Czterodniowy tydzień pracy – przełomowa szansa dla firm. Startuje rządowy pilotaż z dotacjami do 1 mln zł!

27 czerwca 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało pionierski – na skalę Europy Środkowo-Wschodniej – pilotaż skracający tygodniowy wymiar pracy. 

Od 14 sierpnia do 15 września 2025 r. zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i jednostki sektora publicznego mogą ubiegać się o dotacje na wdrożenie różnych wariantów pracy krótszej niż standardowe 40 godzin, przy jednoczesnym utrzymaniu dotychczasowych płac i liczby etatów.

Program sprawdzi w rzeczywistych warunkach, czy redukcja godzin pozwoli zachować, a nawet podnieść efektywność i jakość usług, poprawić dobrostan personelu oraz lepiej wykorzystać automatyzację i narzędzia cyfrowe.

Wyniki dwuletniego testu – którego uczestników poznamy najpóźniej 15 października – mają dostarczyć rządowi twarde dane i dobre praktyki niezbędne do wdrożenia ewentualnych zmian w przepisach o czasie pracy, odpowiadając na rosnące społeczne oczekiwania dotyczące równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Od 4-dniowego tygodnia po elastyczne grafiki – pełna paleta modeli do przetestowania

Resort pracy pozostawił pracodawcom szerokie pole manewru. W ramach pilotażu można zaproponować niemal dowolny schemat skrócenia czasu pracy, o ile zostanie on szczegółowo opisany we wniosku, a mierniki powodzenia – takie jak produktywność, rotacja kadr czy absencje – zostaną jasno wskazane. Do najpopularniejszych rozwiązań zaliczają się:

• czterodniowy tydzień pracy,
• redukcja dziennej liczby godzin,
• dodatkowe płatne dni wolne w miesiącu,
• dłuższe przerwy urlopowe
• elastyczne harmonogramy dopasowane do zapotrzebowania biznesu.

Trzeba jednak pamiętać, że nie chodzi wyłącznie o zmianę kalendarza. Skrócony czas pracy wymusza inne podejście do priorytetów, procesów i przywództwa. Firmy muszą udowodnić, że potrafią zorganizować obowiązki sprawniej, z poszanowaniem czasu zarówno organizacji, jak i jej pracowników.

Kto może zgłosić się do pilotażu?

Udział w programie jest otwarty zarówno dla firm prywatnych, jak i jednostek sektora publicznego, pod warunkiem, że funkcjonują na rynku od co najmniej roku.

Aby przejść kwalifikację, organizacja powinna mieć co najmniej 75 procent personelu zatrudnionego na umowach o pracę oraz włączyć do testu minimum połowę całej załogi.

W trakcie realizacji projektu poziom zatrudnienia nie może spaść o więcej niż 10 procent w stosunku do stanu wyjściowego, a pracodawca musi zagwarantować, że wynagrodzenia i warunki pracy pozostaną co najmniej takie same, jak w dniu rozpoczęcia pilotażu.

Ile można otrzymać?

Na realizację projektu rząd przeznaczył łącznie 10 mln zł. Każdy pracodawca, który pomyślnie przejdzie rekrutację do programu, może liczyć nawet na 1 mln zł dofinansowania. Limit wsparcia na jednego uczestnika pilotażu wynosi 20 tys. zł. Kwota ta ma zrównoważyć koszty skrócenia czasu pracy oraz ułatwić sfinansowanie niezbędnych inwestycji – od nowych procedur i szkoleń po oprogramowanie czy automatyzację procesów.

Obowiązki uczestników i korzyści z programu

Podmioty zakwalifikowane do pilotażu zobowiązane są do kwartalnego przekazywania szczegółowych sprawozdań, w których przedstawią zarówno wyniki ankiet pracowniczych, jak i mierzalne wskaźniki biznesowe. Rzetelność prowadzonego monitoringu stanowi warunek zachowania pełnej puli przyznanych środków i uniknięcia obowiązku ich zwrotu.

Udział w projekcie to jednak nie tylko dotacja. Firmy zyskują możliwość przetestowania krótszego czasu pracy w kontrolowanych warunkach i przy merytorycznym wsparciu ekspertów.

Dotychczasowe doświadczenia rynkowe pokazują, że tam, gdzie taki model się sprawdza, rośnie zaangażowanie zespołu i spada rotacja pracowników. W efekcie poprawia się reputacja pracodawcy, co ułatwia rekrutację talentów stawiających work-life balance na pierwszym miejscu.

Jak przygotować się do udziału w pilotażu?

Jeżeli Twoja organizacja rozważa zgłoszenie się do programu, nie warto zwlekać z działaniami przygotowawczymi.

Pierwszym krokiem powinna być analiza struktur firmy pod kątem wyłonienia jednostek, w których krótszy tydzień pracy można wdrożyć bez szkody dla kluczowych procesów. Równolegle należy sporządzić wstępny kosztorys – środki z rezerwy Funduszu Pracy (do 1 mln zł na projekt, maksymalnie 20 tys. zł w przeliczeniu na pracownika) mają pokryć wydatki związane z reorganizacją, ale pracodawca musi umieć je precyzyjnie uzasadnić.

Warto od razu zaplanować metody ewaluacji efektów; ministerstwo oczekuje kwartalnych raportów opartych zarówno na ankietach pracowniczych, jak i twardych wskaźnikach biznesowych.

Równolegle zespoły HR powinny przygotować projekty zmian w regulaminach pracy oraz wzorach aneksów kontraktów, tak aby od grudnia 2025 r. – gdy rozpocznie się etap organizacyjny – dokumentacja była gotowa, a komunikacja z załogą spójna i przejrzysta.

Zgłoszenie do programu odbędzie się wyłącznie drogą elektroniczną przez specjalny generator wniosków. Pakiet aplikacyjny obejmuje m.in.

• formularz o przyznanie środków,
• opis koncepcji pilotażu z jasno wskazanymi celami, miarami sukcesu i uzasadnieniem biznesowym,
• a także zestaw oświadczeń potwierdzających terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych, brak zaległości wobec ZUS oraz gotowość do stałej współpracy z urzędem pracy.

Samo złożenie wniosku nie przesądza o przyznaniu dotacji – listę wybranych projektów poznamy najpóźniej 15 października 2025 r., po czym rozpocznie się procedura podpisywania umów.

Poniższy harmonogram pokazuje trzy kluczowe etapy rządowego pilotażu skróconego czasu pracy, wraz z terminami i najważniejszymi zadaniami dla uczestniczących pracodawców.

Ostatnie zdanie – czas (pracy) na ruch!

Skrócony tydzień pracy przestaje być odległą wizją, a staje się projektem wspieranym publicznie i opartym na twardych danych. Dofinansowanie sięgające 1 mln zł, możliwość przetestowania elastycznych modeli czasu pracy bez ryzyka obniżki pensji oraz szansa na poprawę produktywności i dobrostanu zespołu – to argumenty, obok których firmy nie mogą przejść obojętnie.

14 sierpnia startuje nabór wniosków, a czas na przygotowanie kompletnej aplikacji upływa 15 września 2025 r. Jeżeli organizacja jest gotowa na odważne rozwiązania i potrafi zaplanować zmianę w sposób mierzalny, warto już dziś zabezpieczyć zasoby, zbudować interdyscyplinarny zespół projektowy i rozpocząć wewnętrzne konsultacje.

Kolejna taka okazja może nie pojawić się szybko, a doświadczenia uczestników mogą wyznaczyć nowy standard rynku pracy w Polsce.

Więcej szczegółów – pełny regulamin, wzory wniosków oraz aktualne komunikaty – dostępne są na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Potrzebujesz wsparcia prawnego?

Skontaktuj się z naszym zespołem – chętnie Ci pomożemy przejść przez cały proces. 

A jeśli chcesz być na bieżąco z kluczowymi zmianami w prawie pracy i nowymi programami wsparcia dla pracodawców to zachęcamy do zapisania się do naszego newslettera.