozpoczęciem pracy, niezależnie od kategorii cudzoziemca oraz sposobu zatrudnienia (zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy).

W przypadku zawarcia umowy wyłącznie w języku obcym pracodawca zobowiązany jest uzyskać tłumaczenie przysięgłe umowy na język polski oraz przechowywać je przez cały okres zatrudnienia i przez kolejne 2 lata po zakończeniu zatrudnienia. W przypadku umowy dwujęzycznej (np. polsko-angielskiej) tłumaczenie przysięgłe nie jest wymagane.

Pracodawca musi poinformować cudzoziemca na piśmie, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie przystąpienia do związków zawodowych.

Wymiar czasu pracy cudzoziemca nie może być niższy niż ¼ etatu, a wynagrodzenie nie może być niższe niż ustawowa płaca minimalna, również w przypadku pracy w niepełnym wymiarze. W przeciwnym razie zezwolenie na pracę nie zostanie wydane.

Obowiązek przekazania kopii umowy do organu

Podmiot zatrudniający cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy zobowiązany jest przekazać kopię zawartej umowy do właściwego organu (wojewody lub starosty) przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

Przekazanie musi odbywać się elektronicznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Terminy uruchomienia tej funkcji w systemie to:

• 1 sierpnia 2025 r. – w przypadku zezwoleń wydawanych przez wojewodę,
• 1 lipca 2025 r. – w przypadku oświadczeń rejestrowanych przez starostę.

Zgłoszenia i zawiadomienia wymagane od pracodawcy

Pracodawca jest zobowiązany:

1. informować cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z procedurą wydawania zezwolenia na pracę,
2. przekazywać cudzoziemcowi decyzje dotyczące zezwolenia na pracę, w tym o jego przedłużeniu, zmianie i cofnięciu,
3. informować wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, jeśli:
   1. cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia ważności zezwolenia,
   2. przerwał pracę na okres dłuższy niż 2 miesiące,
   3. zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem ważności zezwolenia

-w terminie 7 dni od dnia wystąpienia takiego zdarzenia.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca posiadającego jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę ma dodatkowy obowiązek poinformowania właściwego wojewody o utracie pracy przez cudzoziemca w terminie 15 dni roboczych.

Zawiadomienie o rozpoczęciu pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy należy złożyć w ciągu 7 dni od podjęcia pracy, a o niepodjęciu pracy – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia określonej w oświadczeniu.

Pracodawca, który uzyskał zarejestrowane oświadczenie o powierzeniu pracy, ma dodatkowy obowiązek zawiadomienia starosty o tym że praca nie zostanie podjęta lub o wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca.

Obowiązki informacyjne cudzoziemców

Cudzoziemcy posiadający jednolite zezwolenia na pobyt czasowy i pracę muszą w terminie 15 dni roboczych powiadomić właściwego wojewodę o następujących zmianach:

1. zmianie siedziby, miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę,
2. przeniesieniu pracodawcy lub jego części na innego pracodawcę,
3. przeniesieniu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
4. zawarciu umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej,
5. zmianie nazwy stanowiska przy zachowaniu zakresu obowiązków,
6. zwiększeniu liczby godzin pracy przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia.

Kiedy zatrudnienie cudzoziemca jest nielegalne – tytuły pobytowe niewystarczające do pracy

Po 1 czerwca 2025 r. praca cudzoziemca w Polsce jest nielegalna, jeżeli przebywa on na podstawie:

1. ruchu bezwizowego (wyłącznie w przypadku obywateli państw wskazanych w rozporządzeniu ministra pracy – obecnie brak wydania takiego rozporządzenia),
2. wizy wydanej w celu odwiedzin, nauki w formie innej niż studia, leczenia lub w celach „innych”,
3. wizy dowolnego typu wydanej przez inne państwo strefy Schengen,
4. stempla w paszporcie potwierdzającego złożenie wniosku o zezwolenie na pracę, jeżeli przed jego złożeniem cudzoziemiec nie był uprawniony do pracy.

Uzyskanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy nie zmienia nielegalnego charakteru pracy w takich przypadkach.

Likwidacja testu rynku pracy

Zniesiono obowiązek uzyskiwania informacji starosty (tzw. testu rynku pracy) przy ubieganiu się o:

• zezwolenie na pracę,
• jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• Niebieską Kartę UE.

Starostowie mają jednak prawo tworzenia wykazów zawodów, w których wydanie zezwoleń na pracę będzie niemożliwe.

Pełna elektronizacja procedur

Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie wnioski i dokumenty związane z zatrudnianiem cudzoziemców (zezwolenia, oświadczenia) muszą być składane wyłącznie elektronicznie poprzez portal praca.gov.pl.

Dokumenty w innej formie nie będą przyjmowane.

Jak zabezpieczyć się przed nielegalnym zatrudnieniem cudzoziemców?

W celu zminimalizowania ryzyka nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcom zalecamy:

• wdrożenie odpowiednich zmian w procedurach zatrudniania cudzoziemców w działach HR,
• przeszkolenie personelu HR w zakresie nowych przepisów oraz kontroli legalności pobytu i zatrudnienia,
• skorzystanie z usług kancelarii prawnej w celu obsługi wniosków i zgłoszeń do organów administracyjnych, przeprowadzenia audytów legalności zatrudnienia oraz organizacji szkoleń dla działów HR.

Potrzebujesz wsparcia w legalnym zatrudnianiu cudzoziemców?

Skontaktuj się z naszym zespołem prawa imigracyjnego i pracy a pomożemy Ci dostosować się do nowych regulacji!